Kentucky
Leyes de conservación de expedientes médicos en Kentucky (Guía 2026)
Kentucky exige que los hospitales con licencia conserven los expedientes médicos durante al menos seis años a partir de la fecha de alta del paciente conforme a 902 KAR 20:016. Si el paciente era menor de edad, el hospital debe conservar el expediente durante seis años desde el alta o tres años después de que el paciente alcance la mayoría de edad, lo que sea más largo. No localizamos un periodo de conservación equivalente en Kentucky para los consultorios médicos privados.
Kentucky impone requisitos específicos de conservación de expedientes médicos a los hospitales y a ciertos centros de salud mediante regulaciones administrativas estatales. La regulación principal es 902 KAR 20:016, que aborda las operaciones y los servicios hospitalarios, incluido cuánto tiempo deben conservarse los expedientes del paciente después del alta.
Comprender estas reglas es importante para los proveedores de salud, los pacientes que buscan acceder a sus expedientes y los administradores responsables de la gestión de registros y del cumplimiento normativo. Esta guía cubre los requisitos estatales y federales de conservación, los derechos de acceso del paciente, los métodos adecuados de destrucción y qué ocurre con los expedientes cuando un consultorio cierra.
Conservación de expedientes médicos hospitalarios conforme a 902 KAR 20:016
El requisito principal de conservación de Kentucky para los expedientes médicos hospitalarios aparece en 902 KAR 20:016, titulado "Hospitals; operations and services." El Cabinet for Health and Family Services promulgó la regulación a través de su Office of Inspector General bajo la autoridad de KRS 216B.042(1). Esa oficina, y no el Department for Public Health, es la agencia reguladora y de licenciamiento de los centros de salud de Kentucky.
Conforme a la Sección 3(11)(b)2 de la regulación, los hospitales con licencia en Kentucky deben conservar los expedientes médicos durante al menos seis años a partir de la fecha de alta. La regulación establece esto como un mínimo, por lo que un hospital puede conservar los expedientes durante más tiempo conforme a su propia política o por una orden de retención judicial (litigation hold).
"Medical records shall be retained for at least: a. Six (6) years from date of discharge; or b. If a minor, three (3) years after the patient reaches the age of majority under state law, whichever is the longest." Fuente: 902 KAR 20:016, Sección 3(11)(b)2
La obligación alcanza a todos los pacientes que atiende el hospital. La Sección 3(11)(b) exige un expediente médico mantenido conforme a principios profesionales aceptados "for every patient admitted to the hospital or receiving outpatient services", por lo que los encuentros ambulatorios conllevan el mismo periodo de conservación que las hospitalizaciones.
Qué deben incluir los expedientes hospitalarios
La Sección 3(11) también exige un sistema de identificación y archivo que garantice la localización rápida del expediente médico de un paciente, y la Sección 3(11)(f) detalla el contenido requerido. El expediente generalmente incluye:
- Identificación del paciente e información demográfica
- Información de admisión
- Historial médico y hallazgos del examen físico
- Diagnósticos
- Órdenes diagnósticas y terapéuticas
- Observaciones clínicas, notas de evolución y notas de enfermería
- Informes de procedimientos, pruebas y sus resultados
- Resúmenes de alta
Esa lista resume las categorías en lugar de reproducir la regulación en su totalidad. Consulte directamente la Sección 3(11)(f) antes de elaborar una lista de verificación de expedientes basada en ella.
Requisitos de conservación para pacientes menores de edad
Kentucky aplica un cálculo distinto cuando el paciente era menor de edad al momento del tratamiento. Conforme a la Sección 3(11)(b)2, el hospital compara dos periodos y conserva el expediente durante el que resulte más largo: seis años a partir de la fecha de alta, o tres años después de que el paciente alcance la mayoría de edad conforme a la ley estatal.
La mayoría de edad en Kentucky es 18 años para la mayoría de los efectos conforme a KRS 2.015, por lo que el segundo criterio generalmente se extiende hasta el vigesimoprimer cumpleaños del paciente. KRS 2.015 establece una excepción que importa en este contexto: para efectos de la atención y el tratamiento de menores con discapacidades, la mayoría de edad es 21 años, por lo que para esos pacientes el segundo criterio puede extenderse hasta el vigesimocuarto cumpleaños. Debido a que 902 KAR 20:016 remite a la mayoría de edad "under state law" sin definir qué es un menor, confirme cuál edad aplica antes de programar la destrucción del expediente de un paciente pediátrico con discapacidad.
Como la regla es una comparación, qué criterio controla depende de la edad que tenía el menor al momento del alta:
- Un menor dado de alta a los 10 años. Seis años desde el alta terminan cuando el menor tiene 16 años, pero el criterio de la mayoría de edad se extiende hasta los 21 años. El hospital conserva el expediente durante 11 años.
- Un paciente dado de alta a los 17 años. El criterio de la mayoría de edad termina a los 21 años, pero seis años desde el alta se extienden hasta los 23 años. El criterio de los seis años prevalece.
Atención: Para los adolescentes, el criterio de seis años suele superar en duración al criterio de los 21 años. Tratar "consérvelo hasta los 21 años" como si fuera toda la regla puede llevar a destruir un expediente un año o más antes de tiempo, lo cual constituye una falla de cumplimiento y puede dejar a un paciente sin los expedientes que necesite más adelante.
Esta conservación extendida es particularmente importante para:
- Adultos jóvenes que necesitan su historial médico de la infancia para atención continua
- Procesos legales que surgen después de que el paciente llega a la adultez
- Reclamaciones de seguros que hacen referencia a eventos médicos de la infancia
- Determinaciones de discapacidad que requieren documentación médica temprana
Conservación en consultorios médicos y práctica privada
902 KAR 20:016 se aplica a los hospitales con licencia. No localizamos un estatuto o una regulación administrativa de Kentucky que establezca un periodo mínimo de conservación equivalente para los expedientes que mantiene un consultorio médico privado o una clínica ambulatoria fuera del entorno hospitalario.
Considere esto como un vacío que no pudimos llenar y no como una garantía de que no se aplica ninguna regla. Antes de fijar un calendario de destrucción, confirme los requisitos vigentes con la Kentucky Board of Medical Licensure, porque un estándar de licenciamiento profesional puede regir donde no existe un estatuto de conservación.
De cualquier manera, existen otros requisitos que establecen el mínimo práctico.
Requisitos federales que aplican
Un consultorio que factura a Medicare o Medicaid está sujeto a reglas federales de conservación de registros. Conforme a 42 CFR 424.516(f)(1)(i)(A), un proveedor o suministrador que presta servicios, artículos o medicamentos cubiertos y ordenados, certificados, referidos o recetados de la Parte A o la Parte B debe mantener la documentación durante siete años a partir de la fecha del servicio. El párrafo (f)(2)(i)(A) aplica el mismo periodo de siete años a los médicos y profesionales elegibles. CMS reitera ese periodo en su guía Medical Record Maintenance and Access Requirements.
Kentucky Medicaid establece sus condiciones de participación en 907 KAR 1:671, que exige que el proveedor ponga a disposición los expedientes administrativos y médicos para auditoría o investigación, pero no establece por sí misma un periodo de conservación. La duración se encuentra en regulaciones específicas por tipo de servicio. La regla del programa de visión en 907 KAR 1:632, Sección 7(1)(a), es un ejemplo representativo: exige que el proveedor conserve los registros de un servicio durante el periodo actualmente requerido por el U.S. Health and Human Services Secretary, conforme a 42 CFR 431.17, a menos que el departamento exija un periodo más largo conforme a 907 KAR 1:671.
Verifique la regulación que rige su propio tipo de servicio. 907 KAR 1:632 es la regla del beneficio de visión de Kentucky, no una regulación general de conservación de Medicaid, y se cita aquí únicamente para mostrar cómo está estructurada la obligación de conservación.
Mejores prácticas profesionales
Debido a que no localizamos un calendario de conservación de Kentucky para consultorios privados, el punto de referencia práctico es el periodo más largo que imponga cualquier regla aplicable. Para un consultorio que factura a Medicare, ese periodo es de siete años conforme a 42 CFR 424.516(f) para la documentación de servicios ordenados, certificados, referidos o recetados.
La exposición a demandas por negligencia médica es la otra consideración. Un expediente destruido no puede sustentar una defensa, por lo que los consultorios comúnmente alinean la conservación con el plazo de prescripción de las reclamaciones que podrían enfrentar, y conservan los expedientes pediátricos por más tiempo porque el plazo de prescripción de un menor generalmente se suspende. Confirme los plazos de prescripción vigentes que aplican a su consultorio antes de fijar un calendario, y no trate una regla general como si fuera el plazo definitivo.
Requisitos de HIPAA y los expedientes médicos
Un error común es creer que la ley federal Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) establece un periodo de conservación para los expedientes médicos. No es así.
Según el U.S. Department of Health and Human Services, la Regla de Privacidad de HIPAA no contiene ningún requisito de conservación de expedientes médicos. La ley estatal rige cuánto tiempo deben conservarse los expedientes clínicos, razón por la cual 902 KAR 20:016 cumple esa función en Kentucky.
HIPAA sí impone un requisito de conservación de seis años sobre la documentación de cumplimiento. Conforme a 45 CFR 164.530(j)(2), una entidad cubierta debe conservar la documentación exigida por el párrafo (j)(1), incluidas las políticas y los procedimientos por escrito, las comunicaciones escritas requeridas y los registros de acciones o designaciones requeridas, durante seis años a partir de la fecha de su creación o de la fecha en que estuvo vigente por última vez, lo que ocurra después.
Es decir, HIPAA no dicta cuánto tiempo debe conservarse el expediente de un paciente. Exige conservar las políticas y la documentación que rigen cómo se maneja ese expediente.
Qué exige HIPAA sobre los expedientes
Si bien HIPAA no establece un periodo de conservación para el expediente clínico en sí, sí exige que las entidades cubiertas:
- Apliquen salvaguardas administrativas, técnicas y físicas para proteger los expedientes que conservan
- Aseguren la eliminación adecuada de la información médica protegida (PHI) cuando se destruyen los expedientes
- Brinden a los pacientes acceso a sus expedientes mientras esos expedientes se mantengan
- Mantengan documentación de ciertas divulgaciones de PHI durante seis años
CMS y las Condiciones de Participación de Medicare
Los hospitales que participan en Medicare deben cumplir con las Conditions of Participation en 42 CFR 482.24. Estos requisitos federales coexisten con la regulación de Kentucky, y un hospital de Kentucky debe satisfacer ambos.
El párrafo (b)(1) establece que los expedientes médicos "must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years."
La regla de seis años de Kentucky supera ese mínimo federal en lugar de simplemente igualarlo. La consecuencia práctica corre en un solo sentido. Un hospital que cumple con 902 KAR 20:016 también satisface la condición de CMS, pero un hospital que conservará los expedientes solo durante los cinco años federales quedaría un año completo por debajo de lo que exige la ley de Kentucky.
Para otros proveedores y suministradores de Medicare, incluidos los consultorios médicos, se aplica el periodo de siete años de 42 CFR 424.516(f) en lugar de la condición hospitalaria. Ese periodo cubre la documentación de servicios, artículos o medicamentos cubiertos y ordenados, certificados, referidos o recetados, no el expediente completo.
Acceso del paciente a los expedientes médicos en Kentucky
La ley de Kentucky otorga a los pacientes un derecho estatutario a obtener copias de sus expedientes. Conforme a KRS 422.317(1), un hospital con licencia bajo KRS Chapter 216B, o un proveedor de salud, debe entregar al paciente una copia de su expediente médico previa solicitud por escrito del paciente.
La Asamblea General creó el estatuto mediante 1994 Ky. Acts ch. 512, Part 16, sec. 117, y lo enmendó mediante 1996 Ky. Acts ch. 334, sec. 6, con vigencia a partir del 15 de julio de 1996.
KRS 422.317(2) excluye al Department of Corrections de la definición de proveedor de salud para efectos de esta sección, aunque el departamento puede poner a disposición de un recluso sus propios expedientes, a menos que determine que el expediente está sujeto a KRS 197.025.
Tarifas de copiado
La regla de tarifas de Kentucky es más favorable para los pacientes de lo que sugieren muchos resúmenes. El estatuto establece que la primera copia es gratuita.
"Upon a patient's written request, a hospital licensed under KRS Chapter 216B or a health care provider shall provide, without charge to the patient, a copy of the patient's medical record. A copying fee, not to exceed one dollar ($1) per page, may be charged by the health care provider for furnishing a second copy of the patient's medical record upon request either by the patient or the patient's attorney or the patient's authorized representative." Fuente: KRS 422.317(1)
Por lo tanto, el estatuto establece dos reglas:
- Primera copia: sin costo para el paciente, previa solicitud por escrito.
- Segunda copia: hasta $1 por página, ya sea que la solicitud provenga del paciente, del abogado del paciente o de un representante autorizado.
KRS 422.317 no establece una tarifa fija de búsqueda, ni un mínimo por solicitud, ni un cargo de envío postal por separado. Si un proveedor de Kentucky le cobra a un paciente por la primera copia de su propio expediente, vale la pena cuestionarlo por escrito citando el texto del estatuto.
Un paciente al que se le niega el acceso puede presentar una queja de derecho de acceso bajo HIPAA ante la HHS Office for Civil Rights, que ha hecho valer ese derecho en múltiples acuerdos. Para un centro con licencia en Kentucky, el Cabinet for Health and Family Services' Office of Inspector General es la autoridad estatal de licenciamiento.
Acceso a los expedientes de pacientes menores
Kentucky promulgó KRS 422.355 mediante 2024 Ky. Acts ch. 164, sec. 1, con vigencia a partir del 15 de julio de 2024. Conforme a la subsección (2), el padre o la madre de un paciente menor de 18 años, o el representante personal del paciente que actúa en su nombre, tiene derecho a acceder a la información de salud del paciente que mantiene un proveedor de salud en un expediente médico, salvo que el acceso esté prohibido por HIPAA o por cualquier otra ley federal o estatal. La subsección (1) define al representante personal como la persona que tiene autoridad conforme a la ley estatal para tomar decisiones de atención médica en nombre de un paciente.
El estatuto no enumera categorías de atención que queden excluidas. Establece la excepción mediante una remisión a otras leyes, por lo que si un padre puede acceder a una parte específica del expediente de un menor depende de HIPAA y de cualquier otra ley federal o estatal que rija esa atención. Los proveedores aplican ese análisis caso por caso, y un padre al que se le niega el acceso debe preguntar por escrito al proveedor en qué ley se basa.
Derecho de acceso bajo HIPAA
Aparte de la ley estatal, la Regla de Privacidad de HIPAA en 45 CFR 164.524 otorga a los pacientes el derecho de inspeccionar y obtener copias de la información médica protegida contenida en un conjunto designado de registros.
Conforme al párrafo (b)(2)(i), una entidad cubierta debe atender una solicitud de acceso a más tardar 30 días después de recibirla. El párrafo (b)(2)(ii) permite una prórroga de no más de 30 días adicionales, solo si la entidad notifica por escrito a la persona el motivo de la demora y la fecha en que completará la solicitud.
Destrucción adecuada de expedientes médicos
Una vez que vence el periodo de conservación aplicable, los proveedores de salud de Kentucky pueden destruir los expedientes médicos. La destrucción debe cumplir de todos modos con los requisitos de HIPAA que protegen la privacidad del paciente.
La HHS Office for Civil Rights indica a las entidades cubiertas que utilicen métodos que dejen la información médica protegida ilegible, indescifrable e imposible de reconstruir.
Métodos de destrucción aceptables para expedientes en papel
- Trituración con trituradoras de corte cruzado
- Incineración en un entorno controlado
- Reducción a pulpa mediante un servicio profesional de destrucción de documentos
- Pulverización para dejar el contenido irrecuperable
Métodos de destrucción aceptables para expedientes electrónicos
- Borrado sobrescribiendo los medios de almacenamiento con datos no sensibles
- Purga mediante desmagnetización o borrado criptográfico
- Destrucción física pulverizando, fundiendo, incinerando o triturando los medios de almacenamiento
Qué no es aceptable
Los proveedores no pueden desechar expedientes que contengan PHI en:
- Contenedores de basura públicos o de reciclaje
- Receptáculos de basura comunes accesibles a personas no autorizadas
- Contenedores de reciclaje sin seguridad
Los proveedores de Kentucky deben mantener un registro de destrucción que documente la fecha de destrucción, el método utilizado, los expedientes destruidos por tipo (no por nombre del paciente) y la persona o el proveedor que realizó la destrucción. Conserve ese registro como documentación de cumplimiento de HIPAA durante los seis años que exige 45 CFR 164.530(j)(2).
Qué ocurre cuando un consultorio cierra
Cuando cierra el consultorio de un médico de Kentucky, el proveedor sigue siendo responsable de mantener los expedientes médicos conservados y accesibles durante todo el periodo de conservación. Kentucky no tiene un estatuto que detalle los procedimientos de cierre de un consultorio, por lo que la Kentucky Board of Medical Licensure es la autoridad a consultar sobre las expectativas profesionales.
Pasos recomendados para el cierre de un consultorio
-
Notificar a los pacientes con antelación. Una notificación por escrito, hecha con suficiente anticipación a la fecha de cierre, debe indicar cuándo cierra el consultorio, cómo pueden los pacientes obtener copias de sus expedientes y el nombre de cualquier médico que asuma el consultorio.
-
Gestionar la transferencia o la custodia de los expedientes. Transfiera los expedientes a otro proveedor que acepte recibirlos, o contrate a un custodio de expedientes médicos para conservarlos durante el resto del periodo de conservación.
-
Notificar al Kentucky Board of Medical Licensure. Los médicos que cierran un consultorio deben informar al KBML y actualizar el estado de su licencia.
-
Notificar a las compañías de seguros y a los pagadores. Informe del cierre a todas las aseguradoras y entidades de facturación pertinentes.
-
Mantener el acceso. Los pacientes conservan su derecho de acceso conforme a KRS 422.317 y HIPAA después del cierre. El médico que cierra el consultorio o el custodio designado debe seguir atendiendo las solicitudes de expedientes, incluida la primera copia gratuita.
Cierres de hospitales
Cuando cierra un hospital de Kentucky, la obligación de seis años conforme a 902 KAR 20:016 sigue corriendo por su plazo completo; el cierre no la acorta. Los administradores deben coordinar con el Cabinet for Health and Family Services' Office of Inspector General, que otorga las licencias a los hospitales de Kentucky, el almacenamiento continuo y el acceso de los pacientes.
Reglas de conservación de Kentucky de un vistazo
| Tipo de proveedor | Periodo de conservación | Autoridad |
|---|---|---|
| Hospitales (pacientes adultos) | Al menos 6 años desde el alta | 902 KAR 20:016 §3(11)(b)2 |
| Hospitales (pacientes menores) | 6 años desde el alta, o 3 años después de la mayoría de edad (21 años; 24 años para la atención y el tratamiento de menores con discapacidades), lo que sea más largo | 902 KAR 20:016 §3(11)(b)2 |
| Consultorios médicos (ley estatal) | No se localizó un periodo de conservación de Kentucky | N/A |
| Proveedores y suministradores de Medicare | 7 años desde la fecha del servicio (documentación de servicios ordenados, certificados, referidos o recetados) | 42 CFR 424.516(f) |
| Hospitales de Medicare (mínimo federal) | Al menos 5 años | 42 CFR 482.24(b)(1) |
| Kentucky Medicaid (ejemplo del programa de visión) | Periodo requerido por el U.S. HHS Secretary | 907 KAR 1:632 §7(1)(a) |
| Documentación de cumplimiento de HIPAA | 6 años desde la creación o la última fecha de vigencia | 45 CFR 164.530(j)(2) |
| Primera copia del expediente del paciente | Gratuita previa solicitud por escrito | KRS 422.317(1) |
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo conservan los hospitales de Kentucky los expedientes médicos?
Los hospitales de Kentucky deben conservar los expedientes médicos durante al menos seis años a partir de la fecha de alta conforme a 902 KAR 20:016, Sección 3(11)(b)2. Si el paciente era menor de edad, el hospital conserva el expediente durante seis años desde el alta o tres años después de que el paciente alcance la mayoría de edad, lo que sea más largo. Algunas fuentes todavía indican un periodo de cinco años para Kentucky; la regulación establece seis.
¿Cuánto tiempo debe conservar un hospital de Kentucky los expedientes médicos de un menor?
El hospital compara dos periodos y aplica el más largo: seis años a partir de la fecha de alta, o tres años después de que el paciente alcance la mayoría de edad. La mayoría de edad en Kentucky es 18 años para la mayoría de los efectos conforme a KRS 2.015, por lo que ese segundo criterio generalmente se extiende hasta los 21 años; para efectos de la atención y el tratamiento de menores con discapacidades, KRS 2.015 fija la mayoría de edad en 21 años, por lo que el criterio puede extenderse hasta los 24 años. Para un menor dado de alta a los 10 años, el expediente generalmente se conserva hasta los 21 años. Para un paciente dado de alta a los 17 años, seis años desde el alta se extienden hasta los 23 años, por lo que ese criterio prevalece.
¿Exige Kentucky que los consultorios médicos conserven los expedientes durante un periodo específico?
No localizamos un estatuto o una regulación de Kentucky que establezca un periodo de conservación para los consultorios médicos privados, así que confirme los requisitos vigentes con la Kentucky Board of Medical Licensure. De todos modos, aplican las reglas federales: conforme a 42 CFR 424.516(f), un proveedor o suministrador debe mantener la documentación de servicios, artículos o medicamentos cubiertos y ordenados, certificados, referidos o recetados de la Parte A o la Parte B durante siete años a partir de la fecha del servicio.
¿Puedo obtener una copia de mi expediente médico en Kentucky, y cuánto cuesta?
Sí. Conforme a KRS 422.317(1), un hospital con licencia bajo KRS Chapter 216B o un proveedor de salud debe entregar al paciente una copia de su expediente médico previa solicitud por escrito, y la primera copia se entrega sin costo para el paciente. Una segunda copia puede tener un costo de hasta $1 por página, ya sea que la solicite el paciente, el abogado del paciente o un representante autorizado. El estatuto no establece un cargo separado de búsqueda ni de envío postal.
¿Puede un padre o una madre acceder a los expedientes médicos de un hijo menor en Kentucky?
Generalmente sí. Conforme a KRS 422.355(2), vigente desde el 15 de julio de 2024, el padre o la madre de un paciente menor de 18 años, o el representante personal del paciente, tiene derecho a acceder a la información de salud del paciente contenida en un expediente médico, salvo que el acceso esté prohibido por HIPAA o por cualquier otra ley federal o estatal. El estatuto no enumera por sí mismo categorías de atención excluidas, por lo que una negativa debe explicarse haciendo referencia a la ley específica en la que se basa el proveedor.
¿Exige HIPAA que los proveedores de salud conserven los expedientes médicos durante un número determinado de años?
No. La Regla de Privacidad de HIPAA no establece un periodo de conservación para los expedientes clínicos, y en su lugar rige la ley estatal. HIPAA sí exige que las entidades cubiertas conserven la documentación de cumplimiento, como las políticas de privacidad, las comunicaciones escritas requeridas y los registros de acciones requeridas, durante seis años a partir de la creación o de la última fecha en que estuvo vigente, lo que ocurra después, conforme a 45 CFR 164.530(j)(2).
¿La regla de conservación hospitalaria de Kentucky satisface los requisitos de Medicare?
Sí, para los hospitales. Las Conditions of Participation de CMS en 42 CFR 482.24(b)(1) exigen al menos cinco años, y Kentucky exige seis, por lo que cumplir con la regla estatal también cumple con el mínimo federal. Lo contrario no aplica: conservar los expedientes durante solo cinco años quedaría por debajo de lo que exige la ley de Kentucky.
¿Qué debe hacer un médico de Kentucky con los expedientes médicos al cerrar un consultorio?
Notificar a los pacientes por escrito antes de la fecha de cierre, gestionar la transferencia de los expedientes a otro proveedor o a un custodio calificado de expedientes médicos, notificar a la Kentucky Board of Medical Licensure y mantener los expedientes accesibles durante todo el periodo de conservación. El médico o el custodio debe seguir atendiendo las solicitudes de acceso conforme a KRS 422.317 y HIPAA, incluida la primera copia gratuita.
Actualizaciones
Se corrigió el periodo de conservación hospitalaria a seis años desde el alta conforme a 902 KAR 20:016, Sección 3(11)(b)2, en lugar de los cinco años que indicaba la versión anterior; se aclaró que la primera copia del expediente médico es gratuita conforme a KRS 422.317, sin el cargo de $20 que se afirmaba antes; y se añadió la excepción de KRS 2.015 sobre la mayoría de edad, que la fija en 21 años para la atención y el tratamiento de menores con discapacidades, por lo que la conservación de esos expedientes puede extenderse hasta los 24 años.
La ley detrás de este artículo
Este artículo se apoya en las disposiciones legales a continuación, conservadas en nuestro propio registro jurídico y obtenidas de la fuente oficial. Toque una sección para leer el texto vigente.
Code of Federal Regulations Title 42
§ 482.24Condition of participation: Medical record services.Vigentecitada en 52 de nuestros artículos
The hospital must have a medical record service that has administrative responsibility for medical records. A medical record must be maintained for every individual evaluated or treated in the hospital. (a) Standard: Organization and staffing. The organization of the medical record service must be appropriate to the scope and complexity of the services performed. The hospital must employ adequate personnel to ensure prompt completion, filing, and retrieval of records. (b) Standard: Form and retention of record. The hospital must maintain a medical record for each inpatient and outpatient. Medical records must be accurately written, promptly completed, properly filed and retained, and accessible. The hospital must use a system of author identification and record maintenance that ensures the integrity of the authentification and protects the security of all record entries. (1) Medical records must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years. (2) The hospital must have a system of coding and indexing medical records. The system must allow for timely retrieval by diagnosis and procedure, in order to support medical care evaluation studies.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 18 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (2020) sostuvo que el deber de mantener expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 es un requisito genérico que no acredita la materialidad bajo la False Claims Act. United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (2008) aplicó 482.24(c) a pruebas sobre la firma de expedientes.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (Court of Appeals for the Tenth Circuit 2020, 949 F.3d 533)✓Una demandante bajo la False Claims Act alegó que el hospital falsificó las horas de llegada de pacientes para cobrar más de los programas de calidad de Medicare. La corte sostuvo que el deber genérico de llevar expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 no aborda esos programas ni basta para probar la materialidad.
- United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (District Court, District of Columbia 2008, 533 F. Supp. 2d 12)✓Enfermeras anestesistas alegaron que el hospital facturó a Medicare como si los anestesiólogos hubieran hecho todo el procedimiento. Citando el plazo de 30 días del 42 C.F.R. 482.24(c)(2), la corte excluyó la prueba de firmas tardías y también la de firmas masivas, aunque el inciso (c)(1) la hacía pertinente.
- NATIONAL ASS'N OF PSYCHIATRIC HEALTH SYSTEM v. Shalala (District Court, District of Columbia 2000, 120 F. Supp. 2d 33)“…to preexisting recordkeeping requirements, as specified in 42 C.F.R. § 482.24 . 7 . Proposed Rul…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 424.516Additional provider and supplier requirements for enrolling and maintaining active enrollment status in the Medicare program.Vigentecitada en 15 de nuestros artículos
(a) Certifying compliance. CMS enrolls and maintains an active enrollment status for a provider or supplier when that provider or supplier certifies that it meets, and continues to meet, and CMS verifies that it meets, and continues to meet, all of the following requirements: (1) Compliance with title XVIII of the Act and applicable Medicare regulations. (2) Compliance with Federal and State licensure, certification, and regulatory requirements, as required, based on the type of services or supplies the provider or supplier type will furnish and bill Medicare. (3) Not employing or contracting with individuals or entities that meet either of the following conditions: (i) Excluded from participation in any Federal health care programs, for the provision of items and services covered under the programs, in violation of section 1128A(a)(6) of the Act. (ii) Debarred by the General Services Administration (GSA) from any other Executive Branch procurement or nonprocurement programs or activities, in accordance with the Federal Acquisition and Streamlining Act of 1994, and with the HHS Common Rule at 45 CFR part 76.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 7 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States Ex Rel. Westmoreland v. Amgen, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2011, 812 F. Supp. 2d 39)“…recon *52 dition of payment can be found in 42 C.F.R. § 424.516 (a)(1), which states that “CMS enrolls…”
- Johnson v. Kelly (District Court, W.D. Oklahoma 2024)“…care laws, regulations, and program instructions. Id. ¶ 22; 42 C.F.R. § 424.516(a). To that end, a healthcare provider…”
- LILIA GOROVITS, M.D., P.C. v. AZAR (District Court, E.D. Pennsylvania 2021)“…2 Pursuant to 42 C.F.R. § 424.516(d)(1)(ii), Medicare physicians are requ…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 431.17Maintenance of records.Vigente
(a) Basis and purpose. This section, based on section 1902(a)(4) of the Act, prescribes the kinds of records a Medicaid agency must maintain, the minimum retention period for such records, and the conditions under which those records must be provided or made available. (b) Content of records. A State plan must provide that the Medicaid agency will maintain or supervise the maintenance of the records necessary for the proper and efficient operation of the plan. The records must include all of the following: (1) Individual records on each applicant and beneficiary that contain all of the following: (i) All information provided on the initial application submitted through any modality described in § 435.907 of this chapter by, or on behalf of, the applicant or beneficiary, including the signature on and date of application. (ii) The electronic account and any information or other documentation received from another insurance affordability program in accordance with § 435.1200(c) and (d) of this chapter.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 4 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2010
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- John B. v. Goetz (District Court, M.D. Tennessee 2010, 879 F. Supp. 2d 787)“…Defendants must provide any records the Secretary requires. 42 C.F.R. 431.17(c). Federal regulations also require th…”
- Perales v. Sullivan (Court of Appeals for the Second Circuit 1991, 948 F.2d 1348)“…ram, as well as statistical, fiscal, and other data. See 42 C.F.R. § 431.17 (b). After “qualification” comes the…”
- Kim v. State (Court of Claims of Illinois 1991, 43 Ill. Ct. Cl. 286)“…rendered to IDPA recipients. 89 111. Admin. Code §140.28; 42 C.F.R. §§431.17 and 431.107(b); and see the MAP Handbo…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Kentucky Revised Statutes, Chapter 422: EVIDENCE AND LOST RECORDS
§ 422.317Copy of patient's medical record to be supplied on patient's written request -- Exception for Department of CorrectionsVigente
(1) Upon a patient's written request, a hospital licensed under KRS Chapter 216B or a health care provider shall provide, without charge to the patient, a copy of the patient's medical record. A copying fee, not to exceed one dollar ($1) per page, may be charged by the health care provider for furnishing a second copy of the patient's medical record upon request either by the patient or the patient's attorney or the patient's authorized representative. (2) The Department of Corrections shall not be considered as a health care provider under this section; however, the department may make medical records of an individual inmate available to that individual inmate unless the department, through its designee, determines that the provision of the record is subject to the provisions of KRS 197.025.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en apps.legislature.ky.gov
Citada en 6 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2022
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Eriksen v. Gruner & Simms, PLLC (Court of Appeals of Kentucky 2013, 400 S.W.3d 290)“…e a patient is requesting their one free copy allowed under KRS 422.317, providers must make a complete copy of…”
- Woodward, Hobson & Fulton, L.L.P. v. Revenue Cabinet (Court of Appeals of Kentucky 2002, 69 S.W.3d 476)“…simultaneously apply for such a protective order. KRS 422.317(1) provides that a patient’s medical re…”
- Hardin County v. Valentine (Court of Appeals of Kentucky 1995, 894 S.W.2d 151)“…e that since this appeal was filed, the legislature enacted KRS 422.317 in which it stated that “[a] copying fe…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 422.355Right to access medical record of a patient under age eighteen -- ExceptionsVigente
(1) As used in this section, "personal representative" means an individual who has authority under state law to make health care decisions for a patient. (2) The parent of a patient who is under the age of eighteen (18), or a patient's personal representative on behalf of the patient who is under the age of eighteen (18), shall have the right to access the patient's health information maintained by a health care provider in a medical record unless prohibited under the federal Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 or any other federal or state law.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en apps.legislature.ky.gov
Code of Federal Regulations Title 45
§ 164.530Administrative requirements.Vigentecitada en 40 de nuestros artículos
(a)(1) Standard: Personnel designations. (i) A covered entity must designate a privacy official who is responsible for the development and implementation of the policies and procedures of the entity. (ii) A covered entity must designate a contact person or office who is responsible for receiving complaints under this section and who is able to provide further information about matters covered by the notice required by § 164.520. (2) Implementation specification: Personnel designations. A covered entity must document the personnel designations in paragraph (a)(1) of this section as required by paragraph (j) of this section. (b)(1) Standard: Training. A covered entity must train all members of its workforce on the policies and procedures with respect to protected health information required by this subpart and subpart D of this part, as necessary and appropriate for the members of the workforce to carry out their functions within the covered entity. (2) Implementation specifications: Training.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 23 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Surprise v. Innovation Group, Inc. (2013) aplicó 45 CFR 164.530(c) y señaló que exige salvaguardas apropiadas pero no especifica cuáles deben ser, y rechazó un reclamo de despido basado en ello. Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (2011) trató ese mismo deber como trasfondo de reclamos estatales y devolvió el caso al tribunal estatal.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (District Court, E.D. Pennsylvania 2011, 826 F. Supp. 2d 718)✓Una memoria USB perdida expuso datos de salud de 280,000 niños asegurados, y un padre demandó por negligencia per se en un tribunal estatal. El tribunal sostuvo que basar el reclamo en la regla de salvaguardas de HIPAA, 45 C.F.R. 164.530(c)(2)(i), no planteaba una cuestión federal sustancial, y devolvió el caso.
- Surprise v. Innovation Group, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2013, 925 F. Supp. 2d 134)✓Un empleado despedido tras quejarse de que documentos con información de salud iban a la basura sin protección demandó por despido injustificado. El tribunal interpretó que 45 C.F.R. 164.530(c) exige salvaguardas sin fijar un método, y sostuvo que las reglas de descarte de HIPAA no eran una política pública bien definida.
- Michael Terpin v. at and T Mobility LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2024, 118 F.4th 1102)“…viders to protect patients’ “protected health information.” 45 C.F.R. § 164.530(c)(1); Moore, 299 Cal. Rptr. 3d at 561.…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 164.524Access of individuals to protected health information.Vigentecitada en 25 de nuestros artículos
(a) Standard: Access to protected health information —(1) Right of access. Except as otherwise provided in paragraph (a)(2) or (a)(3) of this section, an individual has a right of access to inspect and obtain a copy of protected health information about the individual in a designated record set, for as long as the protected health information is maintained in the designated record set, except for: (i) Psychotherapy notes; and (ii) Information compiled in reasonable anticipation of, or for use in, a civil, criminal, or administrative action or proceeding. (2) Unreviewable grounds for denial. A covered entity may deny an individual access without providing the individual an opportunity for review, in the following circumstances. (i) The protected health information is excepted from the right of access by paragraph (a)(1) of this section.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 88 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Webb v. Smart Document Solutions, LLC (2007) sostuvo que la tarifa reducida basada en costos de la sección 164.524(c)(4) aplica solo cuando el propio individuo solicita sus expedientes, no un bufete que actúa como su agente. Ciox Health, LLC v. Hargan (2020) anuló la guía de 2016 que extendía esa tarifa a las instrucciones dirigidas a terceros.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Webb v. Smart Document Solutions, LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2007, 499 F.3d 1078)✓Un bufete pidió los expedientes hospitalarios de su cliente y le cobraron la tarifa más alta para terceros; el Noveno Circuito sostuvo que el límite de tarifa basada en costos de la Sección 164.524(c)(4) aplica solo cuando el individuo o su representante personal lo solicita, no un abogado que actúa como agente.
- Evenson v. Hartford Life & Annuity Insurance (District Court, M.D. Florida 2007, 244 F.R.D. 666)✓Una terapeuta se negó a entregar sus notas de psicoterapia bajo citación, invocando la exclusión de esas notas del derecho de acceso del paciente en la Sección 164.524(a)(1); el tribunal sostuvo que esa exclusión rige solo el acceso individual y no el descubrimiento de pruebas, y ordenó entregarlas.
- Ciox Health, LLC v. Hargan (District Court, District of Columbia 2020)“…fee that can be charged for such production. See generally 45 C.F.R. § 164.524. For requests brought by an individual…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
También citada en: Cómo solicitar sus datos personales: derechos por estado
Kentucky Revised Statutes, Chapter 2: CITIZENSHIP, EMBLEMS, HOLIDAYS, AND TIME
§ 2.015Age of majority -- Exceptions. (Effective between July 15, 2026 and January 1, 2027)Vigentecitada en 4 de nuestros artículos
Persons of the age of eighteen (18) years are of the age of majority for all purposes in this Commonwealth except for the purchase of alcoholic beverages, sports wagering, and for purposes of care and treatment of children with disabilities, for which twenty-one (21) years is the age of majority, all other statutes to the contrary notwithstanding.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en apps.legislature.ky.gov
Citada en 33 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Leathers v. Ratliff (Court of Appeals of Kentucky 1996, 925 S.W.2d 197)“…978, the date the original child support order was entered, KRS 2.015 was in effect. The statute defines the…”
- Crowe v. Miller (Court of Appeals of Kentucky 1971, 467 S.W.2d 330)“…ars of age when the suit was filed and calling attention to KRS 2.015 and this court’s decision in Commonweal…”
- Commonwealth v. Hallahan (Court of Appeals of Kentucky (pre-1976) 1965, 391 S.W.2d 378)“…enacted in 1964 (c. 21, Acts of 1964) which now appears as KRS 2.015 impliedly amends KRS 402.-210 by reduci…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Kentucky Revised Statutes, Chapter 197: PENITENTIARIES
§ 197.025Restrictions on access to inmate and facility records -- Appeal procedure -- Restrictions on access to policies and procedureVigente
(1) KRS 61.870 to 61.884 to the contrary notwithstanding, no person shall have access to any records if the disclosure is deemed by the commissioner of the department or his designee to constitute a threat to the security of the inmate, any other inmate, correctional staff, the institution, or any other person. (2) KRS 61.870 to 61.884 to the contrary notwithstanding, the department shall not be required to comply with a request for any record from any inmate confined in a jail or any facility or any individual on active supervision under the jurisdiction of the department, unless the request is for a record which contains a specific reference to that individual. (3) KRS 61.870 to 61.884 to the contrary notwithstanding, all persons confined in a penal facility shall challenge any denial of an open record with the Attorney General by mailing or otherwise sending the appropriate documents to the Attorney General within twenty (20) days of the denial pursuant to the procedures set out in KRS 61.880(2) before an appeal can be filed in a Circuit Court.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en apps.legislature.ky.gov
Citada en 6 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Commonwealth, Department of Corrections v. Chestnut (Kentucky Supreme Court 2008, 250 S.W.3d 655)“…pect public records.” So, other than the exception found at KRS 197.025, which we will discuss more fully later…”
- Salinas v. Correct Care Solutions, LLC (Court of Appeals of Kentucky 2018, 559 S.W.3d 853)“…General ("OAG") to review the matter. See KRS 61.880 and KRS 197.025. The OAG notified Correct Care about th…”
- Valentine v. PERSONNEL CABINET, COM. (Court of Appeals of Kentucky 2010, 322 S.W.3d 505)“…then determined that the Cabinet had wrongfully relied upon KRS 197.025 when it told Valentine that “the Depart…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Kentucky Revised Statutes, Chapter 216B: LICENSURE AND REGULATION OF HEALTH FACILITIES AND SERVICES
§ 216B.042Licenses -- Authority to enter upon premises -- Authority for administrative regulationsVigente
(1) The cabinet shall: (a) Establish by promulgation of administrative regulation under KRS Chapter 13A reasonable application fees for licenses and promulgate other administrative regulations necessary for the proper administration of the licensure function; (b) Issue, deny, revoke, modify, or suspend licenses or provisional licenses in accordance with the provisions of this chapter; (c) Establish licensure standards and procedures to ensure safe, adequate, and efficient abortion facilities, health facilities and health services. These regulations, under KRS Chapter 13A, shall include, but need not be limited to: 1. Patient care standards and safety standards, minimum operating standards, minimum standards for training, required licenses for medical staff personnel, and minimum standards for maintaining patient records; 2. Licensure application and renewal procedures; and 3.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en apps.legislature.ky.gov
Citada en 5 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2020
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Tibbs v. Bunnell (Kentucky Supreme Court 2014, 448 S.W.3d 796)“…he same rationale noted in Francis, supra. In Kentucky, KRS 216B.042 grants the Cabinet for Health and Famil…”
- Cabinet for Human Resources v. Women's Health Services, Inc. (Court of Appeals of Kentucky 1994, 878 S.W.2d 806)“…ropriate. We agree. Under KRS 216B.040, KRS 216B.105, and KRS 216B.042, the Cabinet is charged with regulating…”
- University of Kentucky v. Bunnell (Court of Appeals of Kentucky 2017, 532 S.W.3d 658)“…216B.015 (definition), KRS 216B.040 (functions of cabinet), KRS 216B.042 (licenses; authority to enter upon prem…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Fuentes y referencias
- 902 KAR 20:016: Hospitales; Operaciones y Servicios (Sección 3(11)(b)2, conservación de seis años)(apps.legislature.ky.gov).gov
- KRS 422.317: Copia del expediente médico del paciente que debe entregarse previa solicitud por escrito(apps.legislature.ky.gov).gov
- KRS 422.355: Derecho a acceder al expediente médico de un paciente menor de dieciocho años(apps.legislature.ky.gov).gov
- KRS 2.015: Mayoría de edad, excepciones(apps.legislature.ky.gov).gov
- 907 KAR 1:671: Condiciones de participación de proveedores de Medicaid(apps.legislature.ky.gov).gov
- 907 KAR 1:632: Disposiciones y requisitos de cobertura del programa de visión (Sección 7, documentación del proveedor)(apps.legislature.ky.gov).gov
- 42 CFR 482.24: Condiciones de participación: servicios de expedientes médicos(ecfr.gov).gov
- 42 CFR 424.516(f): Mantenimiento y acceso a la documentación (siete años)(law.cornell.edu)
- 45 CFR 164.530: Requisitos administrativos de HIPAA(ecfr.gov).gov
- 45 CFR 164.524: Derecho de acceso de HIPAA a la información médica protegida(ecfr.gov).gov
- ¿Exige HIPAA que las entidades cubiertas conserven los expedientes médicos?(hhs.gov).gov
- Requisitos de mantenimiento y acceso a expedientes médicos(cms.gov).gov
- Guía sobre el derecho de acceso de HIPAA(hhs.gov).gov
- Preguntas frecuentes sobre la eliminación de información médica protegida(hhs.gov).gov
- Kentucky Cabinet for Health and Family Services, Office of Inspector General(chfs.ky.gov).gov
- Kentucky Board of Medical Licensure(kbml.ky.gov).gov