Leyes de retención de expedientes médicos por estado (Guía 2026)
Ninguna ley federal única determina por cuánto tiempo los médicos y hospitales deben conservar los expedientes de los pacientes. La ley estatal controla la retención, y la variación es amplia: Wyoming derogó su ley de expedientes hospitalarios en 2019 y ya no fija un periodo de retención determinado por estatuto, mientras que Washington exige 26 años. La regla de 6 años de HIPAA cubre únicamente la documentación de cumplimiento, no los expedientes de los pacientes.
Las leyes de retención de expedientes médicos determinan por cuánto tiempo los hospitales, médicos y otros proveedores de atención médica deben conservar su información de salud. Estas leyes varían significativamente de un estado a otro.
Trate cualquier rango a nivel nacional como una fotografía del momento, no como una regla fija. Las cifras de esta página provienen de los estatutos y reglamentos estatales individuales que abrimos y verificamos, no de un relevamiento de los 50 estados, y los números cambian: el requisito de 26 años de Washington entró en vigor el 27 de julio de 2025, y el periodo fijado por estatuto en Wyoming desapareció en 2019.
La derogación de un estatuto no significa que los expedientes puedan simplemente descartarse. Wyoming ya no fija un periodo por estatuto, pero sus reglas de licenciamiento hospitalario todavía exigen que los hospitales públicos conserven los expedientes según los calendarios establecidos por el Wyoming State Archives y el State Records Committee, y cualquier hospital que participe en Medicare debe conservar los expedientes durante al menos 5 años conforme a 42 CFR 482.24(b)(1), o al menos 6 años desde la fecha de la última anotación si está certificado como hospital de acceso crítico conforme a 42 CFR 485.638(c). Verifique la regla vigente en su propio estado antes de asumir que un expediente ya no existe.
Leyes de retención de expedientes médicos estado por estado
Seleccione su estado para ver una guía detallada que cubre los periodos de retención de hospitales y médicos, los expedientes de pacientes menores de edad, la interacción con HIPAA, los derechos de acceso del paciente, las tarifas de copia, las reglas de destrucción y los procedimientos de cierre de consultorio.
Preguntas frecuentes
¿Por cuánto tiempo conservan los hospitales los expedientes médicos?
Depende del estado. Washington exige que los hospitales conserven los expedientes durante un mínimo de 26 años desde la fecha en que se creó el expediente, conforme a RCW 70.41.190. Massachusetts permite la destrucción 20 años después del alta del paciente o de su último tratamiento, conforme a M.G.L. c. 111, s. 70. Wyoming derogó su ley de expedientes hospitalarios con vigencia a partir del 1 de julio de 2019 y ya no fija un número determinado de años, aunque sus reglas de licenciamiento hospitalario todavía exigen que los hospitales públicos conserven los expedientes según los calendarios de retención aprobados por el Wyoming State Archives y el State Records Committee. Los hospitales que participan en Medicare deben conservar los expedientes durante al menos 5 años conforme a 42 CFR 482.24(b)(1), y los hospitales de acceso crítico, que están certificados conforme a un conjunto distinto de reglas federales, deben conservarlos durante al menos 6 años desde la fecha de la última anotación conforme a 42 CFR 485.638(c). Esas reglas federales actúan como un mínimo cuando la ley estatal guarda silencio.
¿HIPAA exige que los expedientes se conserven durante un tiempo determinado?
No. HIPAA no fija un periodo de retención para los expedientes médicos de los pacientes. Conforme a 45 CFR 164.316, HIPAA exige la retención de la documentación administrativa de cumplimiento durante 6 años. La ley estatal, y las reglas de Medicare para los proveedores participantes, controlan por cuánto tiempo deben conservarse los expedientes reales de los pacientes.
¿Por cuánto tiempo se conservan los expedientes de los menores de edad?
Muchos estados extienden la retención de los menores de edad más allá del periodo general, generalmente hasta que el paciente alcanza la mayoría de edad. Carolina del Norte exige que un hospital conserve los expedientes creados mientras el paciente era menor de edad hasta que este cumpla 30 años, conforme a 10A NCAC 13B .3903(b). No todos los estados hacen esto: Washington aplica el mismo periodo de 26 años a todos los expedientes conforme a RCW 70.41.190. Consulte la página de su estado más arriba para conocer la regla específica, ya que tanto el momento en que empieza a contar el plazo como su duración varían.
¿Puedo acceder a mis expedientes médicos antiguos?
Sí, si los expedientes todavía existen dentro del periodo de retención aplicable. HIPAA le otorga un derecho de acceso conforme a 45 CFR 164.524. El proveedor debe responder a su solicitud dentro de los 30 días y puede tomar una prórroga adicional de 30 días con aviso por escrito. Puede cobrar una tarifa razonable basada en el costo, que cubra únicamente la mano de obra de copiado, los materiales, el franqueo y la preparación de cualquier resumen que usted haya aceptado. El propio reglamento no fija un tope máximo en dólares, por lo que el monto varía según el proveedor y el estado.
¿Qué sucede con los expedientes cuando un médico se jubila?
El cierre de un consultorio no reinicia el plazo de retención, por lo que los expedientes deben conservarse durante el resto del periodo aplicable. Muchos estados también imponen requisitos de notificación al paciente y de designación de un custodio de expedientes a través de su junta médica o departamento de salud. Estos procedimientos se establecen estado por estado, así que consulte la página de su estado más arriba para conocer la regla que le corresponde.
Actualizaciones
Se corrigió el dato de Washington para reflejar que RCW 70.41.190 fija un plazo único de 26 años sin una regla separada para menores de edad, y se agregó la regla de 6 años para hospitales de acceso crítico conforme a 42 CFR 485.638(c) junto al mínimo de 5 años de Medicare para hospitales.
Se corrigió la entrada de Wyoming: ya no existe un periodo fijado por estatuto, sino que la regla de licenciamiento hospitalario y el mínimo federal de Medicare son los que rigen la conservación de expedientes; también se actualizó la cifra de Washington a 26 años y se eliminó la afirmación de un tope de $6.50 por copias que la regla de acceso de HIPAA no impone.
Comparación estado por estado
Cada guía estatal a continuación se vincula con la ley aplicable adjudicada por nuestros editores, conservada en nuestro propio registro jurídico y verificada contra la fuente oficial.
Cada ley mostrada es el mismo ancla adjudicada que muestra su guía estatal, verificada de forma independiente contra fuentes primarias. Un guion significa que aún no está adjudicada en nuestro registro, nunca que no exista ninguna ley.
La ley detrás de este artículo
Este artículo se apoya en las disposiciones legales a continuación, conservadas en nuestro propio registro jurídico y obtenidas de la fuente oficial. Toque una sección para leer el texto vigente.
Code of Federal Regulations Title 45
§ 164.524Access of individuals to protected health information.Vigentecitada en 23 de nuestros artículos
(a) Standard: Access to protected health information —(1) Right of access. Except as otherwise provided in paragraph (a)(2) or (a)(3) of this section, an individual has a right of access to inspect and obtain a copy of protected health information about the individual in a designated record set, for as long as the protected health information is maintained in the designated record set, except for: (i) Psychotherapy notes; and (ii) Information compiled in reasonable anticipation of, or for use in, a civil, criminal, or administrative action or proceeding. (2) Unreviewable grounds for denial. A covered entity may deny an individual access without providing the individual an opportunity for review, in the following circumstances. (i) The protected health information is excepted from the right of access by paragraph (a)(1) of this section.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 88 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Webb v. Smart Document Solutions, LLC (2007) sostuvo que la tarifa reducida basada en costos de la sección 164.524(c)(4) aplica solo cuando el propio individuo solicita sus expedientes, no un bufete que actúa como su agente. Ciox Health, LLC v. Hargan (2020) anuló la guía de 2016 que extendía esa tarifa a las instrucciones dirigidas a terceros.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Webb v. Smart Document Solutions, LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2007, 499 F.3d 1078)✓Un bufete pidió los expedientes hospitalarios de su cliente y le cobraron la tarifa más alta para terceros; el Noveno Circuito sostuvo que el límite de tarifa basada en costos de la Sección 164.524(c)(4) aplica solo cuando el individuo o su representante personal lo solicita, no un abogado que actúa como agente.
- Evenson v. Hartford Life & Annuity Insurance (District Court, M.D. Florida 2007, 244 F.R.D. 666)✓Una terapeuta se negó a entregar sus notas de psicoterapia bajo citación, invocando la exclusión de esas notas del derecho de acceso del paciente en la Sección 164.524(a)(1); el tribunal sostuvo que esa exclusión rige solo el acceso individual y no el descubrimiento de pruebas, y ordenó entregarlas.
- Ciox Health, LLC v. Hargan (District Court, District of Columbia 2020)“…fee that can be charged for such production. See generally 45 C.F.R. § 164.524. For requests brought by an individual…”
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§ 164.316Policies and procedures and documentation requirements.Vigentecitada en 6 de nuestros artículos
A covered entity or business associate must, in accordance with § 164.306: (a) Standard: Policies and procedures. Implement reasonable and appropriate policies and procedures to comply with the standards, implementation specifications, or other requirements of this subpart, taking into account those factors specified in § 164.306(b)(2)(i), (ii), (iii), and (iv). This standard is not to be construed to permit or excuse an action that violates any other standard, implementation specification, or other requirements of this subpart. A covered entity or business associate may change its policies and procedures at any time, provided that the changes are documented and are implemented in accordance with this subpart. (b)(1) Standard: Documentation. (i) Maintain the policies and procedures implemented to comply with this subpart in written (which may be electronic) form; and (ii) If an action, activity or assessment is required by this subpart to be documented, maintain a written (which may be electronic) record of the action, activity, or assessment. (2) Implementation specifications: (i) Time limit (Required).
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Citada en 1 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Deisy Granados v. Pan American Life Insurance Co. (New Jersey Superior Court Appellate Division 2026)“…authorized members of its workforce." She further claimed 45 C.F.R. § 164.316 bars defendants from "retaliating agai…”
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Code of Federal Regulations Title 42
§ 482.24Condition of participation: Medical record services.Vigentecitada en 52 de nuestros artículos
The hospital must have a medical record service that has administrative responsibility for medical records. A medical record must be maintained for every individual evaluated or treated in the hospital. (a) Standard: Organization and staffing. The organization of the medical record service must be appropriate to the scope and complexity of the services performed. The hospital must employ adequate personnel to ensure prompt completion, filing, and retrieval of records. (b) Standard: Form and retention of record. The hospital must maintain a medical record for each inpatient and outpatient. Medical records must be accurately written, promptly completed, properly filed and retained, and accessible. The hospital must use a system of author identification and record maintenance that ensures the integrity of the authentification and protects the security of all record entries. (1) Medical records must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years. (2) The hospital must have a system of coding and indexing medical records. The system must allow for timely retrieval by diagnosis and procedure, in order to support medical care evaluation studies.
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Citada en 18 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (2020) sostuvo que el deber de mantener expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 es un requisito genérico que no acredita la materialidad bajo la False Claims Act. United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (2008) aplicó 482.24(c) a pruebas sobre la firma de expedientes.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (Court of Appeals for the Tenth Circuit 2020, 949 F.3d 533)✓Una demandante bajo la False Claims Act alegó que el hospital falsificó las horas de llegada de pacientes para cobrar más de los programas de calidad de Medicare. La corte sostuvo que el deber genérico de llevar expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 no aborda esos programas ni basta para probar la materialidad.
- United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (District Court, District of Columbia 2008, 533 F. Supp. 2d 12)✓Enfermeras anestesistas alegaron que el hospital facturó a Medicare como si los anestesiólogos hubieran hecho todo el procedimiento. Citando el plazo de 30 días del 42 C.F.R. 482.24(c)(2), la corte excluyó la prueba de firmas tardías y también la de firmas masivas, aunque el inciso (c)(1) la hacía pertinente.
- NATIONAL ASS'N OF PSYCHIATRIC HEALTH SYSTEM v. Shalala (District Court, District of Columbia 2000, 120 F. Supp. 2d 33)“…to preexisting recordkeeping requirements, as specified in 42 C.F.R. § 482.24 . 7 . Proposed Rul…”
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§ 424.516Additional provider and supplier requirements for enrolling and maintaining active enrollment status in the Medicare program.Vigentecitada en 15 de nuestros artículos
(a) Certifying compliance. CMS enrolls and maintains an active enrollment status for a provider or supplier when that provider or supplier certifies that it meets, and continues to meet, and CMS verifies that it meets, and continues to meet, all of the following requirements: (1) Compliance with title XVIII of the Act and applicable Medicare regulations. (2) Compliance with Federal and State licensure, certification, and regulatory requirements, as required, based on the type of services or supplies the provider or supplier type will furnish and bill Medicare. (3) Not employing or contracting with individuals or entities that meet either of the following conditions: (i) Excluded from participation in any Federal health care programs, for the provision of items and services covered under the programs, in violation of section 1128A(a)(6) of the Act. (ii) Debarred by the General Services Administration (GSA) from any other Executive Branch procurement or nonprocurement programs or activities, in accordance with the Federal Acquisition and Streamlining Act of 1994, and with the HHS Common Rule at 45 CFR part 76.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 7 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States Ex Rel. Westmoreland v. Amgen, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2011, 812 F. Supp. 2d 39)“…recon *52 dition of payment can be found in 42 C.F.R. § 424.516 (a)(1), which states that “CMS enrolls…”
- Johnson v. Kelly (District Court, W.D. Oklahoma 2024)“…care laws, regulations, and program instructions. Id. ¶ 22; 42 C.F.R. § 424.516(a). To that end, a healthcare provider…”
- LILIA GOROVITS, M.D., P.C. v. AZAR (District Court, E.D. Pennsylvania 2021)“…2 Pursuant to 42 C.F.R. § 424.516(d)(1)(ii), Medicare physicians are requ…”
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Revised Code of Washington
§ 70.41.190Medical records of patients—Retention and preservation.Vigentecitada en 4 de nuestros artículos
(1) A hospital shall retain and preserve all medical records for a minimum period of 26 years from the date the record was created. A hospital may retain medical records on paper, microfilm, electronically, or on other media. (a) This subsection applies to: (i) Medical records created prior to July 27, 2025, and retained or preserved by the hospital on July 27, 2025; and (ii) Medical records created on or after July 27, 2025. (b) This subsection does not apply to medical records no longer retained and preserved by the hospital on July 27, 2025, if the hospital complied with this section as it existed prior to July 27, 2025, when it destroyed or otherwise disposed of the records. (c) This subsection does not exempt hospitals from compliance with any other record retention requirements. (2) All information collected at each unique visit is considered a medical record for the purposes of this section. (3) If a hospital ceases operations, it shall make immediate arrangements, as approved by the department, for preservation of its records.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-09-07 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en app.leg.wa.gov
Citada en 2 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Debra Stevens, Appellant/cr-respondent V. Craig Jonov, M.d., Respondent/cr-appellants (Court of Appeals of Washington 2025)“…information when a practice is sold or acquired. See, e.g., RCW 70.41.190 (providing that hospitals “shall retain…”
- Lumumba v. Pierce County (District Court, W.D. Washington 2025)“…ical 2 records as it was already required to do so under RCW 70.41.190. Dkt. 28 at 2. Ms. Lumumba 3 replied…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Fuentes y referencias
- 45 CFR 164.316: Requisitos de documentación y retención de expedientes de HIPAA, incluido el periodo de retención de 6 años para la documentación de cumplimiento exigida(ecfr.gov).gov
- 45 CFR 164.524: Derecho de las personas, conforme a HIPAA, a acceder a la información de salud protegida, incluido el plazo de respuesta de 30 días y el estándar de tarifa razonable basada en el costo(ecfr.gov).gov
- 42 CFR 482.24(b)(1): Condiciones de participación hospitalaria de Medicare que exigen que los expedientes médicos se conserven durante al menos 5 años(ecfr.gov).gov
- 42 CFR 424.516: Requisito de Medicare de conservar la documentación de los servicios de las Partes A y B ordenados, certificados, referidos o recetados durante 7 años desde la fecha del servicio(ecfr.gov).gov
- Wyoming SF0096, Enrolled Act No. 53 (2019): la Sección 3 deroga W.S. 35-2-605 a 35-2-617, la Hospital Records and Information Act, con vigencia a partir del 1 de julio de 2019(wyoleg.gov).gov
- RCW 70.41.190: Los hospitales de Washington deben conservar los expedientes médicos un mínimo de 26 años desde la fecha de creación del expediente (modificado por 2025 c 131 s 1, con vigencia a partir del 27 de julio de 2025)(app.leg.wa.gov).gov
- M.G.L. c. 111, s. 70: Los expedientes hospitalarios de Massachusetts pueden destruirse 20 años después del alta o del último tratamiento del paciente(malegislature.gov).gov
- Wyoming Department of Health, Healthcare Licensing and Surveys, Capítulo 12 (Licenciamiento de Hospitales), con vigencia a partir del 1 de marzo de 2023, Sección 23(c): los expedientes de los hospitales públicos deberán conservarse durante un periodo determinado por el administrador del hospital, con base en los calendarios de retención establecidos por el Wyoming State Archives y el State Records Committee(health.wyo.gov).gov
- 10A NCAC 13B .3903(b) (readoptado con vigencia a partir del 1 de agosto de 2023): los hospitales de Carolina del Norte deben conservar los expedientes médicos creados cuando el paciente era menor de edad hasta que este cumpla 30 años(reports.oah.state.nc.us).gov
- 42 CFR 485.638(c): Condición de participación de Medicare para hospitales de acceso crítico que exige conservar los expedientes clínicos durante al menos 6 años desde la fecha de la última anotación, y por más tiempo si lo exige el estatuto estatal o si son necesarios en un procedimiento pendiente(ecfr.gov)