Leyes de Retención de Expedientes Médicos de Hawai (Guía 2026)

Los proveedores de atención médica de Hawai deben conservar los expedientes médicos completos durante un mínimo de 7 años después de la última anotación de datos, y la información básica del paciente durante 25 años después de la última anotación, conforme a HRS Section 622-58. Para los menores, ambos periodos son más largos: los expedientes completos deben conservarse durante el periodo de la minoría de edad más 7 años adicionales, y la información básica del paciente debe conservarse durante el periodo de la minoría de edad más 25 años adicionales después de que el menor cumpla 18 años.

La ley de Hawai establece requisitos claros sobre cuanto tiempo deben conservar los hospitales, médicos y otros proveedores de atención médica los expedientes médicos de los pacientes. La ley principal que rige esta materia es Hawaii Revised Statutes (HRS) Section 622-58, que establece un periodo mínimo de retención de 7 años para los expedientes médicos completos y un periodo de retención de 25 años para la información básica del paciente, ambos extendidos para los pacientes menores de edad.

Ya sea que usted sea un paciente que intenta acceder a expedientes antiguos, un médico que planifica su jubilación o un administrador de hospital que gestiona el cumplimiento, comprender estos requisitos es esencial. Esta guía cubre todos los aspectos de las leyes de retención de expedientes médicos de Hawai, incluida su interacción con las regulaciones federales conforme a HIPAA y CMS.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los expedientes médicos en Hawai?

Conforme a HRS Section 622-58(a), los proveedores de atención médica en Hawai deben conservar los expedientes médicos en su forma original o reproducida durante un mínimo de 7 años después de la última anotación de datos.

Este plazo de 7 años comienza a partir de la fecha de la anotación más reciente en el expediente del paciente, no de la fecha de la primera consulta ni de la fecha del alta. Si un paciente regresa para una consulta de seguimiento años después, el periodo de retención se reinicia a partir de esa nueva fecha de anotación.

La ley permite almacenar los expedientes en varios formatos, incluidos el papel original, el microfilm, los escaneos digitales o cualquier otro proceso de reproducción fotográfica. El único requisito es que el método utilizado debe crear un registro inalterable del original.

Reglas de retención para pacientes menores de edad

La ley de Hawai brinda protecciones extendidas para los expedientes de menores. Conforme a HRS Section 622-58(a), los expedientes de pacientes menores de edad deben conservarse durante todo el periodo de la minoría de edad más 7 años después de que el menor alcance la mayoría de edad.

Dado que la mayoría de edad en Hawai es 18 años, esto significa que los expedientes médicos de un niño deben conservarse hasta que cumpla al menos 25 años. Para un recién nacido, esto genera una obligación de retención de hasta 25 años. Para un niño que tenía 10 años al momento de su última consulta médica, los expedientes deben conservarse durante al menos 15 años (8 años de minoría de edad restante más 7 años después de cumplir 18).

Este periodo extendido existe porque los menores no pueden presentar sus propias reclamaciones legales. Para cuando alcancen la adultez y puedan iniciar una acción por negligencia médica u otra acción legal, necesitan acceso a sus expedientes médicos de la infancia.

La misma extensión para menores aplica a la regla separada de 25 años sobre información básica conforme a HRS Section 622-58(e). Si un proveedor destruye el expediente completo de un menor después del periodo de minoría de edad más 7 años y conserva solo la información básica, esa información básica aún debe conservarse durante el periodo de minoría de edad más 25 años después de que el menor cumpla 18 años. Para un recién nacido, esto significa que la información básica no puede destruirse hasta que cumpla 43 años.

Requisitos de retención: hospital frente a médico

Aunque HRS Section 622-58 se aplica a todos los proveedores de atención médica, la ley hace una distinción importante entre médicos/cirujanos e instalaciones de atención médica en cuanto a la información básica que debe preservarse después de que se destruya el expediente completo.

Requisitos para médicos y cirujanos

Los médicos y cirujanos individuales en práctica privada deben cumplir con el mismo periodo mínimo de retención de 7 años para los expedientes médicos completos. Después de ese periodo, si un médico decide destruir el expediente completo, debe conservar la siguiente información básica durante 25 años después de la última anotación (periodo de minoría de edad más 25 años después de los 18 años para pacientes menores):

• Nombre y fecha de nacimiento del paciente
• Una lista de diagnósticos fechados y tratamientos invasivos
• Un registro de todos los medicamentos recetados o administrados

Este requisito de información básica conforme a HRS Section 622-58(d) garantiza que, incluso décadas después, exista un registro central de la atención que recibió el paciente.

Requisitos para hospitales e instalaciones de atención médica

Los hospitales y otras instalaciones de atención médica (según se definen en HRS Section 323D-2) tienen un requisito de información básica más amplio. Después de destruir los expedientes completos pasada la marca de los 7 años, las instalaciones deben preservar lo siguiente durante 25 años (periodo de minoría de edad más 25 años después de los 18 años para pacientes menores):

• Nombre y fecha de nacimiento del paciente
• Fechas de ingreso y alta
• Nombres de los médicos tratantes
• Diagnóstico final
• Procedimientos importantes realizados
• Informes operatorios
• Informes de patología
• Resúmenes de alta

Este requisito más amplio refleja la atención típicamente más compleja que se brinda en entornos hospitalarios, donde pueden intervenir múltiples proveedores y son comunes los procedimientos quirúrgicos o invasivos.

Expedientes de imagenología y diagnóstico

Conforme a HRS Section 622-58(c), las placas de rayos X, los trazados de electroencefalograma (EEG) y expedientes de imagenología similares deben conservarse durante al menos 7 años. Después de ese periodo, el proveedor puede presentar los expedientes de imagenología al paciente o destruirlos.

Sin embargo, la subsección (c) incluye una salvedad importante: las interpretaciones o los informes separados de esas placas de rayos X, trazados de EEG y expedientes de imagenología similares permanecen sujetos a la subsección (e). Es decir, la lectura del radiólogo o el informe escrito generado a partir de un estudio de imagenología debe conservarse durante 25 años después de la última anotación (periodo de minoría de edad más 25 años después de los 18 años para pacientes menores), aunque las placas o los trazados en sí puedan entregarse al paciente o destruirse una vez que finalice el periodo de 7 años.

Esta estructura permite a los pacientes tomar posesión de los expedientes de imagenología físicos, mientras se conservan las conclusiones diagnósticas en archivo durante todo el periodo de información básica.

¿Quién califica como proveedor de atención médica bajo esta ley?

HRS Section 622-58(f) define "proveedor de atención médica" por referencia a HRS Section 671-1, la sección de definiciones del capítulo de responsabilidad médica de Hawai. Esa definición es más limitada de lo que muchos proveedores suponen. Comprende:

• Médicos, médicos osteópatas, cirujanos y asistentes médicos con licencia conforme al capítulo 453
• Podólogos con licencia conforme al capítulo 463E
• Instalaciones de atención médica según se definen en HRS Section 323D-2
• Comadronas con licencia conforme al capítulo 457J
• Los empleados de cualquiera de los anteriores

La ley excluye expresamente a las instituciones de enfermería y a los servicios de enfermería prestados por y para personas que dependen del tratamiento por medios espirituales mediante la oración exclusivamente, junto con los empleados de esas instituciones y servicios.

Los profesionales que no figuran en esa lista no quedan sujetos a HRS Section 622-58 por la definición de la Section 671-1. Un dentista, un psicólogo o una enfermera en práctica independiente no es un "proveedor de atención médica" a efectos de esta ley de retención, salvo que esa persona sea empleada de un proveedor cubierto o trabaje dentro de una instalación de atención médica según se define en HRS Section 323D-2. Esos profesionales pueden seguir teniendo obligaciones de mantenimiento de expedientes conforme a las reglas de su propia junta de licencias, por contrato o conforme a HIPAA, pero los plazos de 7 y 25 años de HRS Section 622-58 no se derivan de esas reglas.

Expedientes exentos de los requisitos de retención

HRS Section 622-58(b) enumera varias categorías de expedientes que están exentos de los requisitos estándar de retención:

• Expedientes de exámenes masivos de salud publica
• Expedientes de salud de los alumnos y expedientes relacionados de la sala de salud escolar
• Expedientes del programa de exámenes preescolares
• Informes de enfermedades transmisibles
• Proyectos epidemiologicos de pruebas masivas y expedientes de estudios, incluidos los consentimientos
• Consentimientos de aplicación topica de fluor
• Cuadernillos de pruebas psicológicas
• Copias de laboratorio de informes que están duplicados dentro del expediente médico principal
• Copias de farmacia de recetas que están duplicadas dentro del expediente médico principal
• Perfiles de medicamentos del paciente que están duplicados dentro del expediente médico principal
• Órdenes de dietas especiales de los nutricionistas del hospital que están duplicadas dentro del expediente médico principal
• Expedientes de casos de las enfermeras de salud publica que no contienen ninguna anotación directa de un médico
• Expedientes de casos de los trabajadores sociales
• Estudios diagnósticos o evaluativos para el Department of Education u otras agencias estatales

El hilo común entre estas exenciones es que los expedientes cumplen un propósito distinto de salud publica, están duplicados dentro del expediente médico principal o no involucran directamente a un médico.

Requisitos federales: HIPAA y la retención de expedientes médicos

Muchos pacientes y proveedores suponen que HIPAA (la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico) establece un mínimo federal sobre cuanto tiempo deben conservarse los expedientes médicos. No lo hace.

Según el U.S. Department of Health and Human Services (HHS), la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de retención de expedientes médicos. En cambio, las leyes estatales rigen cuanto tiempo deben conservarse los expedientes.

Sin embargo, HIPAA si impone requisitos importantes que afectan la gestión de expedientes en Hawai:

Requisitos de la Regla de Privacidad de HIPAA

La Regla de Privacidad de HIPAA (45 CFR Part 164) exige a las entidades cubiertas:

• Aplicar salvaguardas administrativas, técnicas y físicas apropiadas para proteger la privacidad de la información de salud protegida (PHI) mientras existan los expedientes
• Implementar salvaguardas razonables para evitar el acceso no autorizado
• Mantener la documentación de las políticas y procedimientos de HIPAA durante 6 años a partir de la fecha de creación o de la fecha en que la política estuvo vigente por última vez, lo que ocurra después

Este requisito de documentación de HIPAA de 6 años se aplica a los propios expedientes de cumplimiento del proveedor, no a los expedientes médicos de los pacientes. Dado que el periodo de retención de 7 años de Hawai excede el requisito de documentación de 6 años de HIPAA, los proveedores que cumplen con la ley de Hawai generalmente satisfaran esta obligación federal.

Regla de Seguridad de HIPAA para expedientes electrónicos

Los proveedores que almacenan expedientes médicos electrónicamente también deben cumplir con la Regla de Seguridad de HIPAA, que exige:

• Controles de acceso que limiten quien puede ver los expedientes de los pacientes
• Controles de auditoría que registren quien accedió a los expedientes y cuando
• Cifrado de la PHI electrónica durante la transmisión y, cuando corresponda, en reposo
• Evaluaciones periódicas de riesgo de los sistemas de expedientes electrónicos

Estos requisitos de seguridad se aplican durante todo el periodo de retención y durante el proceso de destrucción.

Requisitos de CMS y Medicare para los expedientes

Los proveedores de atención médica que participan en Medicare también deben cumplir con las Condiciones de Participación de los Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS). Conforme a 42 CFR Section 482.24, los hospitales que participan en Medicare deben mantener un expediente médico de cada paciente evaluado o tratado.

Conforme a 42 CFR Section 482.24(b)(1), esos expedientes "deben conservarse en su forma original o legalmente reproducida durante un periodo de al menos 5 años". Ese piso federal es más corto que el de Hawai, por lo que un hospital de Hawai que cumpla el mínimo estatal de 7 años conforme a HRS Section 622-58 ya satisface la condición de retención de CMS. El plazo de Hawai también corre a partir de la última anotación de datos, en lugar de un único episodio de atención, lo que extiende aún más el periodo de retención efectivo para los pacientes que regresan con frecuencia.

Además, CMS exige que los expedientes médicos sean:

• Redactados con precisión, completados con prontitud y archivados correctamente
• Accesibles para los profesionales autorizados
• Protegidos contra el acceso no autorizado
• Organizados para facilitar la recuperación de datos con fines clínicos, de investigación y administrativos

Acceso del paciente a los expedientes médicos en Hawai

Los pacientes en Hawai tienen derecho a obtener copias de sus expedientes médicos conforme a la ley estatal y federal.

Ley estatal: HRS Section 622-57

Conforme a HRS Section 622-57, cuando un paciente solicita copias de sus expedientes médicos, el proveedor debe poner esas copias a disposición, a menos que el proveedor considere que la divulgación seria perjudicial para la salud del paciente.

Si un proveedor retiene los expedientes por ese motivo, debe informar al paciente que los expedientes pueden entregarse al abogado del paciente mediante la presentación de una autorización escrita adecuada firmada por el paciente.

Cuando un abogado solicita expedientes con la autorización adecuada del paciente, el proveedor debe entregar copias completas y precisas dentro de 10 días hábiles.

El paciente o la parte solicitante es responsable de los costos razonables de copiado.

Acceso a los expedientes de un paciente fallecido

HRS Section 622-57(c)-(f) establece un proceso separado para los expedientes de un paciente fallecido. El pariente más cercano de una persona fallecida, en orden de prioridad sustitutiva, puede obtener o autorizar la divulgación de los expedientes sin una orden judicial, pero debe presentar al proveedor una declaración jurada que acredite su condición de pariente más cercano con prioridad sustitutiva. Los proveedores pueden atender estas solicitudes incluso cuando los expedientes se refieran al estado de VIH/SIDA, un diagnóstico o tratamiento de enfermedad mental, o la participación en un programa de tratamiento por abuso de sustancias. Sin embargo, un proveedor debe rechazar una solicitud del pariente más cercano si el paciente fallecido había manifestado previamente por escrito al proveedor que no deseaba que sus expedientes se divulgaran a parientes cercanos.

Ley federal: Derecho de acceso de HIPAA

La Regla de Privacidad de HIPAA en 45 CFR Section 164.524 otorga a los pacientes un amplio derecho a acceder a su información de salud protegida en todos los conjuntos de expedientes designados que mantienen las entidades cubiertas.

Las disposiciones clave del derecho de acceso de HIPAA incluyen:

• Los proveedores deben atender la solicitud de acceso del paciente dentro de 30 días de haberla recibido
• Los pacientes pueden solicitar los expedientes en un formato específico (como electrónico), y los proveedores deben cumplir si el formato es fácilmente producible
• Los proveedores solo pueden cobrar una tarifa razonable basada en el costo, limitada a mano de obra, insumos y franqueo
• Existen excepciones limitadas, incluidas las notas de psicoterapia y la información recopilada para procedimientos legales

Para los pacientes de Hawai, HIPAA brinda un derecho de acceso más sólido que la ley estatal en algunos aspectos, porque no incluye la excepción de "perjudicial para la salud" que permite HRS Section 622-57.

Destrucción adecuada de los expedientes médicos

Cuando el periodo de retención ha vencido, la ley de Hawai permite la destrucción de los expedientes médicos, pero con condiciones específicas.

Requisitos estatales

Conforme a HRS Section 622-58(d), los expedientes médicos pueden destruirse después del periodo de retención de 7 años de una manera que preserve la confidencialidad de la información del expediente. La ley exige que el proveedor conserve la información básica descrita anteriormente (nombre del paciente, diagnósticos, tratamientos, medicamentos para los médicos; un conjunto más amplio de datos para las instalaciones) durante 25 años (periodo de minoría de edad más 25 años después de los 18 años para pacientes menores).

Requisitos de eliminación de HIPAA

La orientación del HHS sobre la eliminación de la información de salud protegida especifica que las entidades cubiertas deben usar salvaguardas apropiadas al destruir los expedientes:

Para expedientes en papel:

• Triturar, quemar, convertir en pulpa o pulverizar de modo que la PHI quede ilegible y no pueda reconstruirse
• Simplemente colocar los expedientes en un contenedor de basura accesible al público no es un método aceptable

Para expedientes electrónicos:

• Borrado (sobrescribir el medio con datos no sensibles usando software certificado)
• Purgado (desmagnetizar o exponer el medio a un campo magnético fuerte)
• Destrucción física (desintegrar, pulverizar, fundir, incinerar o triturar el medio de almacenamiento)

Los proveedores pueden contratar a un socio comercial para gestionar la destrucción, pero deben tener un Acuerdo de Socio Comercial (BAA) firmado que exija al socio salvaguardar adecuadamente la PHI durante el proceso de eliminación.

Requisitos por cierre de consultorio y sucesión

La ley de Hawai impone obligaciones específicas a los proveedores que cierran su consultorio, se jubilan o transfieren su consultorio a otra entidad.

Antes de cesar operaciones

Conforme a HRS Section 622-58, antes de que un proveedor de atención médica cese operaciones, el proveedor debe tomar medidas inmediatas, sujetas a la aprobación del Hawaii Department of Health, para la retención y preservación de los expedientes médicos de manera coherente con los requisitos de la ley.

Esto significa que un médico no puede simplemente cerrar sus puertas y dejar los expedientes sin atender. Debe contar con un plan aprobado para el almacenamiento de expedientes, la notificación a los pacientes y el acceso continuo.

Obligaciones del sucesor

Si el consultorio de un proveedor de atención médica es asumido por otra entidad, la carga de cumplimiento se transfiere al sucesor. El sucesor asume la responsabilidad total de:

• Mantener los expedientes completos durante el resto del periodo de 7 años
• Preservar la información básica durante el periodo completo de 25 años
• Brindar acceso del paciente a los expedientes cuando lo solicite
• Destruir adecuadamente los expedientes cuando venzan los periodos de retención

Mejores prácticas recomendadas para cerrar un consultorio

Aunque la ley de Hawai no especifica cada detalle del proceso de notificación, las mejores prácticas ampliamente aceptadas incluyen:

• Notificar a los pacientes al menos 30 días antes del cierre del consultorio
• Publicar un aviso en un periódico local
• Enviar cartas individuales a los pacientes activos
• Designar a un custodio de expedientes para mantenerlos durante los periodos de retención requeridos
• Presentar el plan de preservación de expedientes ante el Hawaii Department of Health
• Notificar al Hawaii Medical Board del cierre del consultorio

Sanciones por incumplimiento

Violar las leyes de retención de expedientes médicos de Hawai puede exponer a los proveedores a varias formas de responsabilidad:

• Reclamaciones por negligencia médica: La falta de expedientes puede crear una presunción de atención negligente, lo que dificulta que los proveedores se defiendan de demandas por negligencia médica
• Sanciones de HIPAA: La Oficina de Derechos Civiles del HHS puede imponer sanciones civiles que van desde $145 (mínimo, por infracción, nivel más bajo de culpabilidad) hasta un tope de $2,190,294 por año calendario por infracción idéntica, conforme a los niveles actuales ajustados por inflación en 45 CFR 160.404 (vigente desde el 28 de enero de 2026), incluida la eliminación inadecuada de expedientes
• Disciplina profesional: El Hawaii Medical Board puede tomar medidas disciplinarias contra los proveedores con licencia que no mantengan los expedientes según lo requerido
• Perdida de la participación en Medicare: CMS puede cancelar la inscripción de un proveedor en Medicare por no cumplir con las Condiciones de Participación, incluidos los requisitos de expedientes médicos

Resumen de los periodos de retención de expedientes médicos de Hawai