Idaho
Leyes de Retención de Expedientes Médicos de Idaho (Guía 2026)
Idaho Code 39-1394 permite a los hospitales destruir los expedientes de laboratorio clínico 5 años después de la prueba y las placas de rayos X 5 años después de la exposición, o 5 años después de que un paciente menor de edad cumpla 18 años, lo que ocurra después, por lo que esos expedientes permanecen archivados al menos ese tiempo. El límite general de 5 años para todos los expedientes médicos hospitalarios proviene de la ley federal, 42 CFR 482.24. Idaho no tiene una ley de retención para los consultorios de médicos privados.
La retención de expedientes médicos en Idaho se rige principalmente por Idaho Code 39-1394, que establece las reglas sobre cuanto tiempo deben conservar los hospitales los expedientes de los pacientes, como pueden almacenarlos y cuando y como pueden destruirlos. Las regulaciones federales de los Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) y de HIPAA añaden capas adicionales de requisitos.
Esta guía cubre todos los aspectos de la ley de retención de expedientes médicos en Idaho, desde las obligaciones de hospitales y médicos hasta los derechos de acceso del paciente, los expedientes de menores, las reglas de destrucción y lo que sucede cuando un consultorio médico cierra.
Requisitos de retención de expedientes hospitalarios
La principal ley de retención de expedientes médicos de Idaho es Idaho Code Section 39-1394, que forma parte del Título 39, Capítulo 13 (Hospitales) de los Estatutos de Idaho.
Periodo general de retención
Los hospitales de Idaho deben conservar los expedientes médicos en su forma original o legalmente reproducida. El Código Administrativo de Idaho (IDAPA 16.03.14.360) exige que los expedientes médicos hospitalarios cumplan con la Section 39-1394 del Idaho Code.
Aunque Idaho Code 39-1394 aborda específicamente la retención y destrucción de los expedientes de laboratorio clínico y las placas de rayos X, la ley federal conforme a 42 CFR 482.24 exige que todos los hospitales que participan en Medicare conserven los expedientes médicos durante un mínimo de 5 años.
Expedientes de laboratorio clínico
Conforme a Idaho Code 39-1394, los expedientes e informes de pruebas de laboratorio clínico pueden destruirse 5 años después de la fecha de la prueba registrada o informada en esos expedientes. Este periodo de 5 años comienza a partir de la fecha en que se realizó la prueba, no de la fecha del alta del paciente.
Placas de rayos X
Las placas de rayos X siguen una regla de retención de 5 años similar, pero con una excepción importante para los menores. Conforme a la misma ley, las placas de rayos X pueden destruirse 5 años después de la fecha de exposición, o 5 años después de que el paciente alcance la mayoría de edad (18 en Idaho), lo que ocurra después.
Esto significa que, para un paciente de 10 años, las placas de rayos X no podrían destruirse hasta que cumpla 23 años, es decir, 5 años después de que cumpla 18.
La ley incluye una condición importante: las placas de rayos X solo pueden destruirse cuando el expediente hospitalario contiene los hallazgos por escrito de un médico que ha leído esas placas de rayos X. Si no existe en el expediente una interpretación escrita del médico, las placas originales deben preservarse.
Formatos de almacenamiento aceptables
Idaho Code 39-1394 autoriza específicamente a los hospitales a preservar los expedientes de atención al paciente en:
- Microfilm
- Otras formas reproducidas fotograficamente
- Medio electrónico
Los expedientes preservados en cualquiera de estos formatos se tratan como originales para todos los fines legales, incluidos los procedimientos judiciales conforme a Idaho Code 9-420.
Expedientes de médicos y consultorios privados
Idaho no tiene una ley especifica que rija cuanto tiempo deben conservar los expedientes médicos los médicos privados o los grupos de médicos. Idaho Code 39-1394 se aplica únicamente a los hospitales tal como se definen en el Capítulo 13, Título 39 del Idaho Code.
Periodos de retención recomendados para médicos
Debido a que la ley de Idaho no establece un periodo específico para los consultorios médicos, los proveedores deben considerar varios requisitos superpuestos al establecer sus propias políticas de retención:
Requisitos de Idaho Medicaid. Los proveedores que participan en Idaho Medicaid deben mantener los expedientes que respaldan las reclamaciones durante al menos 5 años.
Requisitos federales de Medicare. 42 CFR 424.516(f) exige que los proveedores y suministradores que prestan servicios cubiertos de la Parte A o la Parte B, y los médicos o profesionales elegibles que ordenan, certifican, refieren o prescriben esos servicios, conserven los documentos escritos y electrónicos relacionados con esas órdenes, certificaciones, referencias y prescripciones durante 7 años a partir de la fecha del servicio. Se trata de una obligación de documentación específica vinculada a los pedidos y certificaciones, no de una regla federal general que exija conservar todo el expediente del paciente durante 7 años.
Plazo de prescripción por negligencia. Conforme a Idaho Code 5-219, el plazo de prescripción general para la negligencia profesional en Idaho es de 2 años a partir de la fecha del hecho. Sin embargo, en casos que involucran objetos extraños dejados en un paciente o el ocultamiento fraudulento de la negligencia, el plazo puede extenderse. Muchos expertos legales recomiendan conservar los expedientes durante al menos 7 a 10 años para tener en cuenta las posibles extensiones por la regla del descubrimiento.
Recomendación de mejor práctica
La American Medical Association y la mayoría de las asociaciones médicas estatales recomiendan que los médicos conserven los expedientes médicos de los pacientes durante al menos 10 años a partir de la fecha del último encuentro. En ausencia de una ley especifica de Idaho para los consultorios médicos, seguir la pauta de 10 años brinda un margen de seguridad razonable tanto para la protección legal como para la continuidad de la atención.
Expedientes de pacientes menores de edad
La ley de Idaho brinda protecciones extendidas para los expedientes que involucran a pacientes menores de edad. Estos requisitos de retención extendida se aplican a múltiples tipos de expedientes.
Expedientes hospitalarios de menores
Conforme a Idaho Code 39-1394, las placas de rayos X de pacientes menores de edad no pueden destruirse hasta 5 años después de que el paciente cumpla 18 años (la mayoría de edad en Idaho). Esto significa que los hospitales conservan las placas de rayos X de menores hasta que el paciente cumple 23 años.
Consideraciones de negligencia para los expedientes de menores
Idaho limita drásticamente cuánto puede la incapacidad de un menor de edad prolongar un plazo para presentar una demanda, y ese límite es inusualmente estricto. Conforme a Idaho Code 5-230, el plazo para iniciar una acción «no se suspenderá por un periodo mayor de seis (6) años por razón de minoría de edad, incapacidad, ausencia del demandado de la jurisdicción, cualquier incapacidad legal u otra causa o razón», salvo lo que disponga específicamente la sección 5-213.
Combinado con el plazo de prescripción de 2 años para la negligencia profesional en Idaho Code 5-219(4), que corre desde el hecho y no desde su descubrimiento, ese límite significa que una demanda por negligencia médica de un menor en Idaho generalmente prescribe alrededor de 8 años después del acto u omisión. No permanece abierta hasta que el menor cumple 18 años. Idaho es uno de los pocos estados con un límite de suspensión tan estricto, por lo que no debe asumirse que la regla de la mayoría de edad que aplica en estados vecinos aplica aquí.
La razón práctica por la que los proveedores de Idaho conservan los expedientes de un menor hasta los 23 años es, entonces, la regla de rayos X de Idaho Code 39-1394, no un plazo de negligencia indefinidamente abierto. Los proveedores cuyo asegurador de negligencia recomiende un periodo más largo deben seguir esa recomendación.
Requisitos federales que se aplican en Idaho
Los proveedores de atención médica de Idaho están sujetos a requisitos de retención de expedientes médicos tanto estatales como federales. Cuando la ley federal exige un periodo de retención más largo que la ley de Idaho, prevalece el periodo más largo.
Requisitos de documentación de HIPAA
La Regla de Privacidad de HIPAA no exige a los proveedores conservar los expedientes médicos de los pacientes durante ningún periodo específico. HIPAA remite a la ley estatal en materia de retención de expedientes médicos.
Sin embargo, HIPAA si exige a las entidades cubiertas conservar la documentación administrativa relacionada con HIPAA durante 6 años a partir de la fecha de creación o de la última fecha de vigencia. Esto incluye:
- Políticas y procedimientos de privacidad
- Avisos de prácticas de privacidad
- Expedientes de resolución de quejas
- Expedientes de capacitación
- Acuerdos de socios comerciales
- Evaluaciones de riesgo y registros de auditoría
Este requisito de documentación de HIPAA de 6 años es independiente y adicional a cualquier requisito estatal de retención de expedientes médicos.
Condiciones de Participación de CMS
Conforme a 42 CFR 482.24, los hospitales que participan en Medicare deben conservar los expedientes médicos en su forma original o legalmente reproducida durante al menos 5 años. Este mínimo federal se aplica a todos los hospitales de Idaho que aceptan pacientes de Medicare.
El requisito de CMS cubre todos los expedientes médicos, no solo tipos específicos de expedientes como los informes de laboratorio o los rayos X. Los expedientes deben redactarse con precisión, completarse con prontitud, archivarse correctamente y estar accesibles durante todo el periodo de retención. Esta regla, y no Idaho Code 39-1394, es la fuente del límite general de 5 años para el expediente hospitalario en Idaho.
Expedientes de proveedores de Medicare
42 CFR 424.516(f) exige que los proveedores y suministradores que prestan servicios, artículos o medicamentos cubiertos de la Parte A o la Parte B, y los médicos o profesionales elegibles que ordenan, certifican, refieren o prescriben esos servicios, conserven los documentos escritos y electrónicos relacionados con esas órdenes, certificaciones, referencias y prescripciones durante 7 años a partir de la fecha del servicio.
Interprete esta regla por lo que es: un requisito de documentación que cubre el papeleo detrás de los pedidos y certificaciones, no una instrucción general de CMS para conservar todo el expediente del paciente durante 7 años. Los expedientes hospitalarios se rigen por la regla de 5 años de 42 CFR 482.24, y Idaho no establece ningún periodo para los consultorios médicos. Muchos proveedores aun así adoptan una única política de 7 o 10 años para todo, simplemente porque una política larga satisface todas las obligaciones superpuestas a la vez.
Acceso del paciente a los expedientes médicos
Los pacientes de Idaho tienen derecho a acceder a sus expedientes médicos conforme a la ley estatal y federal.
Derechos de acceso según la ley estatal de Idaho
Conforme a IDAPA 16.03.14.220, los pacientes en hospitales de Idaho tienen derecho a acceder a la información contenida en sus expedientes clínicos dentro de 3 días hábiles. Esta regulación estatal, vigente desde julio de 2019, es más protectora que el estándar federal de HIPAA.
Las disposiciones clave de las reglas de acceso del paciente hospitalario de Idaho incluyen:
- Los pacientes pueden solicitar los expedientes en formato de papel o electrónico
- Cuando se solicita el formato electrónico, el hospital debe proporcionar los expedientes en un dispositivo de almacenamiento de uso actualmente común y en un formato coherente
- Los hospitales no pueden cobrar a los pacientes una tarifa por copias que exceda la tarifa que cobra la biblioteca local
- No se puede divulgar ninguna información médica sin el consentimiento por escrito del paciente o una orden judicial oficial, excepto a entidades legalmente autorizadas como pagadores externos, organizaciones de revisión por pares y agencias de licencias
Derecho de acceso de HIPAA
Conforme a la Regla de Privacidad de HIPAA, todas las entidades cubiertas (no solo los hospitales) deben brindar a los pacientes acceso a sus expedientes médicos dentro de 30 días de una solicitud. Se permite una única extensión de 30 días si el proveedor envía un aviso por escrito al paciente explicando la demora.
El U.S. Department of Health and Human Services (HHS) ha hecho cumplir activamente este derecho a través de su HIPAA Right of Access Initiative, lo que ha resultado en sanciones económicas significativas contra proveedores que no brindaron acceso oportuno a los expedientes de los pacientes.
Tarifas por copias de expedientes médicos
Conforme a 45 CFR 164.524(c)(4), un proveedor solo puede cobrar una tarifa razonable basada en el costo por las copias, y esa tarifa puede incluir únicamente cuatro elementos: la mano de obra para copiar los expedientes en formato de papel o electrónico, los insumos para crear la copia en papel o el medio electrónico, el franqueo cuando se solicita el envío de la copia por correo, y la preparación de una explicación o resumen de los expedientes si usted acordó recibir uno en lugar de los expedientes mismos.
La regulación no establece un tope en dólares. Lo que es razonable depende del costo real de esos cuatro componentes, por lo que una tarifa que no se base en ellos, como un cargo por página por un expediente que el proveedor almacena electrónicamente, merece cuestionarse.
Las reglas administrativas de Idaho brindan protecciones adicionales de tarifas para los pacientes hospitalarios, limitando los cargos de copia a la tarifa de la biblioteca local.
Requisitos de destrucción de expedientes
Cuando se han cumplido los periodos de retención, la ley de Idaho permite la destrucción de los expedientes médicos, pero impone condiciones específicas sobre como debe llevarse a cabo esa destrucción.
Reglas de destrucción de Idaho
Conforme a Idaho Code 39-1394, los hospitales pueden destruir los expedientes que han cumplido su periodo de retención mediante:
- Quema
- Trituración
- Otros métodos eficaces coherentes con la naturaleza confidencial de los expedientes
La ley impone dos restricciones críticas:
-
Curso ordinario de los negocios. La destrucción debe realizarse en el curso ordinario de los negocios. Un hospital no puede destruir selectivamente expedientes individuales de pacientes fuera de su calendario de destrucción habitual.
-
Sin destrucción individual. Ningún expediente puede destruirse de forma individual. Los expedientes deben destruirse como parte de un proceso rutinario y sistemático que se aplique de manera coherente a los expedientes del mismo tipo y antiguedad.
Estándares de destrucción de HIPAA
La Regla de Privacidad de HIPAA exige que las entidades cubiertas apliquen salvaguardas apropiadas al eliminar la información de salud protegida (PHI). Según la orientación del HHS:
Para expedientes en papel: triturar, quemar, convertir en pulpa o pulverizar son métodos aceptables.
Para expedientes electrónicos: borrado (sobrescribir con datos no sensibles), purgado (desmagnetizar) o destrucción física (desintegración, pulverización, fundición, incineración o trituración del medio) son métodos aceptables.
La PHI nunca debe colocarse en contenedores de basura u otros recipientes accesibles al público a menos que se haya vuelto ilegible, indescifrable e imposible de reconstruir.
Cuando cierra un consultorio médico en Idaho
Idaho no tiene una ley especifica que rija lo que sucede con los expedientes médicos cuando cierra un consultorio médico. Sin embargo, los proveedores tienen obligaciones tanto legales como éticas de garantizar la continuidad del acceso para los pacientes.
Obligaciones del proveedor
Cuando un consultorio médico cierra en Idaho, el proveedor debe:
- Notificar a los pacientes con anticipación, brindando al menos 30 días de aviso cuando sea posible
- Disponer la transferencia de los expedientes a un médico sucesor o a un custodio de expedientes médicos
- Asegurarse de que el custodio acepte mantener los expedientes durante el periodo de retención requerido
- Poner los expedientes a disposición de los pacientes cuando lo soliciten con una autorización HIPAA adecuada
- Mantener los expedientes en un lugar seguro hasta que puedan transferirse o destruirse adecuadamente después de que venza el periodo de retención
Requisitos del custodio de expedientes
Si el consultorio no se vende a otro proveedor, el médico que cierra debe designar un custodio de expedientes médicos. El custodio debe:
- Mantener los expedientes durante el periodo completo de retención requerido por la ley
- Mantener los expedientes seguros y confidenciales de conformidad con HIPAA
- Responder a las solicitudes de acceso y copias de los pacientes
- Seguir los procedimientos adecuados de destrucción cuando venza el periodo de retención
El Idaho Board of Medicine puede brindar orientación a los médicos que cierran sus consultorios, pero no existe un marco regulatorio específico que exija un proceso en particular.
Tabla resumen de retención de expedientes médicos de Idaho
| Tipo de expediente | Periodo mínimo de retención | Ley aplicable |
|---|---|---|
| Expedientes de laboratorio clínico hospitalario | No destruible hasta 5 años después de la fecha de la prueba | Idaho Code 39-1394 |
| Placas de rayos X hospitalarias (adultos) | No destruible hasta 5 años después de la fecha de exposición | Idaho Code 39-1394 |
| Placas de rayos X hospitalarias (menores) | No destruible hasta 5 años después de que el paciente cumpla 18 | Idaho Code 39-1394 |
| Todos los expedientes médicos hospitalarios (Medicare) | 5 años como mínimo | 42 CFR 482.24 |
| Expedientes de médico/ambulatorios | Sin ley especifica de Idaho; se recomiendan 10 años | Recomendación de la AMA, no ley |
| Documentación de pedidos y certificación de Medicare | 7 años desde la fecha del servicio | 42 CFR 424.516(f) |
| Documentación administrativa de HIPAA | 6 años desde la creación o última fecha de vigencia | 45 CFR 164.530(j) |
| Expedientes de proveedores de Idaho Medicaid | 5 años | Acuerdo de Proveedor de Idaho Medicaid |
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tienen los hospitales de Idaho que conservar los expedientes médicos?
Idaho Code 39-1394 permite a un hospital de Idaho destruir los expedientes de laboratorio clínico 5 años después de la prueba y las placas de rayos X 5 años después de la exposición, o 5 años después de que un paciente menor cumpla 18 años, lo que ocurra después, por lo que esos expedientes permanecen archivados al menos ese tiempo. El límite general de 5 años para el resto del expediente proviene de la ley federal: los hospitales que participan en Medicare deben cumplir con 42 CFR 482.24, que exige la retención de los expedientes médicos durante al menos 5 años en su forma original o legalmente reproducida. En la práctica, muchos hospitales de Idaho conservan los expedientes durante 7 a 10 años para tener en cuenta posibles litigios y auditorías.
¿Exige Idaho que los médicos conserven los expedientes médicos durante un número específico de años?
No. Idaho no tiene una ley especifica que exija a los médicos privados o grupos de médicos conservar los expedientes médicos durante un periodo determinado. Idaho Code 39-1394 se aplica únicamente a los hospitales. Los médicos deben seguir la recomendación general de la AMA de 10 años a partir del último encuentro con el paciente, los requisitos de su asegurador de negligencia y la regla federal de 7 años en 42 CFR 424.516(f), que cubre la documentación detrás de los pedidos, certificaciones, referencias y prescripciones de Medicare.
¿Cuánto tiempo deben conservar los hospitales los expedientes médicos de los niños en Idaho?
Para las placas de rayos X, Idaho Code 39-1394 permite la destrucción solo 5 años después de la fecha de exposición o 5 años después de que el paciente cumpla 18 años, lo que ocurra después, razón por la cual los expedientes de un niño pequeño a menudo se conservan hasta los 23 años. Esa práctica de conservar hasta los 23 años se basa en la regla de rayos X, no en un plazo de negligencia indefinidamente abierto. Idaho Code 5-230 limita la suspensión del plazo por razón de minoría de edad a seis años, de modo que, combinado con el plazo de 2 años de Idaho Code 5-219(4), una demanda por negligencia médica de un menor en Idaho generalmente prescribe alrededor de 8 años después del hecho, no al cumplir 18 años.
¿Puedo obtener copias de mis expedientes médicos de un hospital de Idaho?
Si. Conforme a IDAPA 16.03.14.220, los pacientes de hospitales de Idaho tienen derecho a acceder a sus expedientes clínicos dentro de 3 días hábiles de una solicitud. Puede solicitar los expedientes en formato de papel o electrónico. El hospital no puede cobrarle más que la tarifa de la biblioteca local por las copias. Conforme a la ley federal de HIPAA, todos los proveedores de atención médica deben brindar acceso dentro de 30 días y solo pueden cobrar una tarifa razonable basada en el costo, que conforme a 45 CFR 164.524(c)(4) se limita a la mano de obra de copiado, los insumos, el franqueo y cualquier resumen que usted haya acordado recibir.
¿Qué sucede con mis expedientes médicos si el consultorio de mi médico cierra en Idaho?
Idaho no tiene una ley especifica que rija la disposición de los expedientes médicos cuando cierra un consultorio médico. Sin embargo, se espera que el proveedor que cierra disponga que un médico sucesor o un custodio de expedientes médicos mantenga los expedientes durante el periodo de retención requerido. Se debe notificar a los pacientes antes del cierre para que puedan solicitar copias o autorizar la transferencia de sus expedientes. El Idaho Board of Medicine puede brindar orientación en situaciones específicas.
Actualizaciones
Se corrigió esta página para reflejar que Idaho Code 39-1394 no impone un deber general de retención hospitalaria de cinco años, que Idaho Code 5-230 limita la suspensión del plazo por minoría de edad a seis años en lugar de extender el plazo de un menor hasta la adultez, y que la regla federal de siete años en 42 CFR 424.516(f) cubre la documentación de pedidos y certificación; se eliminó la cifra no verificada de $6.50 por copias de HIPAA en favor del estándar de tarifa razonable basada en el costo de la regulación.
La ley detrás de este artículo
Este artículo se apoya en las disposiciones legales a continuación, conservadas en nuestro propio registro jurídico y obtenidas de la fuente oficial. Toque una sección para leer el texto vigente.
Idaho Code
§ 39-1394Patient care records — Retention — AuthenticationVigente
39-1394. Patient care records — Retention — Authentication. (1) Retention. (a) Hospital records relating to the care and treatment of a patient may be preserved in microfilm, other photographically reproduced form or electronic medium.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-09-07 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en legislature.idaho.gov
§ 9-420Proof of hospital medical charts or records by certified copy and compliance with subpoena duces tecum for production thereof. 1. Medical charts or records of hospitals licensed in this state may be proved as to foundation, identity and authenticity by use of a legible and durable copy, certified upon verification by an employee of the hospital charged with the responsibility of being custodian of the originals thereof and empowered by said hospital to make such verified certifications. Said copy may be used in any proceeding in lieu of the original which, however, the hospital shall hold available during the pendency of the cause or proceeding for inspection and comparison by the court, tribunal or hearing officer and by the parties and their attorneys of record. A hospital wishing to avail itself of this section shall at any time prior to the time for proof of said charts and records, place on file with the clerk of the court or with the other body or agency conducting the proceeding a certified copy of a resolution of the governing board of such hospital, authorizing and identifying such employeeVigente
9-420. Proof of hospital medical charts or records by certified copy and compliance with subpoena duces tecum for production thereof. 1.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-08-01 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en legislature.idaho.gov
§ 5-219Actions against officers, for penalties, on bonds, and for professional malpractice or for personal injuries. Within twoVigentecitada en 9 de nuestros artículos
5-219. Actions against officers, for penalties, on bonds, and for professional malpractice or for personal injuries. Within two (2) years: 1.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-08-01 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en legislature.idaho.gov
Citada en 167 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Lapham v. Stewart (Idaho Supreme Court 2002, 137 Idaho 582)“…that the action was barred by the statute of limitations, Idaho Code § 5-219 (4). Because matters outside the compla…”
- Martin v. Clements (Idaho Supreme Court 1978, 98 Idaho 906)“…ssible retroactive application of the statute. We agree. Idaho Code § 5-219 (4), prior to its 1971 amendment, provi…”
- Conner v. Hodges (Idaho Supreme Court 2014, 157 Idaho 19)“…was barred by the two-year statute of limitations found in Idaho Code section 5-219(4), as Jami suffered some damage that w…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 39-1392aDefinitions. The following terms shall have the following meanings when used in this section:Vigente
39-1392a. Definitions. The following terms shall have the following meanings when used in this section: (1) "Emergency medical services personnel" means emergency medical services providers and ambulance-based clinicians licensed pursuant to chapter 9, title 46, Idaho Code.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-08-01 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en legislature.idaho.gov
Code of Federal Regulations Title 42
§ 482.24Condition of participation: Medical record services.Vigentecitada en 52 de nuestros artículos
The hospital must have a medical record service that has administrative responsibility for medical records. A medical record must be maintained for every individual evaluated or treated in the hospital. (a) Standard: Organization and staffing. The organization of the medical record service must be appropriate to the scope and complexity of the services performed. The hospital must employ adequate personnel to ensure prompt completion, filing, and retrieval of records. (b) Standard: Form and retention of record. The hospital must maintain a medical record for each inpatient and outpatient. Medical records must be accurately written, promptly completed, properly filed and retained, and accessible. The hospital must use a system of author identification and record maintenance that ensures the integrity of the authentification and protects the security of all record entries. (1) Medical records must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years. (2) The hospital must have a system of coding and indexing medical records. The system must allow for timely retrieval by diagnosis and procedure, in order to support medical care evaluation studies.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 18 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (2020) sostuvo que el deber de mantener expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 es un requisito genérico que no acredita la materialidad bajo la False Claims Act. United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (2008) aplicó 482.24(c) a pruebas sobre la firma de expedientes.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (Court of Appeals for the Tenth Circuit 2020, 949 F.3d 533)✓Una demandante bajo la False Claims Act alegó que el hospital falsificó las horas de llegada de pacientes para cobrar más de los programas de calidad de Medicare. La corte sostuvo que el deber genérico de llevar expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 no aborda esos programas ni basta para probar la materialidad.
- United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (District Court, District of Columbia 2008, 533 F. Supp. 2d 12)✓Enfermeras anestesistas alegaron que el hospital facturó a Medicare como si los anestesiólogos hubieran hecho todo el procedimiento. Citando el plazo de 30 días del 42 C.F.R. 482.24(c)(2), la corte excluyó la prueba de firmas tardías y también la de firmas masivas, aunque el inciso (c)(1) la hacía pertinente.
- NATIONAL ASS'N OF PSYCHIATRIC HEALTH SYSTEM v. Shalala (District Court, District of Columbia 2000, 120 F. Supp. 2d 33)“…to preexisting recordkeeping requirements, as specified in 42 C.F.R. § 482.24 . 7 . Proposed Rul…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Code of Federal Regulations Title 45
§ 164.530Administrative requirements.Vigentecitada en 40 de nuestros artículos
(a)(1) Standard: Personnel designations. (i) A covered entity must designate a privacy official who is responsible for the development and implementation of the policies and procedures of the entity. (ii) A covered entity must designate a contact person or office who is responsible for receiving complaints under this section and who is able to provide further information about matters covered by the notice required by § 164.520. (2) Implementation specification: Personnel designations. A covered entity must document the personnel designations in paragraph (a)(1) of this section as required by paragraph (j) of this section. (b)(1) Standard: Training. A covered entity must train all members of its workforce on the policies and procedures with respect to protected health information required by this subpart and subpart D of this part, as necessary and appropriate for the members of the workforce to carry out their functions within the covered entity. (2) Implementation specifications: Training.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 23 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Surprise v. Innovation Group, Inc. (2013) aplicó 45 CFR 164.530(c) y señaló que exige salvaguardas apropiadas pero no especifica cuáles deben ser, y rechazó un reclamo de despido basado en ello. Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (2011) trató ese mismo deber como trasfondo de reclamos estatales y devolvió el caso al tribunal estatal.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (District Court, E.D. Pennsylvania 2011, 826 F. Supp. 2d 718)✓Una memoria USB perdida expuso datos de salud de 280,000 niños asegurados, y un padre demandó por negligencia per se en un tribunal estatal. El tribunal sostuvo que basar el reclamo en la regla de salvaguardas de HIPAA, 45 C.F.R. 164.530(c)(2)(i), no planteaba una cuestión federal sustancial, y devolvió el caso.
- Surprise v. Innovation Group, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2013, 925 F. Supp. 2d 134)✓Un empleado despedido tras quejarse de que documentos con información de salud iban a la basura sin protección demandó por despido injustificado. El tribunal interpretó que 45 C.F.R. 164.530(c) exige salvaguardas sin fijar un método, y sostuvo que las reglas de descarte de HIPAA no eran una política pública bien definida.
- Michael Terpin v. at and T Mobility LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2024, 118 F.4th 1102)“…viders to protect patients’ “protected health information.” 45 C.F.R. § 164.530(c)(1); Moore, 299 Cal. Rptr. 3d at 561.…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Fuentes y referencias
- Idaho Code 39-1394 - Retención de expedientes hospitalarios(legislature.idaho.gov).gov
- Idaho Code 39-1392a - Definiciones (Hospitales)(legislature.idaho.gov).gov
- Idaho Code 9-420 - Expedientes médicos hospitalarios como prueba(legislature.idaho.gov).gov
- Idaho Code 5-219 - Plazo de prescripción por negligencia(legislature.idaho.gov).gov
- IDAPA 16.03.14.360 - Servicio de expedientes médicos (Reglas hospitalarias)(law.cornell.edu)
- IDAPA 16.03.14.220 - Derechos del paciente (Reglas hospitalarias)(law.cornell.edu)
- 42 CFR 482.24 - Condiciones de Participación de CMS: Servicios de expedientes médicos(law.cornell.edu)
- HHS - Exige HIPAA que las entidades cubiertas conserven los expedientes médicos?(hhs.gov).gov
- HHS - Eliminación de la información de salud protegida(hhs.gov).gov
- HHS - Aplicación del derecho de acceso de HIPAA(hhs.gov).gov
- Idaho Board of Medicine(dopl.idaho.gov).gov
- CMS - Retención de expedientes médicos y formato de medios(cms.gov).gov
- Idaho Code 5-230 - Incapacidad por Minoría de Edad o Insania; Límite de Suspensión de Seis Años(legislature.idaho.gov)
- 42 CFR 424.516(f) - Requisitos Adicionales para Proveedores y Suministradores: Retención de Documentación de 7 Años(law.cornell.edu)
- 45 CFR 164.524 - Derecho de Acceso de HIPAA y Tarifas de Copia Razonables Basadas en el Costo(law.cornell.edu)