Virginia
Leyes de Retención de Registros Médicos de Virginia (Guía 2026)
La ley de Virginia establece mínimos de retención distintos según el tipo de proveedor: los hospitales deben conservar los registros durante al menos 5 años después del alta del paciente conforme a 12 VAC 5-410-370, mientras que los médicos deben conservar los registros durante un mínimo de 6 años después del último encuentro con el paciente conforme a Va. Code § 54.1-2910.4.
Última verificación: marzo de 2026. Esta página refleja el Code of Virginia vigente, el Virginia Administrative Code y las regulaciones federales que rigen la retención de registros médicos en el Commonwealth.
Tabla de Contenido
- Panorama de las Leyes de Retención de Registros Médicos de Virginia
- Requisitos de Retención para Hospitales
- Requisitos de Retención para Médicos y Profesionales
- Registros de Pacientes Menores de Edad
- Requisitos Federales: HIPAA y CMS
- Acceso del Paciente a los Registros Médicos
- Tarifas por Copias de Registros Médicos
- Requisitos de Almacenamiento y Formato de Registros
- Reglas de Destrucción de Registros
- Cierre de Consulta y Transferencia de Registros
- Sanciones por Incumplimiento
- Preguntas Frecuentes
Panorama de las Leyes de Retención de Registros Médicos de Virginia
La ley de Virginia establece periodos de retención de registros médicos distintos según el tipo de proveedor de salud. Los hospitales siguen las regulaciones establecidas por el Virginia Department of Health, mientras que los médicos y otros profesionales siguen las reglas emitidas por la Virginia Board of Medicine.
Los dos marcos principales de retención son:
- Hospitales: Mínimo 5 años después del alta del paciente, regidos por 12 VAC 5-410-370
- Médicos: Mínimo 6 años después del último encuentro con el paciente, regidos por Va. Code § 54.1-2910.4
Ambos marcos incluyen requisitos extendidos para los registros de menores. Las reglas federales de HIPAA y CMS añaden capas adicionales de cumplimiento para los centros que participan en Medicare o manejan información de salud protegida.
Los proveedores de Virginia deben tratar estos periodos como mínimos. Otras obligaciones, incluidos los plazos de prescripción por negligencia, la participación en programas federales y los requisitos contractuales, pueden exigir en la práctica una retención más larga.
Requisitos de Retención para Hospitales
Las reglas de retención de registros médicos hospitalarios de Virginia se encuentran en las Regulations for the Licensure of Hospitals in Virginia, específicamente en 12 VAC 5-410-370. Estas regulaciones aplican a todos los hospitales con licencia del Virginia Department of Health.
Periodo General de Retención
Todos los registros médicos, ya sean originales o reproducciones fieles, deben preservarse durante un mínimo de cinco años después del alta del paciente. Esto aplica a los registros de pacientes hospitalizados, ambulatorios y del departamento de emergencias.
Los hospitales deben establecer un expediente médico para cada paciente atendido de forma hospitalaria, ambulatoria o de emergencia. Se requiere un expediente médico separado para cada recién nacido, incluida la documentación del historial gestacional y las complicaciones del parto.
Registros de Nacimiento y Defunción
La información de nacimiento y defunción debe conservarse durante 10 años de conformidad con Va. Code § 32.1-274. Este periodo más largo aplica específicamente a la documentación de registros vitales que mantiene el hospital.
Estándares de Almacenamiento
Los hospitales deben tomar previsiones para el almacenamiento seguro de los registros médicos o de reproducciones fieles y legibles. Las prácticas de almacenamiento deben cumplir tanto con Va. Code § 32.1-127.1:03 (Privacidad de Registros de Salud) como con la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en 42 U.S.C. § 1320d et seq.
| Tipo de registro | Periodo mínimo de retención | Autoridad |
|---|---|---|
| Registros de pacientes adultos | 5 años después del alta | 12 VAC 5-410-370 |
| Registros de pacientes menores | 5 años después de que el paciente cumpla 18 | 12 VAC 5-410-370 |
| Registros de nacimiento y defunción | 10 años | Va. Code § 32.1-274 |
| Registros de recién nacidos | 5 años después del alta (o la regla del menor, la que sea más larga) | 12 VAC 5-410-370 |
Requisitos de Retención para Médicos y Profesionales
Los médicos y otros profesionales con licencia bajo el Chapter 29 del Code of Virginia (Medicine and Other Healing Arts) siguen un conjunto separado de reglas de retención conforme a Va. Code § 54.1-2910.4 y a las regulaciones de la Virginia Board of Medicine en 18 VAC 85-20-26.
Periodo General de Retención
Los profesionales deben mantener los registros de salud durante un mínimo de seis años después del último encuentro con el paciente. Esto aplica a todos los registros según se definen en Va. Code § 32.1-127.1:03.
Periodo Máximo de Retención
La ley de Virginia dispone que los profesionales no están obligados a mantener los registros de salud durante más de 12 años a partir de la fecha de creación. Este techo aplica a los registros de pacientes adultos y da a los profesionales un punto final claro para las obligaciones de retención.
Las excepciones a este máximo de 12 años incluyen:
- Registros de pacientes menores de edad (que siguen las reglas específicas para menores descritas más abajo)
- Registros que una obligación contractual exige mantener por más tiempo
- Registros que la ley federal exige mantener durante un periodo más largo
Excepción de Registros Transferidos
Los profesionales no están obligados a conservar los registros que se hayan transferido a otro profesional o proveedor de salud, o que se hayan entregado directamente al paciente o a su representante personal. Esto permite a los profesionales satisfacer las obligaciones de retención mediante una transferencia adecuada en lugar de un almacenamiento indefinido.
Estándares de Gestión de Registros
Conforme a 18 VAC 85-20-26, los profesionales deben gestionar adecuadamente los registros de los pacientes y mantener documentación oportuna, precisa, legible y completa. Los registros deben estar disponibles para su transferencia a otros profesionales, pacientes o representantes autorizados de conformidad con la ley estatal.
Registros de Pacientes Menores de Edad
Tanto los hospitales como los médicos enfrentan periodos de retención extendidos para los registros de los pacientes menores de edad. Las reglas difieren ligeramente entre los dos tipos de proveedor.
Reglas Hospitalarias para Menores
Conforme a 12 VAC 5-410-370, los registros hospitalarios de menores deben conservarse durante al menos cinco años después de que el menor haya cumplido 18 años. Esto significa que un registro hospitalario creado para un recién nacido debe conservarse durante aproximadamente 23 años a partir de la fecha de creación.
Por ejemplo, si un niño nace en 2026, el hospital debe conservar ese registro hasta al menos 2049 (cuando el niño cumple 18 más cinco años adicionales).
Reglas de Médicos para Menores
Conforme a Va. Code § 54.1-2910.4, los registros de los médicos para niños menores de edad, incluidos los registros de vacunación, deben mantenerse hasta que el niño cumpla 18 años o se emancipe. El periodo mínimo de retención de seis años desde el último encuentro con el paciente sigue aplicando sin importar la edad del paciente.
En la práctica, esto significa que un médico que trata por última vez a un paciente de 10 años en 2026 debe conservar esos registros hasta al menos 2034 (cuando el niño cumpla 18) o 2032 (seis años desde el último encuentro), lo que ocurra más tarde.
| Tipo de proveedor | Retención de registros de menores | Mínimo práctico |
|---|---|---|
| Hospitales | 5 años después de que el paciente cumpla 18 | Hasta 23 años desde el nacimiento |
| Médicos | Hasta los 18 años o la emancipación (mínimo de 6 años) | Hasta 18 años desde el nacimiento |
Requisitos Federales: HIPAA y CMS
Los proveedores de Virginia también deben cumplir con los requisitos federales que afectan la gestión de los registros médicos, aunque la ley federal no imponga un único periodo de retención a nivel nacional.
HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)
La Regla de Privacidad de HIPAA no exige que las entidades cubiertas conserven los registros médicos durante ningún periodo específico. Según el U.S. Department of Health and Human Services, HIPAA se remite a la ley estatal para los periodos de retención.
Sin embargo, HIPAA si exige que las entidades cubiertas:
- Conserven la documentación relacionada con HIPAA (políticas, procedimientos y registros de cumplimiento) durante seis años a partir de la fecha de creación o de la fecha en que estuvo vigente por última vez, lo que ocurra más tarde (45 CFR § 164.530(j))
- Apliquen salvaguardas administrativas, técnicas y físicas apropiadas para proteger los registros durante toda la retención
- Implementen políticas para la eliminación segura de la información de salud protegida electrónica (ePHI) y del hardware o los medios en que se almacena
Esto significa que los proveedores de Virginia deben conservar su documentación de cumplimiento de HIPAA durante seis años, aunque los registros médicos en si sigan el calendario de retención estatal de Virginia.
Condiciones de Participación de CMS
Los hospitales que participan en Medicare deben cumplir con las Condiciones de Participación conforme a 42 CFR § 482.24. Estas regulaciones federales exigen que los hospitales mantengan registros médicos que estén escritos con precisión, completados oportunamente, archivados y conservados adecuadamente, y accesibles.
42 CFR § 482.24(b)(1) establece un piso federal explícito: los hospitales deben conservar los registros médicos en su forma original o legalmente reproducida durante un período de al menos 5 años. Más allá de ese piso, la orientación de CMS y las reglas de facturación de Medicare pueden exigir en la práctica una retención más larga según el tipo de registro; los registros de reclamos de Medicare, por ejemplo, a menudo se conservan durante al menos 7 años para respaldar posibles auditorías.
Los hospitales de Virginia deben seguir el periodo que sea más largo: el mínimo estatal de 5 años de Virginia o la orientación de retención aplicable de CMS/Medicare.
Acceso del Paciente a los Registros Médicos
La ley de Virginia otorga a los pacientes derechos claros para acceder a sus propios registros médicos. Estos derechos se establecen principalmente mediante Va. Code § 32.1-127.1:03 y Va. Code § 8.01-413.
Quién Puede Solicitar los Registros
Dos estatutos distintos rigen el acceso, y quién puede solicitar los registros depende de cuál aplique:
- Los propios registros del paciente: conforme a Va. Code § 32.1-127.1:03, el individuo o su representante personal puede solicitar una copia del registro de salud.
- Solicitudes en previsión de litigio o durante este: conforme a Va. Code § 8.01-413 subsección D, el paciente, el abogado del paciente, el albacea o administrador del paciente, o una aseguradora autorizada puede solicitar los registros.
Plazo de Respuesta
Los proveedores de salud deben proporcionar copias de los registros solicitados dentro de 30 días después de recibir una solicitud escrita. Si el proveedor no puede cumplir con este plazo, debe notificar al solicitante por escrito explicando el motivo de la demora. El proveedor entonces tiene 30 días adicionales para cumplir.
Los proveedores también deben incluir un rastro de auditoría de cualquier adición, eliminación o revisión del registro de salud si se solicita específicamente.
Opciones de Formato
Los proveedores deben producir los registros en formato de papel (copia impresa) o electrónico, según lo solicite el solicitante. Cuando se solicita el formato electrónico, el proveedor debe proporcionar los registros en un formato electrónico disponible. Los proveedores pueden rechazar una solicitud de formato electrónico solo si esta requeriría un costo adicional sustancial, modificaría los registros o comprometería su integridad.
Falta de Pago y Solicitudes de Registros
La subsección B9 de Va. Code § 8.01-413 dispone que la entrega de los registros de salud al paciente, o al abogado del paciente, solicitados conforme a esa sección, no puede retenerse ni demorarse únicamente por falta de pago de los registros. Leída junto con la subsección D, que limita toda la sección a las solicitudes hechas en previsión de un litigio o en el curso de este, esa protección está redactada para solicitudes relacionadas con litigios y no como una regla general para toda solicitud de registros.
Una solicitud rutinaria de un paciente para obtener una copia de sus propios registros se rige, en cambio, por Va. Code § 32.1-127.1:03, que permite una tarifa de copiado razonable basada en el costo y no contiene una disposición equivalente sobre falta de pago. Los pacientes a quienes se les diga que una copia se está reteniendo por un saldo pendiente deben preguntar al proveedor en qué estatuto se basa y, cuando haya litigio de por medio, señalar el § 8.01-413(B9).
Tarifas por Copias de Registros Médicos
Lo que un proveedor de Virginia puede cobrar por las copias depende del motivo por el que se solicitaron los registros. Aplican dos estatutos, y establecen estándares sustancialmente distintos, por lo que primero hay que identificar cuál corresponde.
Solicitudes Rutinarias del Paciente por Sus Propios Registros
Una solicitud de un paciente para obtener una copia de su propio registro de salud se rige por la subsección J de Va. Code § 32.1-127.1:03. La subsección G de Va. Code § 8.01-413 excluye expresamente este tipo de solicitudes de sus propias disposiciones de tarifas y las remite a esa subsección.
Conforme al § 32.1-127.1:03(J), la entidad de atención médica puede imponer una tarifa razonable basada en el costo, que solo puede incluir:
- El costo de los suministros para copiar la información solicitada
- La mano de obra de copiar la información solicitada
- El franqueo, cuando el individuo solicite que los registros se envíen por correo
- La preparación de una explicación o resumen de la información, según lo acordado por el individuo
Este estándar no fija topes por página en dólares ni un cargo total máximo. El cargo debe ser razonable y basado en el costo, y no puede recuperar costos fuera de esa lista.
Una Copia Gratuita Por Año Calendario para Reclamos de Beneficios
La subsección B7 de Va. Code § 8.01-413 exige que un proveedor entregue una copia gratuita por año calendario de los registros de un paciente almacenados o mantenidos en un registro de salud electrónico, cuando el paciente o su abogado los solicite para respaldar un reclamo o apelación bajo el Título II, XVI, XVIII o XIX de la Social Security Act, bajo 38 U.S.C. § 101 y siguientes, o bajo cualquier programa federal o estatal de beneficios basado en necesidad financiera. La solicitud debe estar respaldada por documentación razonable, como un formulario de cita o un aviso de audiencia de la Social Security Administration.
La sección 32.1-127.1:03(J) comienza con una excepción expresa para la subsección B7, por lo que esta copia gratuita también aplica a una solicitud del paciente por sus propios registros. Las solicitudes adicionales en el mismo año calendario están sujetas a una tarifa razonable, y no puede cobrarse tarifa alguna si no se encuentran registros en respuesta a la solicitud.
Solicitudes Relacionadas con Litigio: Copias en Papel
El esquema por página que sigue proviene de Va. Code § 8.01-413. La subsección D limita esa sección a las solicitudes del paciente, el abogado del paciente, el albacea o administrador del paciente, o una aseguradora autorizada, hechas en previsión de un litigio o en el curso de este. Estas cifras no son el tope general de lo que un proveedor puede cobrarle a un paciente por una copia rutinaria de su propio expediente.
| Páginas | Tarifa máxima por página |
|---|---|
| Primeras 50 páginas | $0.50 por página |
| Páginas 51 en adelante | $0.25 por página |
| De microfilm | $1.00 por página |
Solicitudes Relacionadas con Litigio: Copias Electrónicas
| Páginas | Tarifa máxima por página |
|---|---|
| Primeras 50 páginas | $0.37 por página |
| Páginas 51 en adelante | $0.18 por página |
| Cargo total máximo | $160 (incluye búsqueda/manejo y envío) |
Cargos Adicionales Permitidos para Solicitudes Relacionadas con Litigio
- Tarifa de búsqueda y manejo: Hasta $20
- Franqueo y envío: Costos reales
- Estudios de rayos X/imágenes (electrónicos): $25 por estudio más $10 de tarifa de búsqueda/manejo
- Estudios de rayos X/imágenes (copia impresa): Costo real de suministros y mano de obra más $10 de tarifa de búsqueda/manejo
Conforme al § 8.01-413(C), si un tribunal determina que un proveedor se negó deliberadamente a cumplir con una solicitud por escrito hecha conforme a la subsección B, el tribunal puede otorgar los gastos que el paciente o la aseguradora autorizada incurrió para obtener las copias, un reembolso de las tarifas ya pagadas, costos judiciales y honorarios razonables de abogados.
Requisitos de Almacenamiento y Formato de Registros
La ley de Virginia permite a los proveedores de salud almacenar los registros médicos en una variedad de formatos. Conforme a Va. Code § 32.1-127.1:01, los proveedores pueden mantener los registros usando:
- Procesos computarizados u otros procesos electrónicos
- Microfilm
- Otros procesos fotograficos, mecánicos o químicos
Una vez que los registros se han convertido a un formato tecnológico inalterable, el proveedor puede desechar los documentos originales en papel. Sin embargo, esta eliminación debe realizarse de una manera que preserve la confidencialidad del paciente.
Cualquier documento o información que no pueda almacenarse en formato tecnológico debe identificarse y preservarse por separado. Esto garantiza que ninguna parte del expediente del paciente se pierda durante la conversión de formato.
Los proveedores que usan sistemas de registros médicos electrónicos (EHR) deben asegurar que sus sistemas mantengan la integridad de los datos, incluyan rastros de auditoría y cumplan tanto con los requisitos de seguridad de HIPAA como con los estándares estatales de Virginia.
Reglas de Destrucción de Registros
Cuando los registros médicos se han conservado durante el periodo mínimo exigido, la ley de Virginia permite su destrucción. Sin embargo, el proceso de destrucción debe seguir reglas específicas para proteger la privacidad del paciente.
Métodos de Destrucción Aceptables
Conforme a 18 VAC 85-20-26, los registros de los pacientes solo pueden destruirse de una manera que proteja la confidencialidad del paciente. La regulación identifica específicamente los siguientes métodos aceptables:
- Incineración de registros en papel
- Trituración de registros en papel
- Eliminación electrónica segura de registros digitales, incluido el borrado de los medios de almacenamiento
Requisito de Notificación al Paciente
Los profesionales están obligados a publicar información o de otro modo informar a todos los pacientes sobre el plazo de retención y destrucción de los registros. Esta notificación debe ser parte de las comunicaciones estándar de la consulta con los pacientes, como los formularios de admisión, la señalización de la oficina o el sitio web de la consulta.
Este requisito de transparencia garantiza que los pacientes sepan cuando sus registros pueden destruirse y puedan solicitar copias antes de que eso suceda.
Requisitos de Eliminación de HIPAA
Además de los requisitos estatales de Virginia, HIPAA exige que las entidades cubiertas implementen políticas y procedimientos que aborden la disposición final de la información de salud protegida electrónica (ePHI). Esto incluye procedimientos para eliminar la ePHI de los medios electrónicos antes de que los medios se pongan a disposición para su reutilización o eliminación.
Los registros en papel que contienen información de salud protegida también deben eliminarse de forma segura. Colocar documentos sin triturar en un contenedor de basura estándar no cumple con los requisitos de eliminación de HIPAA.
Cierre de Consulta y Transferencia de Registros
Cuando un médico o profesional de la salud de Virginia cierra, vende o reubica una consulta, Va. Code § 54.1-2405 establece requisitos específicos para el manejo de los registros de los pacientes.
Requisitos de Aviso
Antes de transferir los registros de los pacientes, el proveedor debe:
- Intentar notificar a los pacientes actuales de la transferencia pendiente, ya sea electrónicamente o por correo, a la última dirección conocida del paciente
- Publicar un aviso previo en un periódico de circulación general dentro del área de la consulta
Un "paciente actual" bajo el estatuto se define como cualquier paciente que tuvo un encuentro con el proveedor durante el periodo de dos años inmediatamente anterior a la fecha de la transferencia de los registros.
Derechos del Paciente Durante el Cierre
Los pacientes tienen derecho a solicitar que sus registros se:
- Envíen a otro proveedor regulado de forma similar de su elección
- Entreguen directamente a ellos
Cualquier cargo por copiar y enviar los registros durante el cierre de una consulta no puede exceder los costos reales incurridos por el proveedor.
Definición de Reubicación
Virginia define la "reubicación" como el traslado de una consulta de Virginia a más de 30 millas de su ubicación actual, o el traslado a otro estado o al Distrito de Columbia. Los traslados de 30 millas o menos dentro de Virginia no activan los requisitos de aviso.
Obligaciones Continuas de Retención
Aun después de que una consulta cierre, los requisitos de retención de Va. Code § 54.1-2910.4 siguen aplicando. Los registros que no se hayan transferido a otro proveedor ni entregado al paciente deben mantenerse durante todo el periodo mínimo de retención (6 años desde el último encuentro, hasta 12 años desde la creación).
Sanciones por Incumplimiento
Los proveedores de Virginia que no cumplen con las leyes de retención de registros médicos enfrentan varios tipos de consecuencias.
Acciones de Licencia Estatal
La Virginia Board of Medicine puede tomar acción disciplinaria contra los profesionales que no mantengan registros adecuados o que destruyan los registros prematuramente. Las posibles sanciones incluyen reprimenda, libertad condicional, suspensión de la licencia o revocación de la licencia.
Responsabilidad Civil
Conforme a Va. Code § 8.01-413, los proveedores que se niegan ilegalmente a proporcionar los registros o cobran tarifas excesivas pueden ser responsables de daños, costos judiciales y honorarios de abogados. Los pacientes pueden solicitar la intervención judicial para obligar a la producción de los registros.
Cumplimiento de HIPAA
La U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights (OCR) hace cumplir los requisitos de HIPAA. Las violaciones relacionadas con la eliminación indebida de la información de salud protegida pueden resultar en sanciones monetarias civiles que van de $145 a $73,011 por violación, según el nivel de culpabilidad (hasta $2,190,294 para el nivel más grave), con un tope anual de $2,190,294 por todas las violaciones de una misma disposición, conforme a los niveles ajustados por inflación vigentes desde el 28 de enero de 2026 (91 FR 3665; 45 CFR 160.404).
Implicaciones por Negligencia
Los proveedores que destruyen los registros prematuramente pueden enfrentar inferencias adversas en un litigio por negligencia. Si un proveedor no puede producir los registros durante una demanda por negligencia, un tribunal puede instruir al jurado a presumir que los registros faltantes habrían sido desfavorables para el proveedor.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tienen que guardar los hospitales de Virginia los registros médicos?
Los hospitales de Virginia deben conservar los registros médicos durante un mínimo de 5 años después del alta del paciente conforme a 12 VAC 5-410-370. Los registros de pacientes menores deben conservarse durante al menos 5 años después de que el paciente cumpla 18 años. Los registros de nacimiento y defunción deben conservarse durante 10 años conforme a Va. Code § 32.1-274.
¿Cuánto tiempo tienen que guardar los médicos de Virginia los registros de los pacientes?
Los médicos de Virginia deben mantener los registros de los pacientes durante un mínimo de 6 años después del último encuentro con el paciente conforme a Va. Code § 54.1-2910.4. Los médicos no están obligados a conservar los registros durante más de 12 años a partir de la fecha de creación, salvo en el caso de los pacientes menores y de los registros sujetos a la ley federal o a obligaciones contractuales.
¿Puedo obtener copias de mis registros médicos en Virginia y cuanto cuesta?
La ley de Virginia otorga a los pacientes el derecho de solicitar copias de sus registros médicos, y el proveedor debe responder dentro de 30 días conforme a Va. Code § 32.1-127.1:03. Para una solicitud rutinaria de sus propios registros, la tarifa la establece el § 32.1-127.1:03(J): una tarifa razonable basada en el costo que solo cubre los suministros de copiado, la mano de obra de copiado, el franqueo si usted solicita el envío por correo, y cualquier resumen que usted acuerde, sin tope por página en dólares. Los topes por página del Va. Code § 8.01-413 (como $0.50 por página para las primeras 50 páginas) aplican, por sus propios términos, únicamente a las solicitudes hechas en previsión de un litigio o durante este. Por separado, el § 8.01-413(B7) exige una copia gratuita por año calendario de los registros mantenidos en un registro de salud electrónico cuando usted o su abogado los solicita para respaldar un reclamo o apelación de Seguro Social, veteranos, u otro beneficio basado en necesidad.
¿Qué sucede con mis registros médicos si mi médico se jubila o cierra su consulta?
Conforme a Va. Code § 54.1-2405, un médico que cierra o reubica una consulta debe intentar notificar a los pacientes actuales (los atendidos en los últimos 2 años) por correo o electrónicamente, y también debe publicar un aviso en un periódico local. Los pacientes pueden solicitar que los registros se transfieran a otro proveedor o se les entreguen directamente. Los cargos por copia y envió no pueden exceder los costos reales del proveedor.
¿Exige HIPAA un periodo específico de retención de registros médicos?
No. La Regla de Privacidad de HIPAA no establece un periodo mínimo de retención para los registros médicos. Según el U.S. Department of Health and Human Services, los periodos de retención se rigen por la ley estatal. Sin embargo, HIPAA si exige que las entidades cubiertas conserven la documentación relacionada con el cumplimiento (políticas, procedimientos y registros de capacitación) durante 6 años, y que sigan prácticas de eliminación segura al destruir registros que contienen información de salud protegida.
Actualizaciones
Se corrigio la seccion de tarifas por copias: una solicitud rutinaria por sus propios registros se rige por la tarifa razonable basada en el costo de Va. Code 32.1-127.1:03(J), no por el esquema por pagina de Va. Code 8.01-413, que aplica a solicitudes relacionadas con litigio, y se agrego el derecho a una copia gratuita por año para reclamos de Seguro Social, veteranos u otros beneficios basados en necesidad.
Se corrigió la afirmación de que 42 CFR 482.24 no establece un período de retención explícito; el texto del reglamento en (b)(1) exige que los hospitales conserven los registros médicos durante al menos 5 años.
La ley detrás de este artículo
Este artículo se apoya en las disposiciones legales a continuación, conservadas en nuestro propio registro jurídico y obtenidas de la fuente oficial. Toque una sección para leer el texto vigente.
Code of Virginia, Title 54.1: Professions and Occupations
§ 54.1-2910.4Health record retentionVigente
Practitioners licensed under this chapter shall maintain health records, as defined in § 32.1-127.1:03, for a minimum of six years following the last patient encounter. However, such practitioners are not required to maintain health records for longer than 12 years from the date of creation except for (i) health records of a minor child, including immunizations, which shall be maintained until the child reaches the age of 18 or becomes emancipated, with a minimum time for record retention of six years from the last patient encounter regardless of the age of the child or (ii) health records that are required by contractual obligation or federal law to be maintained for a longer period of time. Health records that have previously been transferred to another practitioner or health care provider or provided to the patient or his personal representative are not required to be maintained beyond such transfer or provision.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-09-07 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en law.lis.virginia.gov
§ 54.1-2405Transfer of patient records in conjunction with closure, sale, or relocation of practice; notice requiredVigente
A. No person licensed, registered, or certified by one of the health regulatory boards under the Department shall transfer records pertaining to a current patient in conjunction with the closure, sale or relocation of a professional practice until such person has first attempted to notify the patient of the pending transfer, either electronically or by mail, at the patient's last known address, and by publishing prior notice in a newspaper of general circulation within the provider's practice area, as specified in § 8.01-324. The notice shall specify that, at the written request of the patient or an authorized representative, the records or copies will be sent, within a reasonable time, to any other like-regulated provider of the patient's choice or provided to the patient pursuant to § 32.1-127.1:03. The notice shall also disclose whether any charges will be billed by the provider for supplying the patient or the provider chosen by the patient with the originals or copies of the patient's records. Such charges shall not exceed the actual costs of copying and mailing or delivering the records. B.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en law.lis.virginia.gov
Code of Virginia, Title 32.1: Health
§ 32.1-127.1:03Health records privacyVigentecitada en 2 de nuestros artículos
A. There is hereby recognized an individual's right of privacy in the content of his health records. Health records are the property of the health care entity maintaining them, and, except when permitted or required by this section or by other provisions of state law, no health care entity, or other person working in a health care setting, may disclose an individual's health records. Pursuant to this subsection: 1. Health care entities shall disclose health records to the individual who is the subject of the health record, including an audit trail of any additions, deletions, or revisions to the health record, if specifically requested, except as provided in subsections E and F and subsection B of § 8.01-413. 2. Health records shall not be removed from the premises where they are maintained without the approval of the health care entity that maintains such health records, except in accordance with a court order or subpoena consistent with subsection C of § 8.01-413 or with this section or in accordance with the regulations relating to change of ownership of health records promulgated by a health regulatory board established in Title 54.1. 3.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en law.lis.virginia.gov
Citada en 9 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Crystal Houston v. City of Newport News Department of Human Services (Court of Appeals of Virginia 2017)“…a. Code Section 8.01-399, Va. Code Section 8.01-400.2, and Va. Code Section 32.1-127.1:03(H), the patient privacy provisions of…”
- United States v. Sutherland (District Court, W.D. Virginia 2001, 143 F. Supp. 2d 609)“…notice of his or her rights and remedies under the statute. Va.Code Ann. § 32.1-127.1:03(H). The statute gives patients the righ…”
- Maple v. Colonial Orthopaedics, Inc. (In Re Maple) (United States Bankruptcy Court, E.D. Virginia 2010, 434 B.R. 363)“…l’s right of privacy in the content of his health records.” Va.Code Ann. § 32.1-127.1:03 (2010). “[N]o health care entity ... ma…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 32.1-127.1:01Record storageVigente
A. Health records, as defined in § 32.1-127.1:03, may be stored by computerized or other electronic process or microfilm, or other photographic, mechanical, or chemical process; however, the stored record shall identify the location of any documents or information that could not be so technologically stored. If the technological storage process creates an unalterable record, the nursing facility, hospital or other licensed health care provider shall not be required to maintain paper copies of health records that have been stored by computerized or other electronic process, microfilm, or other photographic, mechanical, or chemical process. Upon completing such technological storage, paper copies of health records may be destroyed in a manner that preserves the patient's confidentiality. However, any documents or information that could not be so technologically stored shall be preserved. B. Notwithstanding the authority of this section to copy health records in the form of microfilm, prescription dispensing records maintained in or on behalf of any pharmacy registered or permitted in Virginia shall only be stored in compliance with §§ 54.1-3410, 54.1-3411, and 54.1-3412.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en law.lis.virginia.gov
§ 32.1-274Persons in charge of institutions and funeral directors, etc., to keep records; lists sent to State RegistrarVigente
A. Every person in charge of an institution shall keep a record of personal data concerning each person admitted or confined to such institution. This record shall include such information as required for the certificates of birth, death, and reports of spontaneous fetal death and induced termination of pregnancy required by this chapter. The record shall be made at the time of admission from information provided by the person being admitted or confined, but when it cannot be so obtained, the information shall be obtained from relatives or other persons acquainted with the facts. The name and address of the person providing the information shall be a part of the record. B. When a dead human body is released or disposed of by an institution, the person in charge of the institution shall keep a record showing the name of the deceased, date of death, the name and address of the person to whom the body is released and the date of removal from the institution, or, if final disposal is by the institution, the date, place, and manner of disposition. C.
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Code of Virginia, Title 8.01: Civil Remedies and Procedure
§ 8.01-413Certain copies of health care provider's health records of patient admissible; right of patient, his attorney and authorized insurer to copies of such health records; subpoena; damages, costs and attorney feesVigente
A. In any case where the health records of a health care provider for any patient in a hospital or institution for the treatment of physical or mental illness are admissible or would be admissible as evidence, any typewritten copy, photograph, photostatted copy, or microphotograph or printout or other hard copy generated from computerized or other electronic storage, microfilm, or other photographic, mechanical, electronic, imaging, or chemical storage process thereof shall be admissible as evidence in any court of the Commonwealth in like manner as the original, if the printout or hard copy or microphotograph or photograph is properly authenticated by the employees having authority to release or produce the original health records. Any health care provider whose health records relating to any such patient are subpoenaed for production as provided by law may comply with the subpoena by a timely mailing to the clerk issuing the subpoena or in whose court the action is pending properly authenticated copies, photographs or microphotographs in lieu of the originals.
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Citada en 5 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- McCaulley v. Purdue Pharma, L.P. (District Court, W.D. Virginia 2001, 172 F. Supp. 2d 803)“…thheld from a patient or her attorney. See Va.Code Ann. § 8.01-413 (Michie Supp. 2001). 13…”
- Dexter Drake Coffin, III Jo Anne J. Coffin v. Tracy Collette Bridges (Court of Appeals for the Fourth Circuit 1995, 72 F.3d 126)“…uthorization, mental health records are also discoverable. Va.Code Ann. Sec. 8.01-413 (1995) 2…”
- Ferguson v. Norfolk Southern Corp. (District Court, W.D. Virginia 1987, 704 F. Supp. 666)“…and suspension. Finally, he accuses Dr. Blair of violating Va.Code § 8.01-413 by failing to provide him with a…”
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Code of Federal Regulations Title 42
§ 482.24Condition of participation: Medical record services.Vigentecitada en 52 de nuestros artículos
The hospital must have a medical record service that has administrative responsibility for medical records. A medical record must be maintained for every individual evaluated or treated in the hospital. (a) Standard: Organization and staffing. The organization of the medical record service must be appropriate to the scope and complexity of the services performed. The hospital must employ adequate personnel to ensure prompt completion, filing, and retrieval of records. (b) Standard: Form and retention of record. The hospital must maintain a medical record for each inpatient and outpatient. Medical records must be accurately written, promptly completed, properly filed and retained, and accessible. The hospital must use a system of author identification and record maintenance that ensures the integrity of the authentification and protects the security of all record entries. (1) Medical records must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years. (2) The hospital must have a system of coding and indexing medical records. The system must allow for timely retrieval by diagnosis and procedure, in order to support medical care evaluation studies.
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Citada en 18 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (2020) sostuvo que el deber de mantener expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 es un requisito genérico que no acredita la materialidad bajo la False Claims Act. United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (2008) aplicó 482.24(c) a pruebas sobre la firma de expedientes.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (Court of Appeals for the Tenth Circuit 2020, 949 F.3d 533)✓Una demandante bajo la False Claims Act alegó que el hospital falsificó las horas de llegada de pacientes para cobrar más de los programas de calidad de Medicare. La corte sostuvo que el deber genérico de llevar expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 no aborda esos programas ni basta para probar la materialidad.
- United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (District Court, District of Columbia 2008, 533 F. Supp. 2d 12)✓Enfermeras anestesistas alegaron que el hospital facturó a Medicare como si los anestesiólogos hubieran hecho todo el procedimiento. Citando el plazo de 30 días del 42 C.F.R. 482.24(c)(2), la corte excluyó la prueba de firmas tardías y también la de firmas masivas, aunque el inciso (c)(1) la hacía pertinente.
- NATIONAL ASS'N OF PSYCHIATRIC HEALTH SYSTEM v. Shalala (District Court, District of Columbia 2000, 120 F. Supp. 2d 33)“…to preexisting recordkeeping requirements, as specified in 42 C.F.R. § 482.24 . 7 . Proposed Rul…”
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Code of Federal Regulations Title 45
§ 164.530Administrative requirements.Vigentecitada en 40 de nuestros artículos
(a)(1) Standard: Personnel designations. (i) A covered entity must designate a privacy official who is responsible for the development and implementation of the policies and procedures of the entity. (ii) A covered entity must designate a contact person or office who is responsible for receiving complaints under this section and who is able to provide further information about matters covered by the notice required by § 164.520. (2) Implementation specification: Personnel designations. A covered entity must document the personnel designations in paragraph (a)(1) of this section as required by paragraph (j) of this section. (b)(1) Standard: Training. A covered entity must train all members of its workforce on the policies and procedures with respect to protected health information required by this subpart and subpart D of this part, as necessary and appropriate for the members of the workforce to carry out their functions within the covered entity. (2) Implementation specifications: Training.
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Citada en 23 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Surprise v. Innovation Group, Inc. (2013) aplicó 45 CFR 164.530(c) y señaló que exige salvaguardas apropiadas pero no especifica cuáles deben ser, y rechazó un reclamo de despido basado en ello. Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (2011) trató ese mismo deber como trasfondo de reclamos estatales y devolvió el caso al tribunal estatal.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (District Court, E.D. Pennsylvania 2011, 826 F. Supp. 2d 718)✓Una memoria USB perdida expuso datos de salud de 280,000 niños asegurados, y un padre demandó por negligencia per se en un tribunal estatal. El tribunal sostuvo que basar el reclamo en la regla de salvaguardas de HIPAA, 45 C.F.R. 164.530(c)(2)(i), no planteaba una cuestión federal sustancial, y devolvió el caso.
- Surprise v. Innovation Group, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2013, 925 F. Supp. 2d 134)✓Un empleado despedido tras quejarse de que documentos con información de salud iban a la basura sin protección demandó por despido injustificado. El tribunal interpretó que 45 C.F.R. 164.530(c) exige salvaguardas sin fijar un método, y sostuvo que las reglas de descarte de HIPAA no eran una política pública bien definida.
- Michael Terpin v. at and T Mobility LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2024, 118 F.4th 1102)“…viders to protect patients’ “protected health information.” 45 C.F.R. § 164.530(c)(1); Moore, 299 Cal. Rptr. 3d at 561.…”
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§ 160.404Amount of a civil money penalty.Vigentecitada en 13 de nuestros artículos
(a) The amount of a civil money penalty will be determined in accordance with paragraph (b) of this section, and §§ 160.406, 160.408, and 160.412. These amounts were adjusted in accordance with the Federal Civil Monetary Penalty Inflation Adjustment Act of 1990, (Pub. L. 101-140), as amended by the Federal Civil Penalties Inflation Adjustment Act Improvements Act of 2015, (section 701 of Pub. L. 114-74), and appear at 45 CFR part 102. These amounts will be updated annually and published at 45 CFR part 102.
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Citada en 2 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Kirstyn Bashaw v. Majestic Care of Whitehall (Court of Appeals for the Sixth Circuit 2025, 130 F.4th 542)“…de range of civil penalties. See 45 C.F.R. § 160.404. And Nieset testified that Bashaw’s reco…”
- Planned Parenthood Minnesota, North Dakota, South Dakota v. Daugaard (District Court, D. South Dakota 2021)“…ble diligence, would not have known” about the disclosure. 45 C.F.R. § 160.404(b)(2)(i). While the Unif…”
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United States Code Title 42
§ 1320dDefinitionsVigente
For purposes of this part: The term “code set” means any set of codes used for encoding data elements, such as tables of terms, medical concepts, medical diagnostic codes, or medical procedure codes. The term “health care clearinghouse” means a public or private entity that processes or facilitates the processing of nonstandard data elements of health information into standard data elements. The term “health care provider” includes a provider of services (as defined in section 1395x(u) of this title), a provider of medical or other health services (as defined in section 1395x(s) of this title), and any other person furnishing health care services or supplies. The term “health information” means any information, whether oral or recorded in any form or medium, that— is created or received by a health care provider, health plan, public health authority, employer, life insurer, school or university, or health care clearinghouse; and relates to the past, present, or future physical or mental health or condition of an individual, the provision of health care to an individual, or the past, present, or future payment for the provision of health care to an individual.
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Citada en 574 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Tyquan Stewart v. Parkview Hospital (Court of Appeals for the Seventh Circuit 2019)“…ure of medical records with‐ out the patient’s consent. See 42 U.S.C. §§ 1320d–1 to d–7. But nowhere does the statute…”
- Law v. Zuckerman (District Court, D. Maryland 2004, 307 F. Supp. 2d 705)“…Portability Accountability Act of *707 1996, 42 U.S.C. 1320d et seq. (“HIPAA”). The Cou…”
- Johnson v. Quander (District Court, District of Columbia 2005, 370 F. Supp. 2d 79)“…ance Portability and Accountability Act of 1996 (“HIPAA”), '42 U.S.C. §§ 1320d to d-8; and the International Conventio…”
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Fuentes y referencias
- 12 VAC 5-410-370 - Retención de Registros Médicos Hospitalarios(law.lis.virginia.gov).gov
- Va. Code § 54.1-2910.4 - Retención de Registros de Salud(law.lis.virginia.gov).gov
- 18 VAC 85-20-26 - Registros de Pacientes (Virginia Board of Medicine)(law.lis.virginia.gov).gov
- Va. Code § 32.1-127.1:03 - Privacidad de Registros de Salud(law.lis.virginia.gov).gov
- Va. Code § 8.01-413 - Derecho del Paciente a Copias de Registros de Salud(law.lis.virginia.gov).gov
- Va. Code § 54.1-2405 - Transferencia de Registros de Pacientes (Cierre de Consulta)(law.lis.virginia.gov).gov
- Va. Code § 32.1-127.1:01 - Almacenamiento de Registros(law.lis.virginia.gov).gov
- Va. Code § 32.1-274 - Retención de Registros Vitales(law.lis.virginia.gov).gov
- HHS Resumen de la Regla de Privacidad de HIPAA(hhs.gov).gov
- HHS FAQ - Exige HIPAA la Retención de Registros?(hhs.gov).gov
- CMS Requisitos de Mantenimiento y Acceso a los Registros Médicos(cms.gov).gov
- HHS Derecho de Acceso de HIPAA - 45 CFR § 164.524(hhs.gov).gov
- HHS, Ajuste por Inflación de las Sanciones Monetarias Civiles Anuales, 91 FR 3665 (28 de enero de 2026): niveles de sanción civil de HIPAA para 2026 (45 CFR 160.404)(federalregister.gov).gov