Minnesota
Leyes de Retención de Registros Médicos en Minnesota (Guía 2026)
Minnesota exige a los hospitales conservar los registros médicos esenciales de forma permanente y todos los demás registros hospitalarios durante al menos siete años, conforme a Minn. Stat. 145.32. Fuera de ese régimen hospitalario, Minnesota no establece un periodo de conservación fijo para los médicos con licencia del Board of Medical Practice. La regla de siete años más citada, la Minn. Rule 2150.7535, vincula a los licenciatarios del Board of Behavioral Health and Therapy. Los registros hospitalarios de menores deben conservarse durante siete años o hasta que el paciente cumpla 18 años, lo que ocurra último.
Minnesota tiene algunas de las leyes de retención de registros médicos más detalladas del país. El estado traza una línea clara entre los registros hospitalarios que deben conservarse de forma permanente y los que pueden destruirse después de cierto número de años. Los médicos, las clínicas y otros proveedores enfrentan sus propios requisitos de conservación conforme a reglas separadas.
Esta guía explica lo que exige la ley de Minnesota para cada tipo de proveedor de salud, como se superponen las reglas federales y lo que los pacientes deben saber sobre el acceso a sus registros.
Registros hospitalarios: conservación permanente frente a siete años
El estatuto 145.32 de Minnesota crea un sistema de dos niveles para los registros médicos hospitalarios. Ciertas partes esenciales del registro hospitalario de un paciente deben conservarse de forma permanente. Otras partes pueden destruirse después de siete años.
El registro médico permanente individual
Conforme a Minn. Stat. 145.32, Subdivisión 2, el Comisionado de Salud define por regla cuales partes de un registro hospitalario constituyen el "registro médico permanente individual". Estas partes deben conservarse de forma indefinida.
La Minnesota Rule 4642.1000 especifica exactamente lo que debe incluirse en el registro médico permanente. Los elementos requeridos son:
- Datos de identificación que incluyen el nombre del paciente, dirección, fecha de nacimiento, sexo y número de Seguro Social si está disponible
- Historial médico que abarca la enfermedad actual, el motivo principal de consulta, el historial social y familiar pertinente y el diagnóstico provisional (para pacientes obstetricas debe incluirse la información prenatal; para recién nacidos se requieren el historial de nacimiento y los registros del parto)
- Informe de examen físico
- Informe quirúrgico que documente el diagnóstico preoperatorio, los nombres de los cirujanos, el agente anestesico, las descripciones de las muestras con hallazgos patologicos, los hallazgos quirúrgicos, los procedimientos técnicos y el diagnóstico postoperatorio
- Resumen de alta que cubra los motivos de la hospitalización, las observaciones clínicas, los procedimientos realizados, el tratamiento brindado, los resultados de pruebas significativas y la condición al alta
- Hallazgos de autopsia cuando corresponda
Estas seis categorías de registros nunca deben destruirse. Forman el registro médico permanente que los hospitales de Minnesota están obligados a mantener durante toda la vida de la institución y más allá.
Registros que pueden destruirse después de siete años
Todas las demás partes del registro médico hospitalario individual, incluidos documentos varios, papeles y correspondencia, pueden destruirse después de siete años. Esto aplica a los registros que quedan fuera de las seis categorías permanentes enumeradas arriba.
Hay condiciones importantes sobre esta destrucción. Conforme a Minn. Stat. 145.32, Subdivisión 1, el administrador del hospital debe obtener el consentimiento y la aprobación de la junta directiva u otro órgano de gobierno antes de destruir cualquier registro.
El estatuto también deja claro que nada prohíbe a un hospital conservar los registros más allá de los periodos mínimos. Muchos hospitales de Minnesota optan por conservar todos los registros mucho más allá de siete años como parte de su política institucional.
Preservación electrónica de los registros hospitalarios
El estatuto 145.30 de Minnesota autoriza a los administradores de hospitales a transferir archivos y registros originales a película fotográfica, imagen electrónica u otra tecnología de preservación electrónica. Esto incluye historiales clínicos, exámenes físicos, registros diarios del hospital y correspondencia relacionada.
Conforme a Minn. Stat. 145.31, estas copias electrónicas o fotográficas tienen el mismo valor legal que los documentos originales. Las copias certificadas son admisibles como prueba en procedimientos judiciales de Minnesota con la misma fuerza que los originales, exista o no todavía el original. Esta disposición se promulgó originalmente en 1941 y se actualizó en 2008 para reflejar los métodos modernos de almacenamiento digital.
Requisitos de conservación para médicos y proveedores
Minnesota no tiene un único estatuto que establezca un periodo de conservación universal para todos los proveedores de salud. En cambio, se aplican reglas diferentes según el tipo de proveedor.
Médicos con licencia del Board of Medical Practice
Minnesota no impone un periodo de conservación de registros fijo a los médicos con licencia del Board of Medical Practice. Las reglas de licencia de la junta, en el capítulo 5600 de las Minnesota Rules, no contienen ninguna parte sobre conservación de registros, y ningún estatuto de Minnesota establece un periodo de conservación general para los registros de los médicos fuera del régimen hospitalario de Minn. Stat. 145.32.
La cifra de siete años ampliamente citada para los médicos de Minnesota proviene de la Minn. Rule 2150.7535, que rige a los licenciatarios de una junta distinta y se describe en la siguiente sección. No vincula a los médicos.
En la práctica, los médicos de Minnesota se rigen por plazos establecidos por otras fuentes en lugar de por una regla estatal de conservación:
- Minnesota Medical Assistance (Medicaid): al menos cinco años después de la fecha inicial de facturación, conforme a la Minn. Rule 9505.2190
- Hospitales que participan en Medicare: al menos cinco años conforme a 42 CFR 482.24, que alcanza los registros que mantiene el hospital
- Exposición a demandas por negligencia médica: los registros son la prueba principal en cualquier reclamo posterior, por lo que las consultas suelen conservarlos hasta que transcurra el plazo de prescripción aplicable
- Los estatutos del personal médico del hospital y los contratos con aseguradoras, que con frecuencia imponen sus propios plazos de conservación
Muchas consultas de Minnesota adoptan una política de conservación de siete años o más por prudencia. Eso es una decisión de política interna, no un mandato estatal.
Licenciatarios del Board of Behavioral Health and Therapy: siete años
La Minnesota Rule 2150.7535 ("Record Keeping") se encuentra en el capítulo 2150 de las Minnesota Rules, el capítulo de licencia del Board of Behavioral Health and Therapy. Vincula a los licenciatarios de esa junta, que son profesionales de asesoría y salud conductual, y su texto habla en todo momento de un «cliente» en lugar de un paciente.
La subparte 3 exige al proveedor conservar los registros de un cliente durante un mínimo de siete años después de la fecha del último servicio profesional del proveedor al cliente, salvo que la ley disponga otra cosa.
La regla también exige a los proveedores mantener registros precisos y legibles que contengan:
- Una lista cronológica precisa de todos los contactos con el cliente
- Documentación de los servicios, incluidos métodos de evaluación, datos e informes
- Un plan de tratamiento inicial y cualquier revisión posterior
- El nombre de la persona que presta los servicios
- Notas del caso para cada fecha de servicio, incluidas las intervenciones
- Una lista cronológica precisa de todos los honorarios cobrados
Otros proveedores de salud
Distintas categorías de proveedores de salud de Minnesota pueden enfrentar periodos de conservación diferentes según las reglas de su junta de licencias. Los proveedores regulados conforme a los Capítulos 147 a 153A de los estatutos de Minnesota deben consultar con su junta de licencias especifica los requisitos de conservación aplicables.
Los proveedores que participan en Minnesota Medical Assistance deben conservar todos los registros de servicios de salud y financieros de un servicio de salud que fue facturado o pagado durante al menos cinco años después de la fecha inicial de facturación, conforme a la Minnesota Rule 9505.2190.
Registros de pacientes menores de edad
Minnesota ofrece protecciones especiales para los registros médicos de los menores. Conforme a Minn. Stat. 145.32, todas las partes de los registros médicos hospitalarios individuales de menores deben conservarse durante siete años o hasta que la persona alcance la mayoría de edad (18 años), lo que ocurra último.
Por ejemplo, si un niño recibe atención hospitalaria a los 10 años, el plazo de siete años vence a los 17 años, pero el plazo de la mayoría de edad vence a los 18 años, y como el estatuto exige la fecha que ocurra último, los registros deben conservarse hasta que el niño cumpla 18 años. Si un niño recibe atención a los 16 años, el plazo de siete años vence a los 23 años, que es posterior al plazo de los 18 años, por lo que los registros deben conservarse hasta que el niño cumpla 23 años.
Una regla comparable de suspensión del plazo aplica a los licenciatarios del Board of Behavioral Health and Therapy. Conforme a Minn. Rule 2150.7535, subparte 3, si el cliente es menor de edad, el periodo de conservación de siete años no comienza hasta que el cliente cumple 18 años. No existe una regla equivalente para los médicos con licencia del Board of Medical Practice, quienes no están sujetos a ningún periodo de conservación fijo por parte del estado.
Una vez que expira el periodo de conservación, un paciente que fue menor (ahora adulto) puede solicitar que sus registros hospitalarios sean destruidos, a menos que el hospital este obligado a conservar los registros como parte del registro médico permanente individual.
Requisitos federales: HIPAA y CMS
Los proveedores de Minnesota deben cumplir tanto las reglas estatales como las federales de conservación de registros. Cuando los requisitos federales y estatales entran en conflicto, se aplica el estándar más estricto.
HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act)
Un error común es pensar que HIPAA establece un periodo mínimo de conservación para los registros médicos. No lo hace. Según el U.S. Department of Health and Human Services, la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de conservación de registros médicos. Las leyes estatales rigen cuanto tiempo deben conservarse los registros médicos.
Sin embargo, HIPAA si exige a las entidades cubiertas conservar la documentación de cumplimiento de HIPAA (políticas, procedimientos, registros de capacitación y acuerdos con asociados de negocios) durante seis años a partir de la fecha de creación o de la fecha en que el documento estuvo en vigor por última vez, lo que ocurra último. Esto aplica a la documentación administrativa, no a los registros médicos del paciente.
HIPAA también exige a las entidades cubiertas aplicar salvaguardas administrativas, técnicas y físicas apropiadas para proteger los registros médicos durante todo el tiempo que se conserven.
Condiciones de Participación de CMS
Los hospitales que participan en Medicare deben cumplir con las Condiciones de Participación de los Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) conforme a 42 CFR 482.24. Esta regulación exige a los hospitales conservar los registros médicos en su forma original o legalmente reproducida durante un periodo de al menos cinco años.
Como los requisitos de conservación hospitalaria de Minnesota (permanente para los registros esenciales, siete años para los demás registros) superan el mínimo federal de cinco años, los hospitales de Minnesota que sigan la ley estatal cumplirán automáticamente el requisito de CMS.
Requisitos adicionales de conservación relacionados con CMS incluyen:
- Los registros de informes de costos deben conservarse durante al menos cinco años después del cierre del informe de costos
- Los registros de atención administrada de Medicare deben conservarse durante diez años
- Los registros de reembolso de Medicaid deben conservarse durante seis años a partir de la fecha del reembolso o de la determinación final de los costos
Acceso del paciente a los registros médicos en Minnesota
La Minnesota Health Records Act (Minn. Stat. 144.291 a 144.298) otorga a los pacientes amplios derechos para acceder a sus registros médicos.
Derecho de acceso
Conforme a Minn. Stat. 144.292, al recibir una solicitud por escrito, un proveedor debe suministrar al paciente información completa y actual sobre cualquier diagnóstico, tratamiento y pronóstico dentro de un plazo de 30 días calendario. La información debe presentarse en términos y lenguaje que el paciente pueda razonablemente comprender.
Los pacientes pueden solicitar copias de sus registros de salud, incluidos informes de laboratorio, radiografías, recetas e información técnica. Los proveedores deben entregar estas copias dentro de 30 días.
Honorarios por copias
La ley de Minnesota limita los honorarios que los proveedores pueden cobrar por las copias de registros médicos:
| Tipo de copia | Estructura de honorarios |
|---|---|
| Copias en papel | $1 por página más $10 de cargo por recuperación |
| Copias electrónicas | $20 en total |
| Copias de radiografías | $30 en total |
| Hasta 25 páginas | $30 máximo |
| Hasta 100 páginas | $50 máximo |
| Máximo general | Tope de $500 |
Para los registros necesarios para la revisión de atención médica actual, los proveedores no pueden cobrar ningún honorario. También se aplican protecciones especiales de honorarios para las apelaciones de discapacidad del Seguro Social, donde el cargo por recuperación se limita a $10, y no se aplican honorarios cuando el paciente recibe asistencia publica o servicios legales gratuitos.
Cuando los proveedores pueden retener los registros
En circunstancias limitadas, la ley de Minnesota permite a un proveedor retener información del registro de salud si la divulgación fuera perjudicial para la salud física o mental del paciente, o probablemente causara que el paciente se autolesione o dane a otra persona. En estos casos, la información debe ponerse a disposición de un tercero apropiado u otro proveedor.
Destrucción adecuada de los registros médicos
Cuando expira el periodo de conservación y un proveedor decide destruir los registros, tanto las reglas estatales como las federales rigen la forma en que debe realizarse la destrucción.
Requisitos de Minnesota
Conforme a Minn. Stat. 145.32, los registros hospitalarios solo pueden destruirse con el consentimiento y la aprobación de la junta directiva u órgano de gobierno del hospital. El estatuto no prescribe métodos de destrucción específicos, pero el requisito de aprobación de la junta garantiza la supervisión institucional del proceso.
Estándares de destrucción de HIPAA
La Regla de Privacidad de HIPAA exige a las entidades cubiertas implementar salvaguardas razonables al desechar la información de salud protegida (PHI). Según la guía de HHS, los métodos de destrucción aceptables incluyen:
Para registros en papel:
- Triturado
- Incineración
- Reducción a pulpa
- Pulverización
Para medios electrónicos:
- Borrado (sobrescribir con datos no sensibles usando software certificado)
- Purga (desmagnetización o exposición del medio a un campo magnético fuerte)
- Destrucción física (desintegración, pulverización, fundición, incineración o triturado)
La PHI nunca puede desecharse en contenedores de basura, contenedores de reciclaje, botes de basura u otros recipientes accesibles al público o a personas no autorizadas.
Sanciones por manejo inadecuado
Conforme a Minn. Stat. 144.298, una persona que de forma negligente o intencional divulga registros de salud en violación de la Minnesota Health Records Act es responsable ante el paciente por daños compensatorios, más costos y honorarios razonables de abogado. Una violación también puede resultar en acción disciplinaria contra el proveedor por parte de la junta de licencias correspondiente.
La Minnesota Health Records Act funciona de manera independiente, junto con HIPAA, sin reemplazarla. Conforme a la propia regla de prevalencia de HIPAA (45 CFR 160.203), una ley estatal que ofrece mayor protección a la privacidad del paciente que la Regla de Privacidad federal de HIPAA no queda anulada por esta y sigue vigente junto con HIPAA.
Qué sucede cuando cierra una consulta médica
Cuando un médico se jubila o una consulta médica cierra en Minnesota, el proveedor sigue siendo responsable de mantener los registros del paciente durante todo el periodo de conservación. La consulta debe hacer arreglos para que un custodio se encargue de la gestión de los registros.
El Minnesota Board of Medical Practice ayuda a los pacientes que necesitan localizar registros de consultas cerradas. Los pacientes pueden comunicarse con la junta al (612) 617-2130 para obtener ayuda para encontrar a donde se han transferido sus registros.
Los proveedores que cierran una consulta deben:
- Notificar a los pacientes con anticipación y darles tiempo razonable para solicitar copias o transferencias de sus registros
- Hacer arreglos con un custodio (otro proveedor, una empresa de almacenamiento de registros médicos o una consulta sucesora) para mantener los registros durante el resto del periodo de conservación
- Notificar al Minnesota Board of Medical Practice sobre el cierre y la identidad del custodio de los registros
- Continuar cumpliendo con HIPAA en cuanto a los requisitos de seguridad y privacidad durante toda la transición
No gestionar adecuadamente los registros durante el cierre de una consulta puede resultar en acción disciplinaria de la junta de licencias y en responsabilidad civil conforme a la Minnesota Health Records Act.
Tabla resumen de retención de registros médicos en Minnesota
| Tipo de registro | Periodo de conservación | Autoridad |
|---|---|---|
| Registro médico permanente hospitalario | Permanente (indefinido) | Minn. Stat. 145.32; Minn. Rule 4642.1000 |
| Registros hospitalarios no permanentes | 7 años mínimo | Minn. Stat. 145.32, Subd. 1 |
| Registros hospitalarios de menores | 7 años o hasta los 18 años, lo que sea último | Minn. Stat. 145.32, Subd. 1 |
| Registros de médico (Board of Medical Practice) | Sin periodo de conservación fijo por parte del estado | Ningún estatuto o regla de Minnesota; el capítulo 5600 no tiene una parte de conservación |
| Registros de licenciatarios del Board of Behavioral Health and Therapy | 7 años después del último servicio profesional | Minn. Rule 2150.7535, subp. 3 |
| Registros de salud conductual para clientes menores | 7 años, el plazo comienza a los 18 años | Minn. Rule 2150.7535, subp. 3 |
| Registros de proveedores de Minnesota Medical Assistance | 5 años después de la fecha inicial de facturación | Minn. Rule 9505.2190 |
| Documentación de cumplimiento de HIPAA | 6 años | 45 CFR 164.316 |
| Registros hospitalarios de CMS (Medicare) | 5 años mínimo | 42 CFR 482.24 |
| Registros de atención administrada de Medicare | 10 años | Directrices de CMS |
| Registros de reembolso de Medicaid | 6 años | Directrices de CMS |
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo deben conservar los hospitales de Minnesota los registros médicos?
Los hospitales de Minnesota deben conservar el registro médico permanente individual (datos de identificación, historial médico, informes de examen físico, informes quirúrgicos, resúmenes de alta y hallazgos de autopsia) de forma permanente conforme a Minn. Stat. 145.32 y Minn. Rule 4642.1000. Todas las demás partes de los registros médicos hospitalarios pueden destruirse después de siete años con la aprobación de la junta.
¿Cuánto tiempo deben conservar los médicos de Minnesota los registros del paciente?
Minnesota no establece un periodo de conservación fijo para los médicos con licencia del Board of Medical Practice. Ningún estatuto lo impone, y las reglas de licencia de la junta en el capítulo 5600 de las Minnesota Rules no contienen ninguna parte sobre conservación de registros. La cifra de siete años comúnmente citada proviene de la Minn. Rule 2150.7535, que aplica a los licenciatarios del Board of Behavioral Health and Therapy y no a los médicos. En la práctica, los médicos de Minnesota se rigen por otros plazos, incluidos cinco años después de la fecha inicial de facturación para los registros de Medical Assistance conforme a la Minn. Rule 9505.2190 y cinco años para los hospitales que participan en Medicare conforme a 42 CFR 482.24. Muchas consultas adoptan una política de siete años por decisión propia.
¿Aplica la Minnesota Rule 2150.7535 a mi médico?
No. La Minn. Rule 2150.7535 se encuentra en el capítulo 2150 de las Minnesota Rules, el capítulo de licencia del Board of Behavioral Health and Therapy, y vincula a los licenciatarios de esa junta. Su texto se refiere a un cliente y al último servicio profesional del proveedor a ese cliente. Los médicos tienen licencia de una junta distinta, el Board of Medical Practice, cuyas reglas están en el capítulo 5600 y no establecen ningún periodo de conservación.
¿Exige HIPAA un periodo mínimo de conservación para los registros médicos?
No. La Regla de Privacidad de HIPAA no establece un periodo mínimo de conservación para los registros médicos del paciente. Las leyes estatales rigen la retención de registros médicos. Sin embargo, HIPAA si exige a las entidades cubiertas conservar la documentación de cumplimiento (políticas, procedimientos y registros de capacitación) durante seis años, y ordena la destrucción segura de la información de salud protegida cuando se desechan los registros.
¿Cómo puedo obtener mis registros médicos de una consulta cerrada en Minnesota?
Comuníquese con el Minnesota Board of Medical Practice al (612) 617-2130 para obtener ayuda para localizar registros de una consulta médica cerrada. La junta mantiene información sobre a donde se han transferido los registros cuando cierra una consulta.
¿Puede un hospital de Minnesota destruir mis registros después de siete años?
Un hospital puede destruir las partes no permanentes de su registro médico después de siete años con la aprobación de su junta directiva. Sin embargo, el registro médico permanente esencial (que incluye datos de identificación, historial médico, examen físico, informes quirúrgicos, resumen de alta y hallazgos de autopsia) debe conservarse de forma permanente y nunca puede destruirse conforme a la ley de Minnesota.
Actualizaciones
Se corrigió la regla de conservación para los médicos: la Minn. Rule 2150.7535 rige a los licenciatarios del Board of Behavioral Health and Therapy, no a los médicos, y Minnesota no establece un periodo de conservación fijo para los médicos con licencia del Board of Medical Practice fuera del régimen hospitalario de Minn. Stat. 145.32.
Se corrigieron los ejemplos numéricos y una viñeta de KeyTakeaways sobre la conservación de registros de menores en hospitales, conforme a la regla real de Minn. Stat. 145.32 ('el que ocurra último entre siete años y los 18 años'); el artículo sumaba incorrectamente los dos plazos (18 más 7 = 25) en lugar de tomar el que ocurriera último.
La ley detrás de este artículo
Este artículo se apoya en las disposiciones legales a continuación, conservadas en nuestro propio registro jurídico y obtenidas de la fuente oficial. Toque una sección para leer el texto vigente.
Minnesota Statutes, Chapter 145: PUBLIC HEALTH PROVISIONS
§ 145.32OLD RECORDS MAY BE DESTROYEDVigentecitada en 3 de nuestros artículos
Subdivision 1. Hospital records. The superintendent or other chief administrative officer of any public or private hospital, by and with the consent and approval of the board of directors or other governing body of the hospital, may divest the files and records of that hospital of any individual case records and, with that consent and approval, may destroy the records. The records shall first have been transferred and recorded as authorized in section 145.30. Portions of individual hospital medical records that comprise an individual permanent medical record, as defined by the commissioner of health, shall be retained as authorized in section 145.30. Other portions of the individual medical record, including any miscellaneous documents, papers, and correspondence in connection with them, may be divested and destroyed after seven years without transfer to photographic film, electronic image, or other state-of-the-art electronic preservation technology.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-09-07 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en revisor.mn.gov
§ 145.30SUPERINTENDENT OF HOSPITALS TO TRANSFER RECORDSVigente
The superintendent or other chief administrative officer of any public or private hospital, by and with the consent and approval of its board of directors or other governing body, is authorized to transfer and record, or cause to be transferred and recorded, upon photographic film, electronic image, or other state-of-the-art electronic preservation technology of convenient size for the preservation thereof as evidence, any or all of the original files and records of any such hospital dealing with the case history, physical examination, and daily hospital records of the individual patients thereof, including any miscellaneous documents, papers, and correspondence in connection therewith.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en revisor.mn.gov
§ 145.31COPIES TO BE USED AS EVIDENCEVigente
Upon the transferring and recording of any such original hospital files and records in the manner hereinbefore provided, such photographic film, electronic image, or other state-of-the-art electronic preservation technology records thereof shall have the same force and effect, when offered in evidence in any proceeding in this state, as the original records from which the same were so transferred and recorded, and any copy made therefrom, when duly certified in writing, attached thereto, by the officer or employee of such hospital in charge of the records, to be such correct and complete copy thereof, shall be admitted and received in evidence, without further foundation, in any proceeding in this state with the same force and effect as the original record of such hospital from which such copy was originally made, whether the original is in existence or not.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en revisor.mn.gov
Minnesota Statutes, Chapter 144: DEPARTMENT OF HEALTH
§ 144.291MINNESOTA HEALTH RECORDS ACTVigente
Subdivision 1. Short title. Sections 144.291 to 144.298 may be cited as the "Minnesota Health Records Act." Subd. 2. Definitions. For the purposes of sections 144.291 to 144.298, the following terms have the meanings given. (a) "Group purchaser" has the meaning given in section 62J.03, subdivision 6. (b) "Health information exchange" means a legal arrangement between health care providers and group purchasers to enable and oversee the business and legal issues involved in the electronic exchange of health records between the entities for the delivery of patient care. (c) "Health record" means any information, whether oral or recorded in any form or medium, that relates to the past, present, or future physical or mental health or condition of a patient; the provision of health care to a patient; or the past, present, or future payment for the provision of health care to a patient. (d) "Identifying information" means the patient's name, address, date of birth, gender, parent's or guardian's name regardless of the age of the patient, and other nonclinical data which can be used to uniquely identify a patient.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en revisor.mn.gov
Citada en 20 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Jerry Expose, Jr. v. Thad Wilderson & Associates, P.A., Nina Mattson (Supreme Court of Minnesota 2016, 889 N.W.2d 279)“…hat information violated the Minnesota Health Records Act, Minn. Stat. §§ 144.291-.298 (2014). Affirmed.…”
- Peter Gerard Lonergan, John Joseph Kotowski v. Dakota County Social Services, ... (Court of Appeals of Minnesota 2024)“…01-.90 (2022) and the Minnesota Health Records Act (MHRA), Minn. Stat. §§ 144.291-.298 (2022). Appellants sought compensa…”
- William Findling v. Group Health Plan, Inc., d/b/a Health Partners and Regions Hospital, ... (Supreme Court of Minnesota 2023)“…2, 2007 Minn. Laws 1804, 2098–2106 (codified as amended at Minn. Stat. §§ 144.291–.298 (2022)).…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 144.292PATIENT RIGHTSVigentecitada en 2 de nuestros artículos
Subdivision 1. Scope. Patients have the rights specified in this section regarding the treatment the patient receives and the patient's health record. Subd. 2. Patient access. Upon request, a provider shall supply to a patient within 30 calendar days of receiving a written request for medical records complete and current information possessed by that provider concerning any diagnosis, treatment, and prognosis of the patient in terms and language the patient can reasonably be expected to understand. Subd. 3. Additional patient rights. A patient's right specified in this section and sections 144.293 to 144.298 are in addition to the rights specified in sections 144.651 and 144.652 and any other provision of law relating to the access of a patient to the patient's health records. Subd. 4. Notice of rights; information on release. A provider shall provide to patients, in a clear and conspicuous manner, a written notice concerning practices and rights with respect to access to health records.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en revisor.mn.gov
Citada en 3 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2023
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- William Findling v. Group Health Plan, Inc., d/b/a Health Partners and Regions Hospital, ... (Supreme Court of Minnesota 2023)“…ords as required by the Minnesota Health Records Act under Minn. Stat. § 144.292, subd. 5 (2022). 2. An indiv…”
- Jerry Expose, Jr. v. Thad Wilderson & Associates, P. A., Nina Mattson (Court of Appeals of Minnesota 2015, 863 N.W.2d 95)“…tices and rights with respect to access to health records,” Minn. Stat. § 144.292, subd. 4 (2014), and the notice “must i…”
- Hills, Mary v. Essentia Health (District Court, W.D. Wisconsin 2021)“…arge a “retrieval” fee for these health records requests. Minn. Stat. § 144.292.7…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 144.298PENALTIESVigente
Subdivision 1. Licensing action. A violation of sections 144.291 to 144.298 may be grounds for disciplinary action against a provider by the appropriate licensing board or agency. Subd. 2. Liability of provider or other person. A person who does any of the following is liable to the patient for compensatory damages caused by an unauthorized release or an intentional, unauthorized access, plus costs and reasonable attorney fees: (1) negligently or intentionally requests or releases a health record in violation of sections 144.291 to 144.297; (2) forges a signature on a consent form or materially alters the consent form of another person without the person's consent; (3) obtains a consent form or the health records of another person under false pretenses; or (4) intentionally violates sections 144.291 to 144.297 by intentionally accessing a record locator or patient information service without authorization. Subd. 3. Liability for record locator or patient information service.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en revisor.mn.gov
Citada en 11 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2023
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Jacky L. Larson v. The Northwestern Mutual Life Insurance Company, CMInformation Specialists, Inc. (Supreme Court of Minnesota 2014, 855 N.W.2d 293)“…A patient does not have a private right of action under Minn. Stat. § 144.298, subd. 2 (2012), when a person releases…”
- William Findling v. Group Health Plan, Inc., d/b/a Health Partners and Regions Hospital, ... (Supreme Court of Minnesota 2023)“…ecific provider conduct prohibited under the statute. Under Minn. Stat. § 144.298, subd. 2 (2022): A person who d…”
- Stresemann v. Jesson (Supreme Court of Minnesota 2015, 868 N.W.2d 32)“…ed complaint also alleged that Morton-Peters violated: (1) Minn. Stat. § 144.298 , subd. 2 (2014); (2) 42 U.S.C. § 1983…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Code of Federal Regulations Title 42
§ 482.24Condition of participation: Medical record services.Vigentecitada en 52 de nuestros artículos
The hospital must have a medical record service that has administrative responsibility for medical records. A medical record must be maintained for every individual evaluated or treated in the hospital. (a) Standard: Organization and staffing. The organization of the medical record service must be appropriate to the scope and complexity of the services performed. The hospital must employ adequate personnel to ensure prompt completion, filing, and retrieval of records. (b) Standard: Form and retention of record. The hospital must maintain a medical record for each inpatient and outpatient. Medical records must be accurately written, promptly completed, properly filed and retained, and accessible. The hospital must use a system of author identification and record maintenance that ensures the integrity of the authentification and protects the security of all record entries. (1) Medical records must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years. (2) The hospital must have a system of coding and indexing medical records. The system must allow for timely retrieval by diagnosis and procedure, in order to support medical care evaluation studies.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 18 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (2020) sostuvo que el deber de mantener expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 es un requisito genérico que no acredita la materialidad bajo la False Claims Act. United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (2008) aplicó 482.24(c) a pruebas sobre la firma de expedientes.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (Court of Appeals for the Tenth Circuit 2020, 949 F.3d 533)✓Una demandante bajo la False Claims Act alegó que el hospital falsificó las horas de llegada de pacientes para cobrar más de los programas de calidad de Medicare. La corte sostuvo que el deber genérico de llevar expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 no aborda esos programas ni basta para probar la materialidad.
- United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (District Court, District of Columbia 2008, 533 F. Supp. 2d 12)✓Enfermeras anestesistas alegaron que el hospital facturó a Medicare como si los anestesiólogos hubieran hecho todo el procedimiento. Citando el plazo de 30 días del 42 C.F.R. 482.24(c)(2), la corte excluyó la prueba de firmas tardías y también la de firmas masivas, aunque el inciso (c)(1) la hacía pertinente.
- NATIONAL ASS'N OF PSYCHIATRIC HEALTH SYSTEM v. Shalala (District Court, District of Columbia 2000, 120 F. Supp. 2d 33)“…to preexisting recordkeeping requirements, as specified in 42 C.F.R. § 482.24 . 7 . Proposed Rul…”
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Code of Federal Regulations Title 45
§ 164.316Policies and procedures and documentation requirements.Vigentecitada en 6 de nuestros artículos
A covered entity or business associate must, in accordance with § 164.306: (a) Standard: Policies and procedures. Implement reasonable and appropriate policies and procedures to comply with the standards, implementation specifications, or other requirements of this subpart, taking into account those factors specified in § 164.306(b)(2)(i), (ii), (iii), and (iv). This standard is not to be construed to permit or excuse an action that violates any other standard, implementation specification, or other requirements of this subpart. A covered entity or business associate may change its policies and procedures at any time, provided that the changes are documented and are implemented in accordance with this subpart. (b)(1) Standard: Documentation. (i) Maintain the policies and procedures implemented to comply with this subpart in written (which may be electronic) form; and (ii) If an action, activity or assessment is required by this subpart to be documented, maintain a written (which may be electronic) record of the action, activity, or assessment. (2) Implementation specifications: (i) Time limit (Required).
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Citada en 1 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Deisy Granados v. Pan American Life Insurance Co. (New Jersey Superior Court Appellate Division 2026)“…authorized members of its workforce." She further claimed 45 C.F.R. § 164.316 bars defendants from "retaliating agai…”
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§ 160.203General rule and exceptions.Vigentecitada en 3 de nuestros artículos
A standard, requirement, or implementation specification adopted under this subchapter that is contrary to a provision of State law preempts the provision of State law. This general rule applies, except if one or more of the following conditions is met: (a) A determination is made by the Secretary under § 160.204 that the provision of State law: (1) Is necessary: (i) To prevent fraud and abuse related to the provision of or payment for health care; (ii) To ensure appropriate State regulation of insurance and health plans to the extent expressly authorized by statute or regulation; (iii) For State reporting on health care delivery or costs; or (iv) For purposes of serving a compelling need related to public health, safety, or welfare, and, if a standard, requirement, or implementation specification under part 164 of this subchapter is at issue, if the Secretary determines that the intrusion into privacy is warranted when balanced against the need to be served; or (2) Has as its principal purpose the regulation of the manufacture, registration, distribution, dispensing, or other control of any controlled substances (as defined in 21 U.S.C.
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Citada en 113 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Samuel Zean v. Fairview Health Services (Court of Appeals for the Eighth Circuit 2017, 858 F.3d 520)“…ls if its restrictions are more stringent than HIPAA’s. See 45 C.F.R. § 160.203(b).…”
- Law v. Zuckerman (District Court, D. Maryland 2004, 307 F. Supp. 2d 705)“…e Historical and Statutory notes to 42 U.S.C § 1320d — 2); 45 C.F.R. § 160.203 . Defendant’s counsel has argued…”
- Thomas v. 1156729 Ontario Inc. (District Court, E.D. Michigan 2013, 979 F. Supp. 2d 780)“…o” its requirements. 42 U.S.C. § 1320d-7(a)(1); see also 45 C.F.R. § 160.203 . State law is contrary to HIPAA if (1)…”
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Fuentes y referencias
- Estatuto 145.32 de Minnesota - Registros antiguos que pueden destruirse(revisor.mn.gov).gov
- Minnesota Rule 4642.1000 - Registro médico permanente individual(revisor.mn.gov).gov
- Estatuto 145.30 de Minnesota - Superintendente de hospitales para transferir registros(revisor.mn.gov).gov
- Estatuto 145.31 de Minnesota - Copias fotográficas como prueba(revisor.mn.gov).gov
- Minnesota Rule 2150.7535 - Mantenimiento de registros(revisor.mn.gov).gov
- Estatuto 144.291 de Minnesota - Definiciones de la Minnesota Health Records Act(revisor.mn.gov).gov
- Estatuto 144.292 de Minnesota - Acceso del paciente a los registros de salud(revisor.mn.gov).gov
- Estatuto 144.298 de Minnesota - Sanciones por violaciones de registros de salud(revisor.mn.gov).gov
- HHS - Exige HIPAA a las entidades cubiertas conservar los registros médicos?(hhs.gov).gov
- HHS - Preguntas frecuentes sobre la eliminación de información de salud protegida(hhs.gov).gov
- 42 CFR 482.24 - Condiciones de Participación de CMS: Servicios de registros médicos(law.cornell.edu)
- Minnesota Board of Medical Practice - Registros médicos(mn.gov).gov
- Departamento de Salud de Minnesota - Información sobre registros médicos(health.state.mn.us).gov
- Minnesota Rules Capítulo 5600 - Board of Medical Practice, licencia y registro (sin parte de conservación de registros)(revisor.mn.gov)
- Minnesota Rules Capítulo 2150 - Board of Behavioral Health and Therapy, licencia(revisor.mn.gov)
- Minnesota Rule 9505.2190 - Conservación de registros (proveedores de Medical Assistance)(revisor.mn.gov)