Leyes de conservación de expedientes médicos en Luisiana (Guía 2026)

Los hospitales de Luisiana deben guardar los expedientes médicos del paciente durante al menos 10 años desde el alta conforme a La. Rev. Stat. 40:2144, mientras que los médicos y dentistas deben conservar los expedientes durante al menos 6 años a partir de la fecha del último tratamiento conforme a La. Rev. Stat. 40:1165.1. Los proveedores que participan en Medicare enfrentan un piso federal de 7 años.

Última verificación: marzo de 2026. Esta página refleja las Louisiana Revised Statutes Title 40, Sections 2144 y 1165.1 vigentes, junto con las regulaciones federales aplicables.

Tabla de contenido

• Panorama de las leyes de conservación de expedientes médicos en Luisiana
• Requisitos de conservación de expedientes hospitalarios
• Conservación de expedientes de médicos y dentistas
• Conservación de imágenes diagnósticas y radiografías
• Expedientes médicos de pacientes menores
• Requisitos federales: HIPAA y CMS
• Acceso del paciente a los expedientes médicos
• Destrucción adecuada de expedientes médicos
• Cierre de consultorio y transferencia de expedientes
• Preguntas frecuentes
• Fuentes y referencias

Panorama de las leyes de conservación de expedientes médicos en Luisiana

Luisiana tiene dos estatutos principales que rigen la conservación de expedientes médicos. La. Rev. Stat. 40:2144, conocida como la Hospital Records and Retention Act, aplica a los hospitales y centros de salud institucionales. La. Rev. Stat. 40:1165.1 cubre a los médicos, dentistas y otros proveedores individuales de salud.

Estas leyes estatales establecen periodos mínimos de conservación. Los proveedores de salud siempre pueden optar por conservar los expedientes por más tiempo del requerido. También pueden aplicar requisitos federales de HIPAA y CMS, y los proveedores deben seguir el estándar que exija el periodo de conservación más largo.

La ley de Luisiana permite almacenar los expedientes médicos en su forma original en papel, en copias microfilmadas, en formato electrónico u otras formas reproducidas aprobadas por el Louisiana Department of Health. El almacenamiento electrónico debe incluir salvaguardas contra el borrado o la alteración.

Tabla de referencia rápida:

Requisitos de conservación de expedientes hospitalarios

Conforme a La. Rev. Stat. 40:2144, los hospitales de Luisiana deben conservar los expedientes médicos del paciente durante un mínimo de 10 años a partir de la fecha en que se da de alta al paciente. Este requisito aplica a todos los tipos de expedientes hospitalarios, incluidos los resúmenes de admisión y alta, los informes quirúrgicos, los resultados de laboratorio, las órdenes médicas, las notas de enfermería y los registros de consulta.

El reloj de 10 años comienza en la fecha del alta, no en la fecha de admisión ni en la fecha de la última anotación en el expediente. Para los pacientes con múltiples estancias hospitalarias, cada admisión y alta crea un periodo de conservación separado para ese conjunto particular de expedientes.

Los hospitales pueden guardar los expedientes en su forma original en papel, en formato microfilmado o cualquier método de almacenamiento electrónico o digital aprobado por el Louisiana Department of Health. La ley exige específicamente que cualquier sistema de almacenamiento electrónico ofrezca salvaguardas razonables contra el borrado o la alteración de los expedientes.

El periodo de conservación de imágenes de 3 años no es fijo. Conforme a La. Rev. Stat. 40:2144(F)(2), un hospital debe conservar el material gráfico, las imágenes, las películas de rayos X y materiales diagnósticos similares durante un periodo más largo cuando cualquiera de tres personas lo solicite por escrito: un médico tratante o consultor del paciente, el paciente (o alguien que actúe legalmente en su nombre), o el asesor legal de una parte cuyo interés se vea afectado por los expedientes.

Un paciente no necesita un abogado para invocar esto. El estatuto nombra directamente al paciente, de modo que una solicitud de preservación por escrito enviada por el paciente al hospital basta para evitar que las imágenes se destruyan al llegar al periodo de 3 años. Esta disposición extiende únicamente el periodo de conservación de las imágenes; no modifica el periodo de conservación separado de 10 años que aplica a los expedientes hospitalarios generales.

Las firmas electrónicas de proveedores de salud con licencia en los expedientes médicos hospitalarios están autorizadas conforme a la ley de Luisiana. El Louisiana Department of Health tiene la autoridad para establecer las reglas que rigen como se usan y verifican las firmas electrónicas.

Conservación de expedientes de médicos y dentistas

La. Rev. Stat. 40:1165.1 establece un requisito de conservación de 6 años para médicos y dentistas. A diferencia del estatuto hospitalario, el reloj de conservación para los expedientes médicos comienza a partir de la fecha en que se atendió por última vez al paciente, no desde la fecha de alta.

Esta distinción importa en la práctica. Un paciente que ve a su médico de atención primaria anualmente reiniciaria su reloj de conservación con cada visita. El periodo de 6 años solo comienza a correr desde el encuentro más reciente.

El requisito de 6 años aplica a todos los expedientes médicos y dentales mantenidos por el proveedor. Esto incluye historiales del paciente, hallazgos de exámenes, planes de tratamiento, notas de evolución, recetas, cartas de referencia y correspondencia relacionada con la atención del paciente.

Los médicos y dentistas pueden almacenar los expedientes en su forma original en papel, en microfilm o en cualquier formato reproducido de manera similar. Los sistemas de expedientes de salud electrónicos (EHR) cumplen con el requisito de conservación siempre que los expedientes permanezcan accesibles y protegidos contra modificaciones no autorizadas.

El estatuto aplica a los profesionales individuales, las prácticas grupales y las corporaciones médicas profesionales. Cuando un médico opera dentro de un entorno hospitalario, el requisito de conservación de 10 años del hospital conforme a La. Rev. Stat. 40:2144 típicamente regiria los expedientes creados dentro del hospital.

Conservación de imágenes diagnósticas y radiografías

Tanto La. Rev. Stat. 40:2144 como La. Rev. Stat. 40:1165.1 contienen disposiciones separadas para los materiales de imágenes diagnósticas. Las películas de rayos X, las resonancias magnéticas, las tomografías computarizadas, las imágenes de ultrasonido y otro material gráfico usado para producir informes diagnósticos o terapéuticos tienen un periodo mínimo de conservación más corto de 3 años.

Para los hospitales, el periodo de 3 años corre desde la fecha en que se dio de alta al paciente. Para los médicos y dentistas, corre desde la fecha en que se atendió por última vez al paciente.

El periodo de conservación más corto para las imágenes refleja los desafíos prácticos de almacenar grandes volúmenes de película física. Sin embargo, como la imagen digital (sistemas PACS) ha reemplazado en gran medida la película física, muchos centros de salud ahora conservan las imágenes diagnósticas durante el mismo periodo que otros expedientes médicos.

Los proveedores de salud deben tener en cuenta que, si bien los materiales de imagen en si pueden destruirse después de 3 años, cualquier informe diagnóstico o terapéutico generado a partir de esas imágenes sigue siendo parte del expediente médico general. Esos informes están sujetos al periodo completo de conservación de 10 años o 6 años.

Ambos estatutos permiten extender el piso de 3 años para las imágenes mediante una solicitud por escrito. Para las imágenes hospitalarias, La. Rev. Stat. 40:2144(F)(2) permite que un médico tratante o consultor, el paciente o alguien que actúe legalmente en su nombre, o el asesor legal de una parte con un interés afectado hagan esa solicitud. Para las imágenes en manos de un médico o dentista, La. Rev. Stat. 40:1165.1(A)(3)(b) es más limitado y apunta al paciente: las imágenes "shall be retained for a longer period when requested in writing by the patient" (deberán conservarse por un periodo más largo cuando el paciente lo solicite por escrito). En ambos entornos, un paciente puede proteger sus propias imágenes sin necesidad de un abogado.

Los proveedores pueden almacenar las imágenes en película original, microfilm o formato digital. El almacenamiento digital debe cumplir con los mismos requisitos de salvaguarda que otros expedientes electrónicos.

Expedientes médicos de pacientes menores

La ley de Luisiana no incluye una disposición estatutaria separada que extienda explícitamente los periodos de conservación según un paciente que alcanza la mayoría de edad (18 años en Luisiana). Los periodos estándar de conservación de 10 años para hospitales y 6 años para médicos aplican a todos los expedientes del paciente, sin importar la edad del paciente al momento del tratamiento.

Sin embargo, los proveedores de salud deben reconocer que los periodos estándar de conservación pueden no ofrecer protección adecuada al tratar a pacientes menores. Un niño tratado a los 5 años en un hospital tendría sus expedientes conservados hasta los 15 años bajo la regla de 10 años, lo cual sigue siendo antes de la mayoría de edad.

La mejor práctica de la industria, respaldada por la guía de la American Health Information Management Association (AHIMA), recomienda conservar los expedientes médicos de pacientes menores hasta que el paciente alcance la mayoría de edad más el plazo de prescripción aplicable para las reclamaciones por negligencia médica. El plazo de prescripción de Luisiana, La. Rev. Stat. 9:5628(A), exige que una demanda por negligencia médica se presente "within one year from the date of the alleged act, omission, or neglect, or within one year from the date of discovery" (dentro de un año a partir de la fecha del presunto acto, omisión o negligencia, o dentro de un año a partir de la fecha de descubrimiento), y en todo caso dentro de tres años a partir de la fecha del acto. El plazo de un año desde el acto es el detonante principal; el descubrimiento es un punto de partida alternativo, no la regla general.

Luisiana no suspende ese plazo mientras el paciente es menor de edad. La. Rev. Stat. 9:5628(B) establece que la sección "shall apply to all persons whether or not infirm or under disability of any kind and including minors and interdicts" (aplicará a todas las personas, ya sea que tengan o no una incapacidad de cualquier tipo, incluidos los menores e interdictos). Un proveedor no debe interpretar el 9:5628 como una extensión del plazo de reclamación de un menor más allá de los límites de uno y tres años, porque el estatuto establece expresamente que no lo hace.

Por lo tanto, conservar los expedientes de un menor hasta los 21 años es una decisión de gestión de riesgos, no algo que la ley de Luisiana exija o implique. Aun así, sigue siendo una decisión sensata: mantiene el expediente disponible para la continuidad de la atención cuando un paciente pediátrico pasa a la atención de adultos, y cubre las demandas presentadas cerca del límite exterior del plazo de tres años, las disputas sobre cuándo comenzó ese plazo de tres años, y cualquier reclamación federal o de otro estado que sí suspenda el plazo por minoría de edad. Muchos proveedores de salud de Luisiana lo adoptan por estas razones.

Requisitos federales: HIPAA y CMS

Conservación de documentación de HIPAA

La Regla de Privacidad de HIPAA no exige que las entidades cubiertas conserven los expedientes médicos durante ningún periodo específico. Según el U.S. Department of Health and Human Services, las leyes estatales rigen cuanto tiempo deben guardarse los expedientes médicos.

Sin embargo, HIPAA si exige que las entidades cubiertas conserven cierta documentación relacionada con el cumplimiento durante 6 años. Conforme a 45 CFR 164.530(j), lo siguiente debe conservarse durante 6 años a partir de la fecha de creación o de la fecha en que estuvo en vigor por última vez, lo que sea posterior:

• Políticas y procedimientos de privacidad
• Avisos de prácticas de privacidad
• Resolución de quejas
• Contabilidad requerida de divulgaciones
• Registros de capacitación
• Acuerdos con socios comerciales

Este requisito de HIPAA de 6 años aplica a la documentación administrativa de cumplimiento, no a los expedientes médicos del paciente en si.

Requisitos de seguridad de HIPAA

Si bien HIPAA no dicta periodos de conservación, si exige que toda la información médica protegida (PHI) este resguardada durante todo su ciclo de vida. Las entidades cubiertas deben implementar salvaguardas administrativas, técnicas y físicas para proteger los expedientes contra el acceso, la alteración o la destrucción no autorizados mientras esos expedientes existan.

Requisitos de CMS y Medicare

Los proveedores de salud que participan en Medicare deben cumplir con requisitos federales adicionales de conservación. Conforme a 42 CFR 424.516(f), los proveedores y suministradores deben mantener la documentación durante 7 años a partir de la fecha del servicio.

Esta documentación incluye registros escritos y electrónicos relacionados con órdenes, certificaciones, referencias, recetas y solicitudes de pago por servicios de la Parte A o Parte B. El incumplimiento de este requisito puede resultar en la revocación de la inscripción en Medicare conforme a 42 CFR 424.535(a)(10).

Para los hospitales que participan en Medicare, las Conditions of Participation en 42 CFR 482.24 exigen que los expedientes médicos se conserven en su forma original o reproducida legalmente durante un periodo de al menos 5 años. Dado que el requisito de conservación hospitalaria de 10 años de Luisiana es más largo, la ley estatal prevalece.

El periodo de conservación de médicos de Luisiana de 6 años es más corto que el requisito de 7 años de Medicare. Los médicos que participan en Medicare deben conservar los expedientes durante al menos 7 años para cumplir con la ley estatal y federal.

Acceso del paciente a los expedientes médicos

Conforme a La. Rev. Stat. 40:1165.1, todo proveedor de salud en Luisiana debe entregar a los pacientes copias de sus expedientes médicos previa solicitud. Los proveedores deben responder a las solicitudes por escrito dentro de 15 días.

Tarifas de copiado para expedientes en papel

La ley de Luisiana limita las tarifas que los proveedores pueden cobrar por copias en papel de expedientes médicos:

• Primeras 25 páginas: Hasta $1.00 por página
• Páginas 26 a 350: Hasta $0.50 por página
• Páginas 351 y siguientes: Hasta $0.25 por página
• Cargo por manejo: Hasta $25.00 para hospitales, hogares de ancianos y otros proveedores
• Franqueo: Costo real

Expedientes digitales

Cuando los expedientes se generan, mantienen o almacenan en formato digital, los pacientes pueden solicitar copias en formato digital. El cargo por copiado de las copias digitales no puede exceder $100.00, más todos los cargos de franqueo realmente incurridos, que se facturan por separado del límite de $100.00.

Copias de radiografías e imágenes

Las personas autorizadas también tienen derecho a obtener copias de radiografías y otros medios de imagen. Los proveedores pueden cobrar costos razonables de reproducción más un cargo por manejo de $20.00 para hospitales o $10.00 para otros proveedores de salud.

Derechos de acceso bajo HIPAA

Además de la ley estatal de Luisiana, 45 CFR 164.524 otorga a las personas el derecho de inspeccionar y obtener copias de su información médica protegida mantenida en un conjunto designado de registros. Las entidades cubiertas deben actuar sobre las solicitudes de acceso dentro de 30 días, con una prorroga de 30 días permitida.

HIPAA exige que los expedientes se proporcionen en el formato solicitado por la persona si es fácilmente producible. Si no es fácilmente producible, la entidad cubierta debe proporcionar los expedientes en una copia impresa legible u otro formato acordado por ambas partes.

Acceso de los padres a los expedientes de menores

Los padres generalmente tienen derecho a acceder y solicitar modificaciones a los expedientes médicos de su hijo menor en Luisiana. Sin embargo, este derecho tiene excepciones. Si un proveedor de salud cree razonablemente que un padre esta abusando o descuidando a un niño, el proveedor no está obligado a otorgar al padre acceso a los expedientes del niño.

Destrucción adecuada de expedientes médicos

Una vez que ha vencido el periodo de conservación aplicable, los proveedores de salud de Luisiana pueden destruir los expedientes médicos. Sin embargo, la destrucción debe llevarse a cabo de una manera que proteja la privacidad del paciente y cumpla con los requisitos estatales y federales.

Estándares de destrucción de HIPAA

Conforme a HIPAA, las entidades cubiertas deben garantizar que la información médica protegida no pueda recuperarse ni reconstruirse después de la destrucción. La guía del HHS sobre la eliminación de PHI especifica los métodos aceptables:

• Expedientes en papel: Triturado, incineración, reducción a pulpa o pulverización para que la PHI quede ilegible y no pueda reconstruirse
• Expedientes electrónicos: Borrado (sobrescritura), purga (desmagnetización) o destrucción física de los medios de almacenamiento

Requisitos de Luisiana

Luisiana no tiene un estatuto específico que detalle los procedimientos de destrucción de expedientes médicos más allá de lo que exige HIPAA. Sin embargo, el Louisiana Department of Health y el Louisiana Department of Environmental Quality regulan la eliminación de desechos médicos, que puede incluir expedientes físicos contaminados con materiales biológicos.

Los proveedores de salud deben mantener un registro de destrucción que documente que expedientes se destruyeron, la fecha de destrucción, el método utilizado y el nombre de la persona que supervisó el proceso. Este registro debe conservarse de forma permanente, ya que sirve como prueba de que los expedientes se manejaron adecuadamente.

Expedientes bajo retención legal

Los proveedores no deben destruir ningún expediente sujeto a una retención por litigio o una citación pendiente. Conforme a La. Rev. Stat. 40:2144(F)(2), una solicitud de preservación por escrito extiende la conservación específicamente del material gráfico, las imágenes, las películas de rayos X y materiales diagnósticos similares más allá de su periodo estándar de 3 años. Esa solicitud puede provenir de un médico tratante o consultor, del paciente o de alguien que actúe legalmente en su nombre, o del asesor legal de una parte con un interés afectado. No extiende el periodo de conservación general de 10 años de los expedientes hospitalarios.

Cierre de consultorio y transferencia de expedientes

Cuando un médico o proveedor de salud en Luisiana cierra un consultorio médico, sigue siendo responsable de garantizar que los expedientes del paciente se mantengan adecuadamente durante el resto del periodo de conservación aplicable.

Requisitos de notificación

Ni La. Rev. Stat. 40:2144 ni La. Rev. Stat. 40:1165.1 abordan el cierre de consultorios. Ninguno de los dos establece un plazo de notificación, ni exige que un médico registre algo ante una agencia estatal al cerrar. Lo que sí establecen los estatutos es que el deber de conservación en sí no termina con el cierre del consultorio: los expedientes creados durante el tratamiento deben seguir conservándose durante todo el periodo de 6 o 10 años.

La página de recursos para profesionales del Louisiana State Board of Medical Examiners (LSBME) señala que cerrar un consultorio requiere prestar atención cuidadosa a la continuidad de la atención del paciente y a la protección de los expedientes médicos, y remite a los médicos a la guía de la Louisiana State Medical Society y al AMA Code of Medical Ethics. Se trata de recursos de estándares profesionales, no de una lista de verificación estatutaria.

Las mejores prácticas para notificar a los pacientes incluyen:

• Enviar aviso por escrito con al menos 30 a 90 días de anticipación a la fecha de cierre
• Publicar un aviso en un periódico local
• Colocar un aviso en el consultorio y en cualquier sitio web del consultorio
• Informar por escrito a los pacientes dónde se conservarán sus expedientes y cómo solicitar una copia

Custodio de expedientes

Dado que el deber de conservación corre durante todo el periodo estatutario sin importar si el consultorio sigue abierto, un médico que cierra su consultorio necesita un plan práctico para conservar los expedientes durante el resto de ese periodo. Designar un custodio es la manera habitual de hacerlo: otro médico, una compañía de almacenamiento de expedientes médicos u otra entidad apropiada puede conservar los expedientes y responder a las solicitudes de los pacientes. Esto es una forma de cumplir con el deber de conservación que imponen los estatutos, no una presentación estatutaria separada.

Los estatutos de conservación de Luisiana no crean un registro público de custodios de expedientes, y ninguna agencia estatal está establecida por esos estatutos como servicio de búsqueda para localizar expedientes de un consultorio cerrado. A los antiguos pacientes generalmente les conviene escribir a la última dirección conocida del consultorio del médico, comunicarse con cualquier consultorio o grupo sucesor con el que haya trabajado el médico, o preguntar en el centro donde se brindó la atención si el tratamiento se realizó en un hospital.

Venta o fusión de un consultorio

Cuando un consultorio se vende o se fusiona con otro proveedor, la entidad adquirente típicamente asume la custodia de los expedientes existentes del paciente. El médico vendedor debe notificar a los pacientes afectados y brindarles la oportunidad de transferir sus expedientes a un proveedor diferente si lo prefieren.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo deben guardar los hospitales de Luisiana los expedientes médicos?

Los hospitales de Luisiana deben conservar los expedientes médicos durante un mínimo de 10 años a partir de la fecha en que se da de alta al paciente, según lo exige La. Rev. Stat. 40:2144. Las radiografías y los materiales de imagen diagnóstica deben guardarse durante al menos 3 años desde el alta. Ese periodo de conservación de 3 años para las imágenes debe extenderse cuando cualquiera de tres personas que nombra el estatuto lo solicite por escrito: un médico tratante o consultor del paciente, el paciente o alguien que actúe legalmente en su nombre, o el asesor legal de una parte cuyo interés se vea afectado por los expedientes. No necesita un abogado para hacer esa solicitud sobre sus propias imágenes. El estatuto no extiende de la misma manera el periodo de conservación general de 10 años.

¿Cuánto tiempo tienen que guardar los médicos de Luisiana los expedientes del paciente?

Los médicos y dentistas en Luisiana deben conservar los expedientes médicos del paciente durante al menos 6 años a partir de la fecha en que se atendió por última vez al paciente, conforme a La. Rev. Stat. 40:1165.1. Las radiografías e imágenes deben conservarse durante al menos 3 años. Los médicos que participan en Medicare deben guardar los expedientes durante al menos 7 años para cumplir con el requisito federal conforme a 42 CFR 424.516(f).

¿Exige HIPAA que los expedientes médicos se guarden durante un periodo específico?

No. La Regla de Privacidad de HIPAA no establece periodos de conservación de expedientes médicos. Las leyes estatales, incluidos los estatutos de Luisiana, rigen cuanto tiempo deben conservarse los expedientes médicos. HIPAA si exige que las entidades cubiertas conserven la documentación de cumplimiento (como las políticas de privacidad y los registros de capacitación) durante 6 años conforme a 45 CFR 164.530(j).

¿Cómo puedo obtener copias de mis expedientes médicos en Luisiana?

Puede presentar una solicitud por escrito a su proveedor de salud, quien debe proporcionar copias dentro de 15 días. La ley de Luisiana limita las tarifas de copiado a $1.00 por página para las primeras 25 páginas, con tarifas más bajas para páginas adicionales, más un cargo por manejo de hasta $25.00. Para los expedientes almacenados digitalmente, el cargo por copiado no puede exceder $100.00, más los costos reales de franqueo, que se facturan por separado de ese límite. Conforme a HIPAA, también tiene derecho a recibir los expedientes en su formato electrónico preferido si es fácilmente producible.

¿Qué ocurre con mis expedientes médicos si mi médico cierra su consultorio?

Cerrar un consultorio no termina el deber de conservación. Sus expedientes deben seguirse guardando por el resto del periodo de 6 años conforme a La. Rev. Stat. 40:1165.1 (o de 10 años conforme a La. Rev. Stat. 40:2144 si la atención se brindó en un hospital), por lo que un médico que se retira generalmente designa a otro médico o a una compañía de almacenamiento de expedientes para conservarlos. Los estatutos de conservación de Luisiana no establecen un registro estatal de custodios de expedientes, así que no existe una lista central donde buscar. Comience con una solicitud por escrito a la última dirección conocida del consultorio de su antiguo médico, luego intente con cualquier consultorio o grupo sucesor, y comuníquese directamente con el hospital para obtener expedientes de atención hospitalaria.

Fuentes y referencias

• La. Rev. Stat. 40:2144 - Hospital Records and Retention Act - Louisiana State Legislature
• La. Rev. Stat. 40:1165.1 - Health Care Information; Records - Louisiana State Legislature
• La. Rev. Stat. 9:5628 - Acciones por Negligencia Médica - Louisiana State Legislature
• HIPAA Privacy Rule - Medical Record Retention FAQ - U.S. Department of Health and Human Services
• 45 CFR 164.530 - Administrative Requirements - Electronic Code of Federal Regulations
• 45 CFR 164.524 - Access of Individuals to PHI - U.S. Department of Health and Human Services
• 42 CFR 482.24 - Condition of Participation: Medical Record Services - Electronic Code of Federal Regulations
• 42 CFR 424.516 - Additional Provider and Supplier Requirements - Electronic Code of Federal Regulations
• Disposal of Protected Health Information FAQ - U.S. Department of Health and Human Services
• CMS Medical Record Maintenance and Access Requirements - Centers for Medicare and Medicaid Services
• Louisiana State Board of Medical Examiners - Health Care Resources - LSBME