Rhode Island
Leyes de Retención de Registros Médicos de Rhode Island (Guía 2026)
Rhode Island exige que los médicos conserven los registros médicos del paciente durante al menos 7 años desde el último encuentro, conforme a 216-RICR-40-05-1, mientras que los hospitales deben guardar los registros durante al menos 5 años después del alta, conforme a 216-RICR-40-10-4. Los registros hospitalarios de pacientes menores deben conservarse hasta que el paciente cumpla 23 años; el reglamento para médicos no establece un período de retención separado para pacientes menores.
Entender cuánto tiempo deben guardar sus registros médicos los proveedores de atención médica en Rhode Island es importante tanto para los pacientes como para los médicos y los administradores hospitalarios. La ley de Rhode Island establece diferentes períodos de retención según el tipo de proveedor, y se exige que los médicos guarden los registros más tiempo que los hospitales. Las reglas federales conforme a HIPAA y CMS agregan capas adicionales que todo proveedor debe seguir.
Esta guía cubre los requisitos de retención específicos de Rhode Island para hospitales y médicos, las reglas para pacientes menores, los requisitos federales, los derechos de acceso del paciente, los estándares de destrucción de registros, las obligaciones al cierre del consultorio y las respuestas a preguntas comunes.
Períodos de Retención de Registros Médicos de Rhode Island
Rhode Island fija diferentes períodos mínimos de retención para los hospitales y los consultorios médicos. Estos requisitos provienen de las regulaciones estatales administradas por el Departamento de Salud de Rhode Island y la Junta de Licencias y Disciplina Médica.
Registros de Consultorios Médicos: 7 Años
La regulación de Rhode Island 216-RICR-40-05-1 exige que los médicos con licencia mantengan los registros médicos del paciente durante un mínimo de siete años, salvo que la ley o el reglamento dispongan otra cosa. Este período de 7 años corre a partir de la fecha del último encuentro con el paciente, no de la fecha en que se creó el registro.
La regulación se aplica a todos los médicos con licencia de la Junta de Licencias y Disciplina Médica de Rhode Island. Los registros deben ser legibles e incluir la identidad del médico tratante por nombre y título, información suficiente para justificar el curso del tratamiento, listas activas de problemas y medicamentos, historias clínicas y resultados de exámenes del paciente, resultados de pruebas, registros de medicamentos, e informes de consultas y hospitalizaciones.
El hecho de no mantener registros completos de conformidad con esta regulación constituye conducta no profesional y puede resultar en medidas disciplinarias por parte de la Junta.
Registros Hospitalarios: 5 Años
Los hospitales de Rhode Island deben tener licencia del Departamento de Salud conforme a las Leyes Generales de R.I. 23-17-4, y el reglamento de licenciamiento hospitalario adoptado bajo ese capítulo exige que conserven los registros médicos durante un mínimo de cinco años después del alta del paciente. Este período coincide con el mínimo de las Condiciones de Participación de CMS para los hospitales que participan en Medicare.
Las regulaciones de licenciamiento hospitalario conforme a 216-RICR-40-10-4 incorporan los estándares de la Comisión Conjunta para la gestión de registros médicos y exigen que los hospitales mantengan sistemas para registrar y transmitir información específica del paciente a otros proveedores de atención médica con fines de continuidad de la atención.
Los registros pueden guardarse en su forma original o como reproducciones precisas, incluidos microfilm, microficha o formatos electrónicos, siempre que la reproducción sea una copia fiel y precisa del original.
Comparación: Retención de Hospitales vs. Médicos
| Tipo de Proveedor | Período Mínimo de Retención | Autoridad |
|---|---|---|
| Médicos | 7 años desde el último encuentro | 216-RICR-40-05-1, Sección 1.5.12(C) |
| Hospitales | 5 años después del alta | 216-RICR-40-10-4; 42 CFR 482.24 |
| Dentistas | 5 años desde la última visita | 216-RICR-40-05-2.14 |
La diferencia entre los períodos de retención de hospitales y médicos significa que un paciente que acude tanto a un hospital como a un médico privado por la misma afección puede descubrir que el hospital destruye sus registros dos años antes que el consultorio del médico. Los pacientes deben tener esto en cuenta al planear solicitar registros antiguos.
Registros de Pacientes Menores de Edad
El reglamento de licencias hospitalarias de Rhode Island, 216-RICR-40-10-4, Sección 4.6.10(J)(1), exige que los registros de pacientes menores se conserven durante al menos cinco años después de que el menor cumpla 18 años. Esto significa efectivamente que un registro hospitalario creado para un recién nacido debe guardarse hasta que el paciente cumpla 23 años.
Este período de retención extendido se aplica específicamente a los registros mantenidos por hospitales. El reglamento de licencias para médicos de Rhode Island, 216-RICR-40-05-1, no incluye una disposición separada para pacientes menores, por lo que el registro de un consultorio médico privado para un paciente menor sigue en cambio el período estándar de siete años desde el último encuentro. El propósito de la regla hospitalaria es garantizar que las personas tengan acceso a su historial médico infantil cuando alcancen la adultez y puedan tomar sus propias decisiones de atención médica.
Para un niño nacido hoy y atendido en un hospital, esto significa que el registro hospitalario debe conservarse durante un mínimo de 23 años. Para un paciente hospitalario que cumple 18 años el próximo año, el registro debe guardarse hasta que tenga al menos 23 años.
Ejemplos de Retención de Registros Hospitalarios de Pacientes Menores
| Edad del Paciente en la Última Visita | Los Registros Deben Guardarse Hasta | Retención Mínima Total |
|---|---|---|
| Recién nacido (0 años) | 23 años | 23 años |
| 5 años | 23 años | 18 años |
| 10 años | 23 años | 13 años |
| 15 años | 23 años | 8 años |
| 17 años | 23 años | 6 años |
Este calendario hasta los 23 años se aplica a los registros mantenidos por hospitales conforme a 216-RICR-40-10-4, Sección 4.6.10(J)(1). Debido a que puede exceder el período estándar de retención para adultos, los hospitales deben rastrear la fecha de nacimiento del paciente y calcular el plazo de retención apropiado para cada registro de paciente menor. El reglamento para médicos de Rhode Island, 216-RICR-40-05-1, no contiene una disposición separada para pacientes menores, por lo que el registro de un consultorio médico privado para un paciente menor sigue en cambio la regla estándar de siete años.
Requisitos Federales Que Se Aplican en Rhode Island
Los proveedores de Rhode Island deben cumplir con los requisitos de registros médicos tanto estatales como federales. Cuando las reglas estatales y federales entran en conflicto, controla el requisito más estricto.
HIPAA: Ningún Período de Retención de Registros Médicos
La Regla de Privacidad de HIPAA no exige que las entidades cubiertas conserven los registros médicos del paciente durante ningún período específico de tiempo. Este es uno de los conceptos erróneos más comunes en el cumplimiento de la atención médica.
Lo que HIPAA sí exige es que las entidades cubiertas conserven la documentación administrativa relacionada con HIPAA durante seis años a partir de la fecha de creación o de la última fecha de vigencia. Esto incluye políticas de privacidad, procedimientos, avisos de prácticas de privacidad, registros de resolución de quejas y acuerdos con socios comerciales, según se especifica en 45 CFR 164.530(j).
HIPAA también exige que las entidades cubiertas apliquen salvaguardas administrativas, técnicas y físicas adecuadas para proteger la privacidad de los registros médicos durante el tiempo que se mantenga la información, incluso a través del proceso de eliminación.
Condiciones de Participación de CMS: Mínimo de 5 Años para Hospitales
Los hospitales que participan en Medicare deben conservar los registros médicos en su forma original o legalmente reproducida durante al menos cinco años, según lo exige 42 CFR 482.24(b)(1). Este mínimo federal coincide con el requisito estatal de Rhode Island para los hospitales.
Para los proveedores generales de Medicare (no solo los hospitales), las pautas de CMS recomiendan conservar los registros durante al menos siete años a partir de la fecha del servicio. Esto se alinea con el requisito de retención de médicos de Rhode Island.
¿Qué Regla Controla?
El requisito más estricto siempre se aplica. Así es como funciona en la práctica para los proveedores de Rhode Island:
| Situación | Requisito Estatal | Requisito Federal | El Proveedor Debe Seguir |
|---|---|---|---|
| Hospital (Medicare) | 5 años | 5 años (42 CFR 482.24) | 5 años (igual) |
| Médico (Medicare) | 7 años | 7 años (pauta de CMS) | 7 años (igual) |
| Documentos administrativos de HIPAA | Sin regla estatal | 6 años (45 CFR 164.530) | 6 años (federal) |
| Menor en hospital | Hasta los 23 años | 5 años | Hasta los 23 años (el estatal es más estricto) |
En Rhode Island, los requisitos estatales y federales están estrechamente alineados para la mayoría de los tipos de proveedores. La diferencia más significativa surge con los registros hospitalarios de pacientes menores, donde el requisito estatal de conservar los registros hasta los 23 años excede el mínimo federal.
Acceso del Paciente a los Registros Médicos en Rhode Island
La ley de Rhode Island y las regulaciones federales de HIPAA otorgan a los pacientes el derecho de acceder y obtener copias de sus registros médicos.
Tiempo de Respuesta
El plazo general de 30 días para un consultorio médico proviene de un reglamento, no de un estatuto. 216-RICR-40-05-1, Sección 1.5.12(B), dispone que los registros solicitados «deben proporcionarse dentro de los treinta (30) días de la recepción de la solicitud por escrito o la autorización firmada para los registros».
Un deber separado de entrega dentro de 30 días aparece en el párrafo (16) de las Leyes Generales de R.I. 23-17-19.1, pero es más limitado en dos sentidos. El estatuto vincula únicamente a los centros de atención médica con licencia conforme al capítulo 23-17, y el plazo de 30 días se encuentra dentro de un párrafo que trata sobre registros solicitados para respaldar una apelación conforme a la Ley del Seguro Social, un reclamo conforme a la Ley de Compensación Laboral, o una solicitud de beneficios de un veterano. Para esas solicitudes, el estatuto define «proveedor» de manera que incluye a cualquier entidad de otro estado que maneje registros médicos para proveedores dentro del estado. No se trata de un plazo estatutario universal para toda solicitud de registros por escrito.
Tarifas por Copias
La ley de Rhode Island conforme a las Leyes Generales de R.I. 23-1-48 establece límites específicos de tarifas para las copias de registros médicos:
| Tipo de Solicitud | Tarifa Máxima |
|---|---|
| Copias en papel (primeras 100 páginas) | $0.50 por página |
| Copias en papel (páginas 101+) | $0.25 por página |
| Tarifa administrativa/de manejo | $25.00 máximo |
| Formato electrónico | $25.00 de manejo + $0.50/$0.25 por página (máximo $100 por páginas) |
| Radiografías y artículos no fotocopiables | Costo real + $25.00 de manejo |
| Entrega urgente (dentro de 48 horas) | Tarifa de manejo especial de $10.00 |
Protecciones Clave para el Paciente
La ley de Rhode Island brinda varias protecciones importantes para los pacientes que solicitan sus registros:
Sin pago anticipado para solicitudes de continuidad de la atención. Conforme a 216-RICR-40-05-1, Sección 1.5.12(B), un médico no puede exigir el pago anticipado de los cargos por duplicar o recuperar registros como condición para atender la solicitud de un paciente cuando la solicitud se realiza con el fin de la continuidad de la atención.
Sin cargo por ciertos registros. El mismo reglamento prohíbe cualquier cargo cuando el registro solicitado sea un registro de vacunación exigido para la inscripción escolar, o cuando un solicitante o beneficiario (o alguien que lo represente) necesite el registro para respaldar un reclamo o apelación conforme a la Ley del Seguro Social o conforme a un programa federal o estatal basado en necesidad, como Medical Assistance, RIte Care, el Seguro por Discapacidad Temporal, o la compensación por desempleo. Por separado, el párrafo (16) de las Leyes Generales de R.I. 23-17-19.1 prohíbe que un centro de atención médica con licencia cobre nada por un registro necesario para respaldar una apelación conforme a la Ley del Seguro Social, un reclamo conforme a la Ley de Compensación Laboral, o una solicitud de beneficios de un veterano.
Acceso electrónico. Los pacientes pueden solicitar los registros en formato electrónico. El cargo total por las páginas en formato electrónico no puede exceder los $100.
Destrucción Adecuada de los Registros Médicos
Una vez que el período de retención aplicable ha expirado, los proveedores de Rhode Island pueden destruir los registros médicos. Sin embargo, la destrucción debe cumplir con los requisitos estatales y federales.
Estándares de Destrucción de HIPAA
La Regla de Privacidad de HIPAA exige que la información de salud protegida quede esencialmente ilegible, indescifrable e imposible de reconstruir cuando se destruye.
Los registros en papel deben destruirse mediante triturado, incineración, reducción a pulpa o pulverización. Se recomienda el triturado en corte cruzado. El Archivo Estatal de Rhode Island recomienda usar proveedores con Certificación NAID AAA para la destrucción segura de documentos.
Los registros electrónicos deben destruirse mediante borrado (sobrescribir con datos no sensibles), purga o desmagnetización (exposición a un campo magnético fuerte), o destrucción física del medio de almacenamiento mediante desintegración, pulverización, fundición, incineración o triturado.
Requisitos de Socios Comerciales
Los proveedores pueden contratar a un socio comercial para manejar la destrucción de registros. Sin embargo, debe existir un acuerdo de socio comercial que exija que el socio comercial resguarde adecuadamente la información de salud protegida a través del proceso de eliminación.
Los registros nunca deben colocarse en contenedores de basura, contenedores de reciclaje u otros recipientes de acceso público, incluso si están en bolsas o cajas selladas.
Mantenimiento de un Registro de Destrucción
Si bien Rhode Island no exige explícitamente un registro de destrucción por estatuto, mantener uno es una buena práctica recomendada por el Departamento de Salud. Un registro de destrucción debe incluir la fecha de destrucción, la descripción de los registros destruidos, el método de destrucción y el nombre de la persona o empresa que realizó la destrucción.
Cierre del Consultorio y Preservación de Registros
Cuando un médico se jubila, se reubica o de otra manera cierra un consultorio médico en Rhode Island, requisitos estatutarios específicos rigen cómo deben manejarse los registros del paciente.
Cierre Voluntario del Consultorio
Conforme a la regulación de Rhode Island 216-RICR-40-05-1, Sección 1.5.10, un médico que cierra voluntariamente un consultorio debe:
- Proporcionar al menos 90 días de aviso antes del cierre.
- Publicar un aviso público en un periódico de circulación estatal, incluida la fecha de cierre e información sobre dónde y cómo los pacientes pueden obtener sus registros antes y después del cierre.
- Notificar a la Sociedad Médica de Rhode Island y a la Junta de Licencias y Disciplina Médica de Rhode Island la ubicación de los registros.
- Enviar aviso individual a los pacientes vistos dentro de los dos años anteriores.
- Asegurar que los registros se almacenen de forma segura y permanezcan accesibles para los pacientes después del cierre.
Fallecimiento de un Médico en Ejercicio
Conforme a las Leyes Generales de R.I. 5-37-30, los herederos o el patrimonio de un médico fallecido que había estado ejerciendo al momento del fallecimiento deben:
- Dar aviso público dentro de los 90 días del fallecimiento del médico respecto de la disposición de los registros médicos del paciente, publicado en un periódico de circulación estatal.
- Notificar a la Sociedad Médica de Rhode Island y a la Junta de Licencias y Disciplina Médica la ubicación de los registros.
- Disponer de los registros del paciente en una ubicación y manera que garantice que los registros se mantengan y sean accesibles para los pacientes.
Confidencialidad Después de la Transferencia
Cualquier persona, corporación u otra entidad legal que reciba registros médicos de un médico jubilado o fallecido debe cumplir con la Ley de Confidencialidad de Comunicaciones e Información de Atención Médica (Leyes Generales de R.I. Capítulo 5-37.3). Esto significa que la parte receptora tiene las mismas obligaciones de confidencialidad que el médico original, incluso si la parte receptora no es un proveedor de atención médica con licencia.
Los registros de un médico fallecido o jubilado solo pueden divulgarse a solicitud por escrito de un paciente, del representante autorizado del paciente, o de los herederos o el patrimonio del paciente, y solo a un médico designado, salvo lo dispuesto de otra manera conforme a la Sección 5-37.3-4.
Intercambio de Información de Salud de Rhode Island
En abril de 2025, Rhode Island transformó su Intercambio de Información de Salud (HIE) estatal, conocido como CurrentCare, de un modelo de consentimiento de inclusión (opt-in) a uno de exclusión (opt-out). Esto significa que la información de salud del paciente ahora se comparte automáticamente a través del intercambio, salvo que el paciente opte específicamente por excluirse.
CurrentCare permite que los proveedores de atención médica autorizados en todo el estado accedan a los registros del paciente electrónicamente, lo que puede reducir las demoras en la atención y disminuir la necesidad de que los pacientes soliciten copias en papel de sus registros a proveedores individuales.
Rhode Island también está implementando un sistema de registros médicos electrónicos en todo el sistema hospitalario estatal, incluido el Hospital Eleanor Slater. Se exige el reporte electrónico de casos utilizando estándares HL7 para los hospitales y médicos elegibles que participan en el Programa de Promoción de la Interoperabilidad de CMS.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo guardan los hospitales los registros médicos en Rhode Island?
Los hospitales de Rhode Island deben conservar los registros médicos durante un mínimo de cinco años después del alta del paciente. Este requisito proviene de las regulaciones estatales de licenciamiento hospitalario (216-RICR-40-10-4) y coincide con el mínimo de las Condiciones de Participación de CMS conforme a 42 CFR 482.24. Los registros de pacientes menores deben guardarse durante al menos cinco años después de que el menor cumpla 18 años.
¿Cuánto tiempo guardan los médicos los registros médicos en Rhode Island?
Los médicos de Rhode Island deben conservar los registros médicos durante al menos siete años a partir de la fecha del último encuentro con el paciente. Este requisito está establecido en 216-RICR-40-05-1, Sección 1.5.12(C). El período de siete años se aplica independientemente de si el paciente está vivo o fallecido.
¿Cuánto tiempo se guardan los registros de pacientes menores en Rhode Island?
El reglamento de licencias hospitalarias de Rhode Island, 216-RICR-40-10-4 Sección 4.6.10(J)(1), exige que los registros de pacientes menores se conserven durante al menos cinco años después de que el menor cumpla 18 años, lo que exige efectivamente la retención hasta que el paciente cumpla 23 años, para un registro creado al nacer. Esta regla se aplica a los registros mantenidos por hospitales. El reglamento para médicos de Rhode Island, 216-RICR-40-05-1, no incluye una disposición separada para pacientes menores, por lo que los registros de un médico para un paciente menor siguen en cambio el período estándar de retención de siete años desde el último encuentro.
¿Puedo acceder a mis registros médicos en Rhode Island?
Sí. El reglamento de licencias para médicos de Rhode Island, 216-RICR-40-05-1, Sección 1.5.12(B), exige que los registros solicitados se proporcionen dentro de los 30 días de recibir la solicitud por escrito o la autorización firmada. Un médico no puede exigir el pago anticipado de los cargos de duplicación o recuperación como condición para atender la solicitud cuando los registros se necesitan para la continuidad de la atención. Las tarifas por copias en papel tienen un tope de $0.50 por página por las primeras 100 páginas y $0.25 por página después de eso, más una tarifa de manejo máxima de $25 conforme a las Leyes Generales de R.I. 23-1-48.
¿Qué sucede con los registros médicos cuando un médico cierra su consultorio en Rhode Island?
Rhode Island exige que los médicos que cierran un consultorio proporcionen al menos 90 días de aviso, publiquen un aviso en un periódico de circulación estatal, notifiquen a la Sociedad Médica de Rhode Island y a la Junta de Licencias y Disciplina Médica, notifiquen individualmente a los pacientes vistos dentro de los dos años anteriores, y aseguren que los registros permanezcan seguros y accesibles. Los herederos de un médico fallecido deben cumplir requisitos similares dentro de los 90 días del fallecimiento conforme a las Leyes Generales de R.I. 5-37-30.
Actualizaciones
Se corrigió el plazo de 30 días para los registros médicos atribuyéndolo a su fuente real, el reglamento de licencias para médicos 216-RICR-40-05-1, se aclaró que el deber similar en las Leyes Generales de R.I. 23-17-19.1 aplica solo a centros de atención médica con licencia y solo a ciertas solicitudes, se limitó la regla de pago anticipado a las solicitudes de continuidad de la atención, y se corrigió la cita de licenciamiento hospitalario al estatuto correcto.
La ley detrás de este artículo
Este artículo se apoya en las disposiciones legales a continuación, conservadas en nuestro propio registro jurídico y obtenidas de la fuente oficial. Toque una sección para leer el texto vigente.
Rhode Island General Laws, Title 5: Businesses and Professions, Chapter 5-37: Board of Medical Licensure and Discipline
§ 5-37-30Closure of medical practice — Preservation of recordsVigente
(a) A physician shall, at least ninety (90) days before closing his or her practice, give public notice as to the disposition of patients’ medical records in a newspaper with a statewide circulation, and shall notify the Rhode Island Medical Society and Rhode Island Board of Medical Licensure and Discipline of the location of the records. The public notice shall include the date of the physician’s retirement, and where and how patients may obtain their records both prior to and after closure of the physician’s practice. (b) The heirs or estate of a deceased physician who had been practicing at the time of his or her death shall, within ninety (90) days of the physician’s death, give public notice as to the disposition of patients’ medical records in a newspaper with a statewide circulation, and shall notify the Rhode Island Medical Society and Rhode Island Board of Medical Licensure and Discipline of the location of the records.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-30 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en webserver.rilegislature.gov
Rhode Island General Laws, Title 23: Health and Safety, Chapter 23-1: Department of Health
§ 23-1-48Reimbursement for medical record copiesVigente
(a) The director shall promulgate rules and regulations that establish reasonable charges for expenses incurred in responding to requests for copies of medical records by physicians pursuant to § 5-37-22(c) and (d), and by any healthcare provider as defined in § 5-37.3-3 (“healthcare provider”). The director may utilize data provided by the Rhode Island health information management association or other similar local professional organization in his or her determination as to the amount of the charges permitted by this section. (b) A patient or a patient’s authorized representative, as defined in § 5-37.3-3 (“patient” or “authorized representative”), or a third-party requestor, also as defined in § 5-37.3-3 (“third-party requestor”), shall have the right to request a patient’s medical records.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-30 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en webserver.rilegislature.gov
Rhode Island General Laws, Title 23: Health and Safety, Chapter 23-17: Licensing of Healthcare Facilities
§ 23-17-19.1Rights of patientsVigente
Every healthcare facility licensed under this chapter shall observe the following standards and any other standards that may be prescribed in rules and regulations promulgated by the licensing agency with respect to each patient who utilizes the facility: (1) The patient shall be afforded considerate and respectful care. (2) Upon request, the patient shall be furnished with the name of the physician responsible for coordinating the patient’s care. (3) Upon request, the patient shall be furnished with the name of the physician or other person responsible for conducting any specific test or other medical procedure performed by the healthcare facility in connection with the patient’s treatment. (4) The patient shall have the right to refuse any treatment by the healthcare facility to the extent permitted by law. (5) The patient’s right to privacy shall be respected to the extent consistent with providing adequate medical care to the patient and with the efficient administration of the healthcare facility. Nothing in this section shall be construed to preclude discreet discussion of a patient’s case or examination by appropriate medical personnel.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-30 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en webserver.rilegislature.gov
Citada en 2 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 1988
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- GRAY BY GRAY v. Romeo (District Court, D. Rhode Island 1988, 697 F. Supp. 580)“…y the health care facility to the extent permitted by law." R.I.Gen. Laws § 23-17-19.1(4) (1985) (emphasis added). The state's…”
- Gray ex rel. Gray v. Romeo (District Court, D. Rhode Island 1988, 697 F. Supp. 580)“…y the health care facility to the extent permitted by law.” R.I.Gen. Laws § 23-17-19.1(4) (1985) (emphasis added). The state’s…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Code of Federal Regulations Title 42
§ 482.24Condition of participation: Medical record services.Vigentecitada en 52 de nuestros artículos
The hospital must have a medical record service that has administrative responsibility for medical records. A medical record must be maintained for every individual evaluated or treated in the hospital. (a) Standard: Organization and staffing. The organization of the medical record service must be appropriate to the scope and complexity of the services performed. The hospital must employ adequate personnel to ensure prompt completion, filing, and retrieval of records. (b) Standard: Form and retention of record. The hospital must maintain a medical record for each inpatient and outpatient. Medical records must be accurately written, promptly completed, properly filed and retained, and accessible. The hospital must use a system of author identification and record maintenance that ensures the integrity of the authentification and protects the security of all record entries. (1) Medical records must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years. (2) The hospital must have a system of coding and indexing medical records. The system must allow for timely retrieval by diagnosis and procedure, in order to support medical care evaluation studies.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 18 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (2020) sostuvo que el deber de mantener expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 es un requisito genérico que no acredita la materialidad bajo la False Claims Act. United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (2008) aplicó 482.24(c) a pruebas sobre la firma de expedientes.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (Court of Appeals for the Tenth Circuit 2020, 949 F.3d 533)✓Una demandante bajo la False Claims Act alegó que el hospital falsificó las horas de llegada de pacientes para cobrar más de los programas de calidad de Medicare. La corte sostuvo que el deber genérico de llevar expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 no aborda esos programas ni basta para probar la materialidad.
- United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (District Court, District of Columbia 2008, 533 F. Supp. 2d 12)✓Enfermeras anestesistas alegaron que el hospital facturó a Medicare como si los anestesiólogos hubieran hecho todo el procedimiento. Citando el plazo de 30 días del 42 C.F.R. 482.24(c)(2), la corte excluyó la prueba de firmas tardías y también la de firmas masivas, aunque el inciso (c)(1) la hacía pertinente.
- NATIONAL ASS'N OF PSYCHIATRIC HEALTH SYSTEM v. Shalala (District Court, District of Columbia 2000, 120 F. Supp. 2d 33)“…to preexisting recordkeeping requirements, as specified in 42 C.F.R. § 482.24 . 7 . Proposed Rul…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Code of Federal Regulations Title 45
§ 164.530Administrative requirements.Vigentecitada en 40 de nuestros artículos
(a)(1) Standard: Personnel designations. (i) A covered entity must designate a privacy official who is responsible for the development and implementation of the policies and procedures of the entity. (ii) A covered entity must designate a contact person or office who is responsible for receiving complaints under this section and who is able to provide further information about matters covered by the notice required by § 164.520. (2) Implementation specification: Personnel designations. A covered entity must document the personnel designations in paragraph (a)(1) of this section as required by paragraph (j) of this section. (b)(1) Standard: Training. A covered entity must train all members of its workforce on the policies and procedures with respect to protected health information required by this subpart and subpart D of this part, as necessary and appropriate for the members of the workforce to carry out their functions within the covered entity. (2) Implementation specifications: Training.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 23 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Surprise v. Innovation Group, Inc. (2013) aplicó 45 CFR 164.530(c) y señaló que exige salvaguardas apropiadas pero no especifica cuáles deben ser, y rechazó un reclamo de despido basado en ello. Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (2011) trató ese mismo deber como trasfondo de reclamos estatales y devolvió el caso al tribunal estatal.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (District Court, E.D. Pennsylvania 2011, 826 F. Supp. 2d 718)✓Una memoria USB perdida expuso datos de salud de 280,000 niños asegurados, y un padre demandó por negligencia per se en un tribunal estatal. El tribunal sostuvo que basar el reclamo en la regla de salvaguardas de HIPAA, 45 C.F.R. 164.530(c)(2)(i), no planteaba una cuestión federal sustancial, y devolvió el caso.
- Surprise v. Innovation Group, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2013, 925 F. Supp. 2d 134)✓Un empleado despedido tras quejarse de que documentos con información de salud iban a la basura sin protección demandó por despido injustificado. El tribunal interpretó que 45 C.F.R. 164.530(c) exige salvaguardas sin fijar un método, y sostuvo que las reglas de descarte de HIPAA no eran una política pública bien definida.
- Michael Terpin v. at and T Mobility LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2024, 118 F.4th 1102)“…viders to protect patients’ “protected health information.” 45 C.F.R. § 164.530(c)(1); Moore, 299 Cal. Rptr. 3d at 561.…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Fuentes y referencias
- 216-RICR-40-05-1: Licencia y Disciplina de Médicos - Departamento de Estado de Rhode Island(rules.sos.ri.gov).gov
- 216-RICR-40-10-4: Licenciamiento de Hospitales - Departamento de Estado de Rhode Island(rules.sos.ri.gov).gov
- Leyes Generales de R.I. 5-37-30: Cierre de Consultorio Médico - Preservación de Registros(webserver.rilin.state.ri.us).gov
- Leyes Generales de R.I. 23-1-48: Reembolso por Copias de Registros Médicos(webserver.rilegislature.gov).gov
- Leyes Generales de R.I. 23-17-19.1: Derechos de los Pacientes(webserver.rilin.state.ri.us).gov
- 42 CFR 482.24: Condición de Participación: Servicios de Registros Médicos(law.cornell.edu)
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- Leyes Generales de R.I. 23-17-19.1: Derechos de los Pacientes (Centros de Atención Médica con Licencia)(webserver.rilegislature.gov)