Arkansas
Leyes de retención de expedientes médicos de Arkansas (Guía 2026)
Los hospitales de Arkansas deben conservar los expedientes médicos de los pacientes durante al menos 10 años después del último alta del paciente conforme a Ark. Code R. 007.05.17. Los expedientes de pacientes menores deben conservarse hasta al menos dos años después de que el paciente cumpla 18 años. Los consultorios médicos siguen un estándar recomendado de 10 años desde la fecha del último tratamiento.
Última verificación: marzo de 2026. Esta página refleja las Reglas de la Junta Estatal de Salud de Arkansas para Hospitales e Instituciones Relacionadas (Ark. Code R. 007.05.17), Ark. Code Ann. 16-46-106 y las regulaciones federales aplicables vigentes.
Tabla de contenidos
- Resumen de las leyes de retención de expedientes médicos de Arkansas
- Requisitos de retención de expedientes médicos hospitalarios
- Reglas de retención para pacientes menores
- Estándares de retención de médicos y consultorios privados
- Hogares de ancianos e instalaciones de cuidado a largo plazo
- Requisitos federales de retención de HIPAA
- Condiciones de Participación de CMS y Medicare
- Acceso del paciente a los expedientes médicos
- Tarifas de copia y plazos
- Destrucción adecuada de expedientes médicos
- Cierre de consultorio y custodia de expedientes
- Consideraciones sobre el plazo de prescripción
- Preguntas frecuentes
- Fuentes y referencias
Resumen de las leyes de retención de expedientes médicos de Arkansas
Las leyes de retención de expedientes médicos de Arkansas establecen por cuánto tiempo los proveedores e instalaciones de atención médica deben conservar la información de salud de los pacientes en sus archivos. Estas reglas cumplen un doble propósito. Protegen el derecho de los pacientes de acceder a su propio historial médico, y protegen a los proveedores al preservar la documentación que pueda necesitarse para fines legales, de facturación o de continuidad de la atención.
La principal regulación estatal que rige los expedientes hospitalarios se encuentra en las Reglas de la Junta Estatal de Salud de Arkansas para Hospitales e Instituciones Relacionadas, codificadas en Ark. Code R. 007.05.17. Esta regulación fija periodos mínimos claros de retención para los hospitales e instituciones relacionadas con licencia en el estado.
Para los consultorios médicos y las prácticas privadas, Arkansas no tiene un estatuto específico que exija un periodo de retención. En cambio, las organizaciones profesionales y la Junta Médica Estatal de Arkansas proporcionan directrices recomendadas que se alinean estrechamente con los estándares hospitalarios.
Tanto las leyes estatales como las federales aplican a la retención de expedientes médicos en Arkansas. Los proveedores de atención médica deben cumplir con la ley que exija el periodo de retención más largo, lo que significa que los requisitos federales conforme a HIPAA y los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) pueden extender las obligaciones más allá del mínimo estatal.
Requisitos de retención de expedientes médicos hospitalarios
Conforme a las Reglas de la Junta Estatal de Salud de Arkansas para Hospitales e Instituciones Relacionadas (Ark. Code R. 007.05.17), los hospitales deben conservar todos los expedientes médicos de los pacientes durante un mínimo de 10 años después del último alta del paciente de la instalación.
Este requisito de 10 años aplica a todos los expedientes médicos mantenidos por hospitales e instituciones relacionadas con licencia en Arkansas. La regulación cubre el expediente médico completo, incluidas la documentación de ingreso y alta, las órdenes médicas, las notas de evolución, los informes operatorios, los resultados de pruebas de diagnóstico, las notas de enfermería y toda la demás documentación clínica.
Formatos de almacenamiento aceptables
La ley de Arkansas permite que los hospitales conserven los expedientes médicos en su forma original en papel, en microfilm o mediante otros métodos aceptables como los sistemas de expedientes de salud electrónicos (EHR). Independientemente del formato de almacenamiento, los expedientes deben permanecer legibles, accesibles y reproducibles durante todo el periodo de retención de 10 años.
Índice maestro de pacientes
Incluso después de que ha pasado el periodo de retención de 10 años y los expedientes son elegibles para su destrucción, los hospitales de Arkansas deben mantener permanentemente la información contenida en el índice maestro de pacientes. Este índice generalmente incluye el nombre del paciente, las fechas de servicio, el número de expediente médico y la información demográfica básica. La retención permanente del índice maestro de pacientes permite a las instalaciones confirmar que un paciente recibió atención incluso después de que se hayan destruido los expedientes clínicos detallados.
Estándares de documentación
Las reglas hospitalarias de Arkansas también establecen estándares para la completitud y autenticación de los expedientes. Todas las entradas en el expediente médico deben ser legibles, fechadas y autenticadas por el proveedor responsable. Los informes mecanografiados deben incluir tanto la fecha de dictado como la fecha de transcripción. La documentación en bloque y las cofirmas no son prácticas aceptables conforme a las regulaciones hospitalarias de Arkansas.
Los expedientes dictados deben transcribirse dentro de las 48 horas del dictado. Estos estándares de completitud ayudan a asegurar que los expedientes médicos sean precisos y confiables durante todo el periodo de retención.
Reglas de retención para pacientes menores
Arkansas proporciona requisitos de retención extendidos para los expedientes médicos de los pacientes menores. Conforme a las mismas regulaciones hospitalarias (Ark. Code R. 007.05.17), los expedientes médicos completos de los menores deben conservarse durante un periodo de 2 años después de que el paciente alcance la mayoría de edad.
Dado que la mayoría de edad en Arkansas es 18 años, esto significa que los hospitales deben conservar los expedientes de un menor hasta que el paciente cumpla 20 años, o durante 10 años después del último alta, el periodo que sea más largo.
Cómo interactúan las dos reglas
Considere a un niño que es dado de alta de un hospital a los 5 años en 2026. Conforme a la regla estándar de 10 años, los expedientes serían elegibles para su destrucción en 2036. Sin embargo, conforme a la regla de pacientes menores, los expedientes deben conservarse hasta 2 años después de que el niño cumpla 18 años, lo que sería 2043 (cuando el paciente tenga 20 años). En este caso, la regla de pacientes menores extiende el requisito de retención por 7 años más allá del periodo estándar.
Para un adolescente dado de alta a los 16 años, la regla estándar de 10 años exigiría retención hasta que el paciente tenga 26 años. La regla de pacientes menores solo se extiende hasta los 20 años. En ese escenario, la regla de 10 años controla, y los expedientes deben conservarse hasta que el paciente cumpla 26 años.
Conexión con el plazo de prescripción
El periodo de retención extendido para los expedientes de los menores se alinea con los estatutos de negligencia médica de Arkansas. Conforme a Ark. Code Ann. 16-114-203, los menores que tienen 9 años o menos al momento de una presunta lesión médica tienen hasta el mayor de su cumpleaños número 11 o 2 años desde el acto para presentar un reclamo. Para lesiones no descubiertas antes del cumpleaños número 11 del menor, el plazo se extiende a 2 años después de que se descubra la lesión o hasta el cumpleaños número 19 del paciente, lo que ocurra primero. Conservar los expedientes más allá del periodo estándar ayuda a asegurar que la documentación esté disponible para cualquier posible reclamo.
Estándares de retención de médicos y consultorios privados
Arkansas no tiene un estatuto específico que exija un periodo de retención para los expedientes médicos mantenidos por consultorios médicos, clínicas o prácticas privadas. Esto es un vacío notable en comparación con muchos otros estados que fijan requisitos explícitos para todos los tipos de proveedores.
En ausencia de un mandato legal, la Sociedad Médica de Arkansas recomienda que los médicos conserven los expedientes de los pacientes durante al menos 10 años desde la fecha del último tratamiento. Esta recomendación refleja el periodo de retención hospitalario y proporciona un estándar consistente en todos los entornos de práctica.
Factores que pueden extender la retención
Varias consideraciones prácticas y legales pueden requerir que los médicos conserven los expedientes por más de 10 años:
- Pacientes menores: Los expedientes de los menores deben conservarse hasta al menos 2 años después de que el paciente cumpla 18 años, en consonancia con los estándares hospitalarios
- Plazo de prescripción por negligencia médica: Arkansas permite 2 años desde la fecha en que surge una causa de acción para presentar un reclamo por negligencia, pero las reglas de descubrimiento y las disposiciones de suspensión para menores pueden extender este periodo significativamente
- Tratamiento continuo: Los expedientes de pacientes con condiciones crónicas o tratamiento continuo deben conservarse mientras el paciente siga recibiendo atención y durante el periodo de retención completo después de la última visita
- Participación en programas federales: Los proveedores que aceptan Medicare o Medicaid deben cumplir con los requisitos de retención de CMS, que pueden diferir de las directrices estatales
Recomendación de mejores prácticas
Los abogados de atención médica y las organizaciones profesionales generalmente recomiendan que los médicos de Arkansas adopten una política escrita de retención de expedientes que especifique al menos un periodo de retención de 10 años desde la última fecha de servicio, con retención extendida para los menores y los pacientes involucrados en litigios conocidos o previstos.
Hogares de ancianos e instalaciones de cuidado a largo plazo
Los hogares de ancianos e instalaciones de cuidado a largo plazo de Arkansas tienen licencia de la Oficina de Cuidado a Largo Plazo (OLTC) dentro del Departamento de Servicios Humanos de Arkansas, no de la Junta Estatal de Salud. Las reglas de la Junta de Salud descritas anteriormente son las Reglas para Hospitales e Instituciones Relacionadas, y sus definiciones alcanzan a los hospitales generales, hospitales psiquiátricos, instalaciones de rehabilitación y recuperación, enfermerías e instituciones similares, no a los hogares de ancianos con licencia del DHS. Por lo tanto, el periodo de retención hospitalario de 10 años no es automáticamente el estándar para una instalación de enfermería, y los operadores deben confirmar el periodo aplicable directamente con la OLTC.
El piso federal para cualquier instalación de enfermería que participe en Medicare o Medicaid está fijado por 42 CFR 483.70(h)(4). Este establece que los expedientes médicos deben conservarse durante el periodo que exija la ley estatal, o durante 5 años desde la fecha del alta cuando la ley estatal no establezca un requisito, o, para un menor, durante 3 años después de que el residente alcance la mayoría de edad legal conforme a la ley estatal.
Esa escala significa que la respuesta para un hogar de ancianos de Arkansas depende de lo que exijan las reglas de la OLTC. Donde las reglas de la OLTC fijan un periodo, ese periodo controla; donde no lo hacen, aplica el valor federal predeterminado de 5 años.
Instrumentos de evaluación de residentes
Las reglas federales de participación no imponen un calendario de retención de varios años separado para los instrumentos de evaluación de residentes. Conforme a 42 CFR 483.20(d), una instalación debe mantener todas las evaluaciones de residentes completadas dentro de los 15 meses anteriores en el expediente activo del residente y usar los resultados de las evaluaciones para desarrollar, revisar y actualizar el plan integral de cuidado del residente. Las evaluaciones más antiguas quedan sujetas a la regla general de retención de expedientes médicos del 42 CFR 483.70(h)(4) en lugar de un periodo específico para las evaluaciones.
Requisitos federales de retención de HIPAA
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) no exige directamente por cuánto tiempo los proveedores de atención médica deben conservar los expedientes médicos de los pacientes. Según el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (HHS), la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de retención de expedientes médicos. Las leyes estatales rigen por cuánto tiempo deben conservarse los expedientes médicos.
Sin embargo, HIPAA sí exige que las entidades cubiertas conserven cierta documentación de cumplimiento y administrativa durante un mínimo de 6 años. Conforme a 45 CFR 164.530(j), las entidades cubiertas deben conservar los siguientes tipos de expedientes durante 6 años desde la fecha de creación o la fecha en que el documento estuvo en vigor por última vez, lo que sea más tarde:
- Políticas y procedimientos de privacidad de HIPAA
- Avisos de prácticas de privacidad
- Resolución de quejas
- Contabilidad requerida de divulgaciones
- Acuerdos de asociados comerciales
- Expedientes de capacitación
- Sanciones aplicadas a los miembros del personal
Cómo interactúa HIPAA con la ley de Arkansas
Para los proveedores de atención médica de Arkansas, el efecto práctico es una obligación de cumplimiento en capas. El requisito estatal de 10 años para los expedientes médicos hospitalarios supera el periodo de retención de documentación de HIPAA de 6 años, por lo que la regla estatal controla para los expedientes clínicos. Sin embargo, la documentación administrativa de HIPAA debe conservarse durante 6 años, independientemente de si los expedientes subyacentes de los pacientes todavía están en archivo.
Los proveedores que destruyen los expedientes de los pacientes después del periodo de retención estatal aún deben poder producir su documentación de cumplimiento de HIPAA si son auditados por la Oficina de Derechos Civiles (OCR) de HHS. Esto significa que las políticas de privacidad, los acuerdos de asociados comerciales y los expedientes de capacitación del periodo en cuestión deben permanecer accesibles.
Condiciones de Participación de CMS y Medicare
Los hospitales que participan en el programa de Medicare deben cumplir con las Condiciones de Participación (CoP) establecidas por los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid. Conforme a 42 CFR 482.24, los hospitales que participan en Medicare deben conservar los expedientes médicos en su forma original o legalmente reproducida durante un mínimo de 5 años.
Dado que la ley estatal de Arkansas exige 10 años, el requisito estatal controla para los hospitales en Arkansas. El mínimo de 5 años de CMS se vuelve relevante solo si un estado no fija su propio requisito de retención más largo.
Requisitos más amplios de los proveedores de Medicare
Una regla federal aparte alcanza a los proveedores y suministradores que no son hospitales, pero es más estrecha que un mandato general de retención. Conforme a 42 CFR 424.516(f), un proveedor o suministrador que preste servicios cubiertos de la Parte A o la Parte B debe conservar la documentación relacionada con órdenes escritas, certificaciones, referencias, recetas y solicitudes de pago durante 7 años desde la fecha del servicio, y debe proporcionar acceso a esa documentación cuando lo solicite CMS o un contratista de Medicare. La misma obligación de 7 años recae sobre el médico u otro profesional elegible que ordenó, certificó, refirió o recetó el servicio.
Esa regla cubre la documentación de órdenes y certificación, no el expediente clínico completo, por lo que no es un mandato general de retención de expedientes médicos para todo proveedor de Medicare. Los médicos de Arkansas que participan en Medicare deben, de todas formas, planear conservar el expediente completo del paciente durante al menos 10 años conforme al estándar estatal recomendado, lo que cubre cómodamente el periodo federal de documentación de 7 años.
Estándares de documentación de CMS
CMS también exige que los expedientes médicos se redacten con precisión, se completen con prontitud, se archiven y conserven adecuadamente, y sean accesibles. El hospital debe tener un sistema para codificar e indexar los expedientes médicos que permita la recuperación oportuna por diagnóstico y procedimiento. Estos estándares aplican durante todo el periodo de retención.
Acceso del paciente a los expedientes médicos
Los pacientes de Arkansas tienen el derecho legal de acceder a sus expedientes médicos a través de múltiples vías establecidas tanto por la ley estatal como por la federal.
Ley estatal: Ark. Code Ann. 16-46-106
Conforme a Ark. Code Ann. 16-46-106, los pacientes o sus representantes autorizados pueden presentar una solicitud escrita de copias de sus expedientes médicos. Este estatuto originalmente se centró en el acceso para procedimientos legales, reclamos de seguros y solicitudes de seguro de vida, pero se ha interpretado ampliamente para respaldar el acceso general del paciente.
El estatuto establece procedimientos específicos cuando un médico o instalación recibe una solicitud de expedientes. Los proveedores deben responder y producir los expedientes dentro de un plazo razonable. Si un médico cree que divulgar ciertos expedientes podría dañar al paciente, el médico puede negar el acceso directo y en su lugar proporcionar los expedientes a otro médico designado por el paciente para su revisión.
Ley federal: Derecho de acceso de HIPAA
Conforme a la Regla de Privacidad de HIPAA (45 CFR 164.524), los pacientes tienen un amplio derecho de acceder a su información de salud protegida (PHI) en poder de las entidades cubiertas. Las disposiciones clave incluyen:
- Las entidades cubiertas deben actuar sobre una solicitud dentro de 30 días calendario
- Se permite una prórroga de hasta 30 días adicionales con aviso escrito al paciente que explique la razón de la demora
- Los expedientes deben proporcionarse en la forma y el formato solicitados por el paciente, si son fácilmente producibles (incluido el formato electrónico para expedientes mantenidos electrónicamente)
- Si el formato solicitado no está disponible, el proveedor debe ofrecer una copia impresa legible o una alternativa mutuamente acordada
- La tarifa cobrada debe ser razonable y basada en el costo
El derecho de acceso de HIPAA es más amplio que la disposición legal de Arkansas y aplica a prácticamente toda la información de salud protegida mantenida por las entidades cubiertas, con excepciones limitadas para notas de psicoterapia, información compilada para procedimientos legales y ciertos expedientes de investigación.
Tarifas de copia y plazos
La ley de Arkansas fija límites específicos a las tarifas que los proveedores pueden cobrar por copias de expedientes médicos. Estos límites aplican a las solicitudes hechas conforme a Ark. Code Ann. 16-46-106.
Tarifas de copias en papel
| Páginas | Tarifa máxima por página |
|---|---|
| Primeras 25 páginas | $0.50 por página |
| Cada página adicional después de 25 | $0.25 por página |
Cargos adicionales permitidos
| Tipo de cargo | Monto máximo |
|---|---|
| Tarifa de mano de obra por solicitud | $15.00 |
| Franqueo | Costo real |
| Tarifa de recuperación, cobrada en lugar de la tarifa de mano de obra, para expedientes almacenados fuera del sitio | Costo razonable |
El estatuto permite un cargo de mano de obra que no exceda los $15.00 por cada solicitud de expedientes médicos. Como alternativa a ese cargo de mano de obra, un hospital, consultorio médico o proveedor de ambulancias puede agregar una tarifa razonable de recuperación, pero solo cuando los expedientes solicitados se almacenan en un lugar distinto al del proveedor. Las dos son alternativas, no cargos que se acumulan. El estatuto también permite tarifas razonables por un informe médico narrativo o una revisión médica, pero solo cuando el solicitante lo pide específicamente. Los montos de las tarifas legales pueden modificarse, así que confirme las cifras vigentes si una factura parece más alta de lo esperado.
Expedientes electrónicos
Ark. Code Ann. 16-46-106 no fija una tarifa fija aparte para producir expedientes en formato electrónico, ni establece un plazo de producción de ningún tipo.
Las solicitudes de copias electrónicas se rigen en cambio por el derecho de acceso de HIPAA descrito anteriormente. El proveedor debe actuar sobre la solicitud dentro de 30 días calendario, puede tomar una prórroga de 30 días adicionales con aviso escrito, y debe suministrar los expedientes en el formato electrónico solicitado cuando los expedientes se mantengan electrónicamente y el formato sea fácilmente producible.
Limitaciones de tarifas de HIPAA
HIPAA puede limitar aún más las tarifas que un proveedor puede cobrar. La orientación de HHS establece que las tarifas deben ser razonables y basadas en el costo, limitadas al costo de copiar (incluidos los suministros y la mano de obra), el franqueo y la preparación de un resumen o explicación si se solicita y el paciente lo acuerda. Los proveedores no pueden cobrar tarifas de búsqueda o recuperación conforme a HIPAA, incluso si la ley estatal de Arkansas permitiría de otro modo una tarifa de recuperación.
Cuando un paciente hace una solicitud directa de sus propios expedientes, generalmente aplican las limitaciones de tarifas más restrictivas de HIPAA.
Destrucción adecuada de expedientes médicos
Después de que ha expirado el periodo de retención aplicable, los proveedores de atención médica de Arkansas pueden destruir los expedientes médicos. Sin embargo, la destrucción debe realizarse de una manera que proteja la privacidad del paciente y cumpla tanto con los estándares estatales como con los requisitos de destrucción de HIPAA.
Destrucción de expedientes en papel
Para los expedientes médicos en papel, HHS exige que los expedientes se vuelvan "esencialmente ilegibles, indescifrables y que de otro modo no puedan reconstruirse". Los métodos aceptables incluyen:
- Trituración usando trituradoras de corte cruzado o microcorte
- Incineración en un entorno controlado y supervisado
- Reducción a pulpa a través de un servicio comercial de destrucción de documentos
- Pulverización para reducir los expedientes a fragmentos irrecuperables
Simplemente colocar los expedientes en un contenedor de basura, un contenedor de reciclaje o un receptáculo de basura accesible al público es una violación de HIPAA, independientemente de si ha pasado el periodo de retención estatal.
Destrucción de expedientes electrónicos
Para los expedientes médicos almacenados electrónicamente, los métodos de destrucción aceptables incluyen:
- Borrado (sobrescritura) del medio de almacenamiento para que los datos no puedan recuperarse
- Purga (desmagnetización) de los medios magnéticos para eliminar todos los datos
- Destrucción física del medio de almacenamiento mediante pulverización, fusión o incineración
La eliminación de archivos sin sobrescritura o destrucción física del medio generalmente es insuficiente, ya que los datos electrónicos eliminados a menudo pueden recuperarse usando herramientas forenses.
Documentación de la destrucción
Los proveedores deben mantener un registro de los expedientes destruidos que incluya el nombre del paciente o el identificador del expediente, la fecha de destrucción, el método utilizado y el nombre de la persona que realizó o supervisó la destrucción. Esta documentación debe conservarse permanentemente como parte del programa de gestión de registros de la instalación.
Preservación del índice maestro de pacientes
Como se señaló anteriormente, los hospitales de Arkansas deben mantener permanentemente el índice maestro de pacientes incluso después de destruir los expedientes clínicos detallados. Las instalaciones deben verificar que la información del índice se preserve antes de proceder con cualquier destrucción de expedientes.
Cierre de consultorio y custodia de expedientes
Cuando cierra un consultorio médico de Arkansas, el proveedor sigue siendo responsable de asegurar que los expedientes médicos de los pacientes se mantengan adecuadamente y sean accesibles durante el periodo de retención aplicable.
Requisitos de notificación
La Sociedad Médica de Arkansas recomienda los siguientes pasos al cerrar un consultorio:
- Colocar un aviso en el periódico local anunciando el cierre y proporcionando instrucciones para que los pacientes obtengan copias de sus expedientes
- Enviar una carta a todos los pacientes atendidos en el último año informándoles del cierre, proporcionando la fecha esperada de cierre y explicando cómo solicitar sus expedientes
- Notificar a la Junta Médica Estatal de Arkansas sobre el cierre del consultorio y proporcionar la información de contacto del custodio de expedientes
Designación de un custodio de expedientes
Un custodio de expedientes es la persona o entidad responsable de mantener y proporcionar acceso a los expedientes médicos después de que un consultorio cierra. En Arkansas, el custodio generalmente es:
- El médico que operó el consultorio (si se jubila pero sigue accesible)
- El albacea del patrimonio del médico (si el médico ha fallecido)
- Un consultorio sucesor o médico comprador que adquiere el consultorio
- Una empresa profesional de almacenamiento de expedientes médicos contratada para mantener los expedientes
El custodio debe mantener los expedientes durante el resto del periodo de retención y responder a las solicitudes autorizadas de copias. La información de contacto del custodio debe presentarse ante la Junta Médica Estatal de Arkansas para que los pacientes y otros solicitantes autorizados puedan localizar sus expedientes.
Transferencia de expedientes
Si un consultorio está siendo adquirido por otro médico o grupo, los expedientes de los pacientes pueden transferirse al nuevo proveedor. Los pacientes deben ser notificados de la transferencia y se les debe dar la oportunidad de solicitar que sus expedientes se envíen a otro lugar si lo prefieren.
Consideraciones sobre el plazo de prescripción
La retención de expedientes médicos está estrechamente conectada con el plazo de prescripción para los reclamos por negligencia médica en Arkansas. Los proveedores deben considerar estos plazos al determinar por cuánto tiempo conservar los expedientes.
Plazo general de prescripción por negligencia médica
Conforme a Ark. Code Ann. 16-114-203, todas las acciones por lesión médica deben presentarse dentro de 2 años después de que surge la causa de acción.
Suspensión para menores
Aplican reglas especiales a los pacientes menores:
- Los menores de 9 años o menos al momento de la presunta lesión tienen hasta el mayor de su cumpleaños número 11 o 2 años desde el acto para presentar un reclamo
- Las lesiones no descubiertas en menores extienden el plazo a 2 años después de que se descubre la lesión o hasta el cumpleaños número 19 del paciente, lo que ocurra primero
Estas disposiciones de suspensión para menores son una razón por la que el estado exige la retención extendida de los expedientes de pacientes menores. Un reclamo presentado cuando un paciente tiene 19 años podría involucrar expedientes médicos de la infancia.
Impacto práctico en la retención
Debido a que el plazo de prescripción puede extenderse mucho más allá del periodo estándar de 2 años para los menores y en casos que involucran lesiones no descubiertas, el requisito de retención de 10 años y la extensión de retención para pacientes menores funcionan juntos para asegurar que los expedientes estén disponibles durante el periodo en que es más probable que se presenten reclamos.
Preguntas frecuentes
¿Por cuánto tiempo deben los hospitales de Arkansas conservar los expedientes médicos?
Los hospitales de Arkansas deben conservar los expedientes médicos de los pacientes durante un mínimo de 10 años después del último alta del paciente. Este requisito proviene de las Reglas de la Junta Estatal de Salud de Arkansas para Hospitales e Instituciones Relacionadas, codificadas en Ark. Code R. 007.05.17. Los expedientes pueden almacenarse en su forma original, en microfilm o en formato electrónico. Después del periodo de 10 años, los expedientes pueden destruirse, pero la instalación debe mantener permanentemente su índice maestro de pacientes.
¿Por cuánto tiempo deben los médicos conservar los expedientes médicos en Arkansas?
Arkansas no tiene un estatuto específico que exija que los consultorios médicos conserven los expedientes durante un periodo determinado. Sin embargo, la Sociedad Médica de Arkansas recomienda que los médicos conserven los expedientes durante al menos 10 años desde la fecha del último tratamiento. Los médicos que facturan a Medicare también deben conservar la documentación de órdenes, certificaciones, referencias y recetas durante 7 años conforme al 42 CFR 424.516(f), aunque la recomendación de 10 años para el expediente completo sigue siendo el estándar de mejores prácticas. Los expedientes de pacientes menores deben conservarse hasta al menos 2 años después de que el paciente cumpla 18 años.
¿Cuáles son las tarifas para obtener copias de expedientes médicos en Arkansas?
Conforme a Ark. Code Ann. 16-46-106, las copias en papel están limitadas a $0.50 por página para las primeras 25 páginas y $0.25 por página después de eso. Puede agregarse un cargo de mano de obra de hasta $15.00 por solicitud, junto con los costos reales de envío postal. En lugar de ese cargo de mano de obra, un proveedor puede agregar una tarifa razonable de recuperación cuando los expedientes se almacenan fuera del sitio. El estatuto no fija una tarifa fija aparte para las copias electrónicas, una tarifa de certificación o notarización, ni un plazo de producción. HIPAA puede limitar aún más las tarifas cuando un paciente solicita directamente sus propios expedientes, y aplica el plazo de respuesta de 30 días de HIPAA.
¿Qué pasa con los expedientes médicos cuando cierra un consultorio de Arkansas?
Cuando cierra un consultorio médico en Arkansas, el proveedor debe organizar que un custodio de expedientes mantenga los expedientes de los pacientes durante el resto del periodo de retención. La Sociedad Médica de Arkansas recomienda colocar un aviso en el periódico, enviar cartas a los pacientes recientes y notificar a la Junta Médica Estatal de Arkansas con la información de contacto del custodio. El custodio puede ser el médico que se jubila, el albacea del patrimonio del médico, un consultorio sucesor o una empresa profesional de almacenamiento de expedientes.
¿HIPAA exige conservar los expedientes médicos por un número específico de años?
No. Según HHS, la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de retención de expedientes médicos. Las leyes estatales rigen por cuánto tiempo deben conservarse los expedientes médicos. HIPAA sí exige que las entidades cubiertas conserven cierta documentación administrativa y de cumplimiento, como políticas de privacidad, expedientes de capacitación y acuerdos de asociados comerciales, durante 6 años conforme a 45 CFR 164.530(j). El requisito de 6 años aplica a estos documentos de cumplimiento, no a los expedientes clínicos de los pacientes.
Leyes estatales relacionadas
- Leyes de retención de expedientes médicos por estado
- Leyes de retención de expedientes médicos de Alabama
- Leyes de retención de expedientes médicos de Arizona
- Leyes de retención de expedientes médicos de California
- Leyes de retención de expedientes médicos de Florida
- Leyes de retención de expedientes médicos de Georgia
- Leyes de retención de expedientes médicos de Illinois
- Leyes de retención de expedientes médicos de Luisiana
- Leyes de retención de expedientes médicos de Kentucky
Actualizaciones
Se corrigió la tabla de tarifas de copia y las preguntas frecuentes para reflejar Ark. Code Ann. 16-46-106 (cargo de mano de obra de $15.00, sin tarifa de certificación, sin tarifa fija para expedientes electrónicos y sin plazo estatutario de producción), se acotó la descripción de la regla de 7 años del 42 CFR 424.516(f) a la documentación de órdenes y certificación que realmente cubre, y se reemplazaron las cifras de retención para hogares de ancianos y del MDS de 6 años, que no tenían respaldo, por los requisitos federales del 42 CFR 483.70(h)(4) y 483.20(d).
La ley detrás de este artículo
Este artículo se apoya en las disposiciones legales a continuación, conservadas en nuestro propio registro jurídico y obtenidas de la fuente oficial. Toque una sección para leer el texto vigente.
Arkansas Code of 1987 Annotated
§ 16-46-106Access to medical records.Vigente
(a)(1) In contemplation of, preparation for, or use in any legal proceeding, any person who is or has been a patient of a doctor, hospital, ambulance provider, medical healthcare provider, or other medical institution shall be entitled to obtain access, personally or by and through his or her…
Texto oficial (extracto) · verificado el 2020-11-06 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal
Citada en 8 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2017
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Holbrook v. Healthport, Inc. (Supreme Court of Arkansas 2014, 432 S.W.3d 593)“…hat providing paper copies of medical records pursuant to Ark. Code Ann. § 16-46-106 constitute[d] a sale of tangible person…”
- Opinion No. (Arkansas Attorney General Reports 2001)“…potential application to forensic psychological records of A.C.A. § 16-46-106 , which provides that patients upon req…”
- ChartOne, Inc. v. Raglon (Supreme Court of Arkansas 2008, 373 Ark. 275)“…constituted a statewide deceptive practice in violation of Ark. Code Ann. § 16-46-106 (Repl. 1999), 1 the Arkan…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 16-114-203Statute of limitations.Vigentecitada en 3 de nuestros artículos
(a) Except as otherwise provided in this section, all actions for medical injury shall be commenced within two (2) years after the cause of action accrues. (b) The date of the accrual of the cause of action shall be the date of the wrongful act complained of and no other time.…
Texto oficial (extracto) · verificado el 2020-11-06 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal
Citada en 89 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Adams v. Arthur (Supreme Court of Arkansas 1998, 333 Ark. 53)“…d for medical injury found in the Medical Malpractice Act, Ark. Code Ann. § 16-114-203 (a) (Supp. 1997). The trial court addit…”
- St. Paul Mercury Insurance v. Circuit Court (Supreme Court of Arkansas 2002, 348 Ark. 197)“…date of the wrongful act complained of and no other time." Ark.Code Ann. § 16-114-203 (Supp.2001). The medical malpractice ac…”
- McQuay v. Guntharp (Supreme Court of Arkansas 1998, 331 Ark. 466)“…man Rowe through the two-year statute of limitations. See Ark.Code Ann. § 16-114-203 (Supp.1997). The trial court dismisse…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Code of Federal Regulations Title 42
§ 482.24Condition of participation: Medical record services.Vigentecitada en 52 de nuestros artículos
The hospital must have a medical record service that has administrative responsibility for medical records. A medical record must be maintained for every individual evaluated or treated in the hospital. (a) Standard: Organization and staffing. The organization of the medical record service must be appropriate to the scope and complexity of the services performed. The hospital must employ adequate personnel to ensure prompt completion, filing, and retrieval of records. (b) Standard: Form and retention of record. The hospital must maintain a medical record for each inpatient and outpatient. Medical records must be accurately written, promptly completed, properly filed and retained, and accessible. The hospital must use a system of author identification and record maintenance that ensures the integrity of the authentification and protects the security of all record entries. (1) Medical records must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years. (2) The hospital must have a system of coding and indexing medical records. The system must allow for timely retrieval by diagnosis and procedure, in order to support medical care evaluation studies.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 18 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (2020) sostuvo que el deber de mantener expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 es un requisito genérico que no acredita la materialidad bajo la False Claims Act. United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (2008) aplicó 482.24(c) a pruebas sobre la firma de expedientes.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (Court of Appeals for the Tenth Circuit 2020, 949 F.3d 533)✓Una demandante bajo la False Claims Act alegó que el hospital falsificó las horas de llegada de pacientes para cobrar más de los programas de calidad de Medicare. La corte sostuvo que el deber genérico de llevar expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 no aborda esos programas ni basta para probar la materialidad.
- United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (District Court, District of Columbia 2008, 533 F. Supp. 2d 12)✓Enfermeras anestesistas alegaron que el hospital facturó a Medicare como si los anestesiólogos hubieran hecho todo el procedimiento. Citando el plazo de 30 días del 42 C.F.R. 482.24(c)(2), la corte excluyó la prueba de firmas tardías y también la de firmas masivas, aunque el inciso (c)(1) la hacía pertinente.
- NATIONAL ASS'N OF PSYCHIATRIC HEALTH SYSTEM v. Shalala (District Court, District of Columbia 2000, 120 F. Supp. 2d 33)“…to preexisting recordkeeping requirements, as specified in 42 C.F.R. § 482.24 . 7 . Proposed Rul…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 424.516Additional provider and supplier requirements for enrolling and maintaining active enrollment status in the Medicare program.Vigentecitada en 15 de nuestros artículos
(a) Certifying compliance. CMS enrolls and maintains an active enrollment status for a provider or supplier when that provider or supplier certifies that it meets, and continues to meet, and CMS verifies that it meets, and continues to meet, all of the following requirements: (1) Compliance with title XVIII of the Act and applicable Medicare regulations. (2) Compliance with Federal and State licensure, certification, and regulatory requirements, as required, based on the type of services or supplies the provider or supplier type will furnish and bill Medicare. (3) Not employing or contracting with individuals or entities that meet either of the following conditions: (i) Excluded from participation in any Federal health care programs, for the provision of items and services covered under the programs, in violation of section 1128A(a)(6) of the Act. (ii) Debarred by the General Services Administration (GSA) from any other Executive Branch procurement or nonprocurement programs or activities, in accordance with the Federal Acquisition and Streamlining Act of 1994, and with the HHS Common Rule at 45 CFR part 76.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 7 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States Ex Rel. Westmoreland v. Amgen, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2011, 812 F. Supp. 2d 39)“…recon *52 dition of payment can be found in 42 C.F.R. § 424.516 (a)(1), which states that “CMS enrolls…”
- Johnson v. Kelly (District Court, W.D. Oklahoma 2024)“…care laws, regulations, and program instructions. Id. ¶ 22; 42 C.F.R. § 424.516(a). To that end, a healthcare provider…”
- LILIA GOROVITS, M.D., P.C. v. AZAR (District Court, E.D. Pennsylvania 2021)“…2 Pursuant to 42 C.F.R. § 424.516(d)(1)(ii), Medicare physicians are requ…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Code of Federal Regulations Title 45
§ 164.530Administrative requirements.Vigentecitada en 40 de nuestros artículos
(a)(1) Standard: Personnel designations. (i) A covered entity must designate a privacy official who is responsible for the development and implementation of the policies and procedures of the entity. (ii) A covered entity must designate a contact person or office who is responsible for receiving complaints under this section and who is able to provide further information about matters covered by the notice required by § 164.520. (2) Implementation specification: Personnel designations. A covered entity must document the personnel designations in paragraph (a)(1) of this section as required by paragraph (j) of this section. (b)(1) Standard: Training. A covered entity must train all members of its workforce on the policies and procedures with respect to protected health information required by this subpart and subpart D of this part, as necessary and appropriate for the members of the workforce to carry out their functions within the covered entity. (2) Implementation specifications: Training.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 23 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Surprise v. Innovation Group, Inc. (2013) aplicó 45 CFR 164.530(c) y señaló que exige salvaguardas apropiadas pero no especifica cuáles deben ser, y rechazó un reclamo de despido basado en ello. Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (2011) trató ese mismo deber como trasfondo de reclamos estatales y devolvió el caso al tribunal estatal.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (District Court, E.D. Pennsylvania 2011, 826 F. Supp. 2d 718)✓Una memoria USB perdida expuso datos de salud de 280,000 niños asegurados, y un padre demandó por negligencia per se en un tribunal estatal. El tribunal sostuvo que basar el reclamo en la regla de salvaguardas de HIPAA, 45 C.F.R. 164.530(c)(2)(i), no planteaba una cuestión federal sustancial, y devolvió el caso.
- Surprise v. Innovation Group, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2013, 925 F. Supp. 2d 134)✓Un empleado despedido tras quejarse de que documentos con información de salud iban a la basura sin protección demandó por despido injustificado. El tribunal interpretó que 45 C.F.R. 164.530(c) exige salvaguardas sin fijar un método, y sostuvo que las reglas de descarte de HIPAA no eran una política pública bien definida.
- Michael Terpin v. at and T Mobility LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2024, 118 F.4th 1102)“…viders to protect patients’ “protected health information.” 45 C.F.R. § 164.530(c)(1); Moore, 299 Cal. Rptr. 3d at 561.…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 164.524Access of individuals to protected health information.Vigentecitada en 25 de nuestros artículos
(a) Standard: Access to protected health information —(1) Right of access. Except as otherwise provided in paragraph (a)(2) or (a)(3) of this section, an individual has a right of access to inspect and obtain a copy of protected health information about the individual in a designated record set, for as long as the protected health information is maintained in the designated record set, except for: (i) Psychotherapy notes; and (ii) Information compiled in reasonable anticipation of, or for use in, a civil, criminal, or administrative action or proceeding. (2) Unreviewable grounds for denial. A covered entity may deny an individual access without providing the individual an opportunity for review, in the following circumstances. (i) The protected health information is excepted from the right of access by paragraph (a)(1) of this section.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 88 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Webb v. Smart Document Solutions, LLC (2007) sostuvo que la tarifa reducida basada en costos de la sección 164.524(c)(4) aplica solo cuando el propio individuo solicita sus expedientes, no un bufete que actúa como su agente. Ciox Health, LLC v. Hargan (2020) anuló la guía de 2016 que extendía esa tarifa a las instrucciones dirigidas a terceros.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Webb v. Smart Document Solutions, LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2007, 499 F.3d 1078)✓Un bufete pidió los expedientes hospitalarios de su cliente y le cobraron la tarifa más alta para terceros; el Noveno Circuito sostuvo que el límite de tarifa basada en costos de la Sección 164.524(c)(4) aplica solo cuando el individuo o su representante personal lo solicita, no un abogado que actúa como agente.
- Evenson v. Hartford Life & Annuity Insurance (District Court, M.D. Florida 2007, 244 F.R.D. 666)✓Una terapeuta se negó a entregar sus notas de psicoterapia bajo citación, invocando la exclusión de esas notas del derecho de acceso del paciente en la Sección 164.524(a)(1); el tribunal sostuvo que esa exclusión rige solo el acceso individual y no el descubrimiento de pruebas, y ordenó entregarlas.
- Ciox Health, LLC v. Hargan (District Court, District of Columbia 2020)“…fee that can be charged for such production. See generally 45 C.F.R. § 164.524. For requests brought by an individual…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
También citada en: Cómo solicitar sus datos personales: derechos por estado
Fuentes y referencias
- Reglas de la Junta Estatal de Salud de Arkansas para Hospitales e Instituciones Relacionadas(healthy.arkansas.gov).gov
- Ark. Code Ann. 16-46-106 - Acceso a los Expedientes Médicos(law.justia.com)
- Ark. Code Ann. 16-114-203 - Plazo de Prescripción por Negligencia Médica(law.justia.com)
- HHS - ¿Exige HIPAA Conservar los Expedientes Médicos?(hhs.gov).gov
- 45 CFR 164.530 - Requisitos Administrativos de HIPAA(ecfr.gov).gov
- 45 CFR 164.524 - Derecho Individual de Acceso a la PHI(ecfr.gov).gov
- 42 CFR 482.24 - Condiciones de Participación de CMS: Servicios de Expedientes Médicos(ecfr.gov).gov
- Requisitos de Mantenimiento y Acceso de Expedientes Médicos de CMS(cms.gov).gov
- HHS - Derecho de los Individuos a Acceder a la Información de Salud(hhs.gov).gov
- HHS - Eliminación de Información de Salud Protegida(hhs.gov).gov
- Preguntas Frecuentes de la Sociedad Médica de Arkansas(arkmed.org)
- Preguntas Frecuentes de la Junta Médica Estatal de Arkansas(armedicalboard.org)
- Oficina de Cuidado a Largo Plazo de Arkansas(humanservices.arkansas.gov).gov
- 42 CFR 424.516 - Requisitos adicionales para proveedores y suministradores para inscribirse y mantener el estatus de inscripción activa en el programa Medicare(ecfr.gov)
- 42 CFR 483.70 - Instalaciones de Cuidado a Largo Plazo: Administración (retención de expedientes médicos)(ecfr.gov)
- 42 CFR 483.20 - Instalaciones de Cuidado a Largo Plazo: Evaluación de Residentes(ecfr.gov)