South Dakota
Leyes de Retención de Registros Médicos de Dakota del Sur (Guía 2026)
Los centros de salud con licencia en Dakota del Sur deben conservar los registros médicos durante un mínimo de 10 años a partir de la fecha del servicio, conforme a ARSD 44:75:09:06. Los registros de pacientes menores de edad deben conservarse hasta que el paciente cumpla 20 años o durante 10 años desde la fecha de la visita, el periodo que sea más largo.
La ley de Dakota del Sur exige que los centros de salud con licencia conserven los registros médicos durante un mínimo de 10 años a partir de la fecha del servicio. Este requisito esta establecido en las Reglas Administrativas de Dakota del Sur (ARSD) y aplica a hospitales, hospitales de acceso crítico, centros de enfermería y otras instituciones con licencia.
Ya sea que usted sea un proveedor de salud que gestiona el cumplimiento, un paciente que busca acceder a sus registros o un administrador de consulta que planifica el almacenamiento de expedientes, entender el marco de retención de Dakota del Sur es esencial. Esta guía cubre las reglas específicas del estado, las capas federales de HIPAA y CMS, los derechos de acceso del paciente y los procedimientos adecuados de destrucción.
Requisitos de Retención de Registros Médicos de Dakota del Sur
Dakota del Sur no cuenta con una sola ley general que detalle un periodo de retención universal para todos los proveedores de salud. En cambio, el estado se apoya en reglas administrativas vinculadas a la licencia de los centros. La autoridad principal proviene de SDCL 34-12-13, que faculta al South Dakota Department of Health para promulgar las reglas necesarias para proteger la salud y la seguridad de los pacientes en los centros de salud con licencia.
Requisitos para Hospitales y Centros con Licencia
Conforme a ARSD 44:75:09:06, los hospitales, los hospitales especializados y los hospitales de acceso crítico deben conservar los registros médicos durante un mínimo de 10 años a partir de la fecha real de la visita del servicio o de la atención al paciente. Esta regla entró en vigor el 27 de noviembre de 2023.
Los detalles clave de la regla hospitalaria incluyen:
- El periodo de 10 años corre desde cada fecha individual de la visita del servicio
- Las visitas posteriores al mismo centro no reinician ni extienden el reloj de retención de los registros anteriores
- La regla aplica tanto a los registros de pacientes hospitalizados como ambulatorios
- Los requisitos de almacenamiento se abordan adicionalmente en ARSD 44:75:09:07
Requisitos para Centros de Enfermería
Los centros de enfermería en Dakota del Sur siguen una regla de retención paralela conforme a ARSD 44:73:09:06. Esta regla también exige un mínimo de 10 años a partir de la fecha en que se estableció la atención al residente. La regla para centros de enfermería entró en vigor el 11 de noviembre de 2024.
Los registros de evaluación inicial, anual y de cambio significativo del residente exigidos por ARSD 44:73:06:10 también deben conservarse durante todo el periodo de 10 años a partir de la fecha en que se estableció la atención al residente.
Centros de Vida Asistida
Los centros de vida asistida en Dakota del Sur operan bajo una ventana de retención más corta para los registros de adultos. Conforme a ARSD 44:70:08:03, estos centros deben conservar los registros de atención durante un mínimo de cinco años a partir de la fecha real de la visita del servicio o de la atención al residente, y las visitas posteriores no afectan ese periodo de cinco años.
La misma regla establece un piso mucho más largo para los niños. Los registros de menores de edad deben conservarse hasta que el menor alcance la mayoría de edad más dos años adicionales, pero no menos de 10 años a partir de la fecha real de la visita del servicio o de la atención al residente. Un centro de vida asistida no puede destruir el registro de atención de un menor a los cinco años.
Una vez transcurrido el periodo aplicable, los registros pueden destruirse conforme a ARSD 44:70:08:05, pero el centro primero debe preparar y conservar un índice o resumen del residente que contenga el nombre, la fecha de nacimiento, un resumen de las fechas de visita, el nombre del médico tratante o de ingreso (o del asistente médico o enfermero especializado) y el diagnóstico.
Requisitos para Consultas Médicas Privadas
El panorama de retención de Dakota del Sur para las consultas médicas privadas esta notablemente menos definido que para los centros con licencia. El estado no impone un periodo de retención legal específico a los médicos individuales o a las consultas pequeñas que operan fuera del marco de los centros con licencia.
La orientación general del South Dakota Board of Medical and Osteopathic Examiners es que los médicos deben conservar los registros de los pacientes que estén activos o cuyo paradero conozca el médico. Este estándar es deliberadamente amplio y puede dar lugar a que en algunos casos los registros se conserven de forma indefinida.
Dada esta ambigüedad, la mayoría de los abogados de salud y las organizaciones profesionales en Dakota del Sur recomiendan que los médicos privados sigan el mínimo de 10 años establecido para los centros con licencia como referencia práctica. Este enfoque brinda coherencia con el marco regulatorio del estado y ofrece mayor protección legal en caso de una demanda por negligencia médica.
Reglas de Retención para Pacientes Menores de Edad
Dakota del Sur ofrece protecciones explícitas para los registros médicos de los menores de edad. Conforme tanto a ARSD 44:75:09:06 (hospitales) como a ARSD 44:73:09:06 (centros de enfermería), los registros de pacientes menores de edad deben conservarse hasta que el menor alcance la mayoría de edad más dos años adicionales, pero no menos de 10 años a partir de la fecha real de la visita del servicio.
Los centros de vida asistida están sujetos al mismo piso. Aunque su periodo general de retención es de cinco años, ARSD 44:70:08:03 exige que los registros de menores se conserven hasta la mayoría de edad más dos años, y no menos de 10 años desde la fecha de la visita.
En Dakota del Sur, la mayoría de edad es de 18 años. Esto significa que el periodo mínimo de retención de los registros de un menor se extiende hasta que el paciente cumple 20 años.
Como Funciona la Regla del Menor en la Práctica
| Edad del paciente en la visita | Retención mínima (regla de 10 años) | Retención mínima (mayoría de edad + 2) | Periodo de retención exigido |
|---|---|---|---|
| Recién nacido (edad 0) | 10 años después de la visita | Hasta los 20 años | Hasta los 20 años (más largo) |
| 5 años | 10 años después de la visita | Hasta los 20 años | Hasta los 20 años (más largo) |
| 10 años | 10 años después de la visita (edad 20) | Hasta los 20 años | Hasta los 20 años (igual) |
| 14 años | 10 años después de la visita (edad 24) | Hasta los 20 años | Hasta los 24 años (la regla de 10 años es más larga) |
| 17 años | 10 años después de la visita (edad 27) | Hasta los 20 años | Hasta los 27 años (la regla de 10 años es más larga) |
El efecto práctico es que, para los niños tratados antes de los 10 años, la regla de la mayoría de edad más dos extiende el periodo de retención más allá de los 10 años estándar. Para los niños tratados a los 10 años o más, la regla de 10 años ofrece la ventana de retención más larga.
Requisitos Federales que Afectan a los Proveedores de Dakota del Sur
Las reglas estatales de Dakota del Sur no operan de forma aislada. Las regulaciones federales de HIPAA y CMS crean obligaciones adicionales que los proveedores de salud deben cumplir junto con la ley estatal.
Requisitos de HIPAA
La Regla de Privacidad de HIPAA no establece un periodo de retención específico para los registros médicos. Según el U.S. Department of Health and Human Services, las leyes estatales rigen cuanto tiempo deben conservarse los registros médicos.
Sin embargo, HIPAA si exige que las entidades cubiertas conserven cierta documentación administrativa durante seis años. Conforme a 45 CFR 164.530(j), las entidades cubiertas deben conservar lo siguiente durante seis años a partir de la fecha de creación o de la fecha en que el documento estuvo vigente por última vez, lo que ocurra más tarde:
- Políticas y procedimientos de privacidad
- Avisos de prácticas de privacidad
- Disposición de quejas
- Otras acciones, actividades y designaciones que la Regla de Privacidad exige documentar
Este requisito de seis años aplica a la documentación de cumplimiento de HIPAA, no a los registros médicos de los pacientes en si.
Requisitos de CMS y Medicare
Los proveedores de salud que participan en Medicare deben cumplir con las Condiciones de Participación (CoPs) establecidas por los Centers for Medicare and Medicaid Services.
Conforme a 42 CFR 482.24, los hospitales deben conservar los registros médicos en su forma original o legalmente reproducida durante un mínimo de cinco años. Los requisitos clave de CMS incluyen:
- Deben mantenerse registros médicos de cada paciente hospitalizado y ambulatorio
- Los registros deben estar escritos con precisión, completados oportunamente, archivados y conservados adecuadamente, y ser accesibles
- El hospital debe contar con procedimientos que garanticen la confidencialidad de los registros de los pacientes
- Los registros médicos originales solo pueden divulgarse de conformidad con las leyes federales o estatales, órdenes judiciales o citaciones
Dado que el requisito estatal de 10 años de Dakota del Sur supera el mínimo federal de cinco años de CMS, los proveedores de Dakota del Sur deben seguir el estándar estatal más largo de 10 años.
Requisitos de Medicaid de Dakota del Sur
Los proveedores que facturan a South Dakota Medicaid enfrentan obligaciones adicionales de conservación de registros. Conforme al South Dakota Medicaid Billing and Policy Manual, los proveedores deben conservar los registros médicos y financieros durante al menos cinco años a partir de la fecha del último servicio prestado a un beneficiario, de conformidad con ARSD 67:16:34.
Para las agencias de atención médica domiciliaria en particular, ARSD 67:16:05:06.01 exige que los registros se conserven durante seis años y que se pongan a disposición, cuando se soliciten, del departamento estatal, la unidad de control de fraude de Medicaid de la Attorney General's Office y los representantes del U.S. Department of Health and Human Services.
Acceso del Paciente a los Registros Médicos en Dakota del Sur
La ley de Dakota del Sur establece derechos claros para que los pacientes accedan a sus registros médicos.
Derecho a Obtener Copias
La ley de Dakota del Sur otorga a los pacientes el derecho a obtener copias de sus registros médicos conforme a SDCL 36-2-16.2. Al recibir una solicitud por escrito o una autorización firmada para la divulgación, un proveedor de atención médica o una empresa de registros médicos debe proporcionar una copia del registro médico del paciente, si está disponible, al paciente o a cualquier persona debidamente autorizada por el paciente para recibirla. Esta disposición reemplazó a la antigua SDCL 36-2-16, que la legislatura derogó y sustituyó por la cadena vigente de secciones, SDCL 36-2-16.1 a 36-2-16.8 (SL 2023, cap. 134). Los pacientes también tienen derechos de acceso federales conforme a HIPAA (vea la sección de Derechos de Acceso bajo HIPAA más abajo).
Tarifas por Copias
La ley de Dakota del Sur establece tarifas máximas específicas que los proveedores y las empresas de registros médicos pueden cobrar por las copias de registros médicos, conforme a SDCL 36-2-16.4:
- Para copias en papel, la tarifa no puede exceder $10 por las primeras 10 páginas, más $0.33 por cada página adicional
- Para copias electrónicas, la tarifa no puede exceder $0.25 por página
- Para copias impresas de radiografías, resonancias magnéticas u otras imágenes médicas, la tarifa no puede exceder $10
- Para copias electrónicas de imágenes, la tarifa no puede exceder $15
- Los proveedores también pueden cobrar el costo de franqueo, envío e impuesto aplicable
Si un paciente dirige la copia a un designado, o un tercero solicita el registro conforme a la autorización del paciente, el proveedor también puede cobrar una tarifa de búsqueda de hasta $18, sin importar si se encuentra un registro (SDCL 36-2-16.5). Una certificación firmada de que la copia es exacta y completa puede conllevar una tarifa adicional de hasta $10 (SDCL 36-2-16.6).
Alivio de Tarifas para Pacientes que No Pueden Pagar
Las leyes actuales de Dakota del Sur sobre registros médicos no contienen ninguna exención de tarifa ni disposición de copia gratuita para pacientes indigentes. Las secciones de tarifas promulgadas en 2023, SDCL 36-2-16.4 a SDCL 36-2-16.7, establecen tarifas máximas pero ninguna exención, y la disposición de copia para centros de salud, SDCL 34-12-15, permite a un centro exigir el pago del gasto real de reproducción y envío antes de entregar las copias. La sección anterior que regía las copias de registros médicos en este capítulo, SDCL 36-2-16, fue derogada en 2023 (SL 2023, cap. 134, sección 9).
El límite que queda es federal. Conforme a 45 CFR 164.524(c)(4), una entidad cubierta que responde a la solicitud de un paciente de una copia de sus propios registros solo puede imponer una tarifa razonable basada en costos, y esa tarifa solo puede incluir la mano de obra de copiado, los suministros para la copia en papel o los medios electrónicos, el franqueo cuando el paciente solicita que los registros se envíen por correo, y la preparación de un resumen o explicación que el paciente haya aceptado. Los pacientes que no puedan pagar la tarifa deben preguntar directamente al proveedor sobre una tarifa reducida o exonerada, y las organizaciones de asistencia legal con frecuencia solicitan registros en nombre de un cliente.
Derechos de Acceso bajo HIPAA
Además de la ley estatal, la Regla de Privacidad de HIPAA otorga a los pacientes el derecho de acceder y obtener copias de su información de salud protegida en poder de las entidades cubiertas. Conforme a la ley federal, las entidades cubiertas deben responder a las solicitudes de acceso dentro de 30 días (con una posible extensión de 30 días).
Destrucción Adecuada de los Registros Médicos
Una vez satisfecho el periodo de retención, los proveedores de Dakota del Sur pueden destruir los registros médicos, pero deben seguir procedimientos específicos.
Requisitos Estatales para la Destrucción
El índice que un centro debe conservar antes de destruir un registro depende de su tipo de licencia, y los campos exigidos no son idénticos.
Hospitales, hospitales especializados y hospitales de acceso crítico. Conforme a ARSD 44:75:09:08, una vez transcurrido el periodo de retención de ARSD 44:75:09:06 el centro puede destruir el registro médico, pero primero debe preparar y conservar un índice o resumen del paciente que contenga:
- Nombre
- Número de registro médico
- Fecha de nacimiento
- Resumen de las fechas de visita
- Médico tratante o de ingreso
- Diagnóstico o código de diagnóstico
Centros de enfermería. ARSD 44:73:09:08 impone un índice paralelo de seis campos para el residente: nombre, número de registro médico, fecha de nacimiento, resumen de las fechas de atención, médico tratante o de ingreso (o asistente médico o enfermero especializado) y diagnóstico o código de diagnóstico.
Centros de vida asistida. ARSD 44:70:08:05 exige un índice o resumen del residente de cinco campos: nombre, fecha de nacimiento, resumen de las fechas de visita, nombre del médico tratante o de ingreso (o asistente médico o enfermero especializado) y diagnóstico.
Conforme a las tres reglas, el centro debe destruir el registro de una manera que mantenga la confidencialidad.
Estándares de Destrucción de HIPAA
La Regla de Privacidad de HIPAA exige que las entidades cubiertas implementen salvaguardas razonables al eliminar la información de salud protegida. La Regla de Seguridad de HIPAA exige además políticas que aborden la disposición final del PHI electrónico y del hardware o los medios electrónicos en los que se almacena.
Los métodos de destrucción aceptables incluyen:
Registros en papel:
- Trituración de corte cruzado
- Incineración
- Reducción a pulpa
- Pulverización
El objetivo es dejar el PHI "esencialmente ilegible, indescifrable y de manera que no pueda reconstruirse".
Registros electrónicos:
- Borrado (sobrescribir los medios con datos no sensibles usando software certificado)
- Purga (desmagnetización o exposición de los medios a un campo magnético fuerte)
- Destrucción física (desintegración, pulverización, fundición, incineración o trituración de los medios)
Las entidades cubiertas pueden contratar a un socio comercial para gestionar la destrucción de registros, pero debe existir un Acuerdo de Socio Comercial adecuado.
Mejores Prácticas para la Destrucción
Los proveedores de salud en Dakota del Sur deben seguir estos pasos al destruir registros:
- Verificar que el periodo de retención aplicable haya expirado por completo
- Confirmar que no haya litigios, auditorías o investigaciones pendientes que requieran los registros
- Crear el índice o resumen permanente requerido antes de la destrucción
- Mantener un registro de destrucción que documente el nombre del paciente, el identificador del expediente, la fecha de destrucción y el nombre de la persona que realiza o presencia la destrucción
- Usar un proveedor de destrucción certificado o métodos internos verificados
- Conservar el registro de destrucción de forma permanente
Cierre de Consulta y Transferencia de Propiedad
Las reglas administrativas de Dakota del Sur abordan lo que debe suceder con los registros médicos cuando un centro de salud cierra o cambia de propietario.
Requisitos de Cierre
El periodo de aviso depende de la regla que rige el tipo de licencia del centro, y los dos periodos no son iguales:
- Los hospitales, hospitales especializados y hospitales de acceso crítico deben notificar al South Dakota Department of Health por escrito con al menos 30 días de anticipación al cierre, conforme a ARSD 44:75:09:09
- Los centros de enfermería deben notificar al departamento por escrito con al menos 60 días de anticipación al cierre, conforme a ARSD 44:73:09:09
Conforme a ambas reglas, el centro también debe:
- Incluir disposiciones para la conservación segura de los registros médicos y la ubicación de dichos registros
- Publicar un aviso en el periódico legal más cercano o en el sitio web del centro que describa la ubicación y los arreglos de disposición de los registros médicos
Opciones para la Disposición de Registros
Cuando un centro cierra, puede gestionar los registros mediante cualquiera de estos métodos:
- Transferir a otro centro de la misma clasificación de licencia para su almacenamiento continuo
- Transferir a otro proveedor a solicitud del paciente o de su representante legal
- Entregar los registros directamente al paciente o a su representante legal
- Organizar el almacenamiento seguro con un tercero que ofrezca almacenamiento seguro de registros de salud
Transferencia de Propiedad
Si la propiedad de un centro se transfiere a un nuevo propietario, el nuevo propietario debe conservar los registros médicos de conformidad con todas las reglas de retención aplicables. La transferencia de propiedad no reinicia ni acorta los periodos de retención exigidos.
Interacción con el Plazo de Prescripción
El plazo de prescripción por negligencia médica de Dakota del Sur es una consideración importante para la planificación de la retención de registros. Conforme a SDCL 15-2-14.1, una acción por negligencia médica debe presentarse dentro de dos años a partir de la fecha en que ocurrió la presunta negligencia.
Dakota del Sur aplica una regla de ocurrencia en lugar de una regla de descubrimiento. El reloj comienza a correr en la fecha en que se cometió el error, no en la fecha en que el paciente descubrió la lesión. La South Dakota Supreme Court ha confirmado de forma constante esta interpretación.
Este plazo de limitación de dos años esta muy dentro de la ventana de retención de registros de 10 años. Sin embargo, los proveedores deben saber que existen excepciones de suspensión para casos que involucran ocultamiento fraudulento o tratamiento continuo, lo que podría extender el plazo de presentación.
Dadas estas posibles extensiones, el periodo de retención de 10 años ofrece un margen de seguridad sustancial para fines de defensa por negligencia.
Tabla Resumen: Periodos de Retención de Dakota del Sur por Tipo de Proveedor
| Tipo de proveedor | Periodo mínimo de retención | Autoridad |
|---|---|---|
| Hospitales y hospitales de acceso crítico | 10 años desde la fecha del servicio | ARSD 44:75:09:06 |
| Centros de enfermería | 10 años desde la fecha en que se estableció la atención | ARSD 44:73:09:06 |
| Centros de vida asistida | 5 años desde la fecha real de la visita de atención | ARSD 44:70:08:03 |
| Consultas médicas privadas | Sin ley especifica (10 años como mejor práctica) | Orientación del SDBMOE |
| Registros de pacientes menores (hospitales, centros de enfermería y centros de vida asistida) | 10 años o hasta los 20 años, el que sea más largo | ARSD 44:75:09:06, ARSD 44:73:09:06, ARSD 44:70:08:03 |
| Proveedores de Medicaid | 5 años desde la fecha del último servicio | ARSD 67:16:34 |
| Agencias de atención domiciliaria (Medicaid) | 6 años | ARSD 67:16:05:06.01 |
| Hospitales de Medicare (federal) | 5 años (la ley estatal prevalece) | 42 CFR 482.24 |
| Documentos de cumplimiento de HIPAA | 6 años desde la creación o la última fecha de vigencia | 45 CFR 164.530(j) |
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tienen que guardar los hospitales en Dakota del Sur los registros médicos?
Los hospitales de Dakota del Sur deben conservar los registros médicos durante un mínimo de 10 años a partir de la fecha real de la visita del servicio o de la atención al paciente, conforme a ARSD 44:75:09:06. Esta regla aplica a hospitales, hospitales especializados y hospitales de acceso crítico con licencia del South Dakota Department of Health. Para los pacientes menores de edad, los registros deben conservarse hasta que el paciente cumpla 20 años (la mayoría de edad más dos años) o durante 10 años desde la visita, el periodo que sea más largo.
¿Tiene Dakota del Sur una ley de retención de registros médicos para los consultorios de médicos privados?
Dakota del Sur no impone un periodo de retención legal específico a las consultas médicas privadas que operan fuera del marco de los centros con licencia. El South Dakota Board of Medical and Osteopathic Examiners ofrece orientación general de que los médicos deben conservar los registros de los pacientes activos o de los pacientes cuyo paradero conocen. Como este estándar es vago, la mayoría de los abogados de salud recomiendan que las consultas privadas sigan el mínimo de 10 años establecido para los centros con licencia como mejor práctica.
¿Puede un paciente de Dakota del Sur obtener copias de sus registros médicos?
Sí. La ley de Dakota del Sur otorga a los pacientes el derecho a obtener copias de sus registros médicos conforme a SDCL 36-2-16.2: al recibir una solicitud por escrito o una autorización firmada, un proveedor de atención médica o una empresa de registros médicos debe proporcionar una copia del registro, si está disponible. Los proveedores pueden cobrar una tarifa con tope de $10 por las primeras 10 páginas más $0.33 por página adicional para copias en papel, o $0.25 por página para copias electrónicas, conforme a SDCL 36-2-16.4. La ley de Dakota del Sur no ofrece una exención de tarifa para pacientes indigentes, pero conforme a 45 CFR 164.524(c)(4) un proveedor que responde a la solicitud de un paciente de sus propios registros solo puede cobrar una tarifa razonable basada en costos que cubra la mano de obra de copiado, los suministros, el franqueo y cualquier resumen que el paciente haya aceptado.
¿Qué sucede con los registros médicos cuando un centro de salud de Dakota del Sur cierra?
Cuando un centro de salud de Dakota del Sur cierra, debe notificar al Department of Health por escrito antes del cierre y publicar un aviso en un periódico legal o en el sitio web del centro sobre la disposición de los registros. El periodo de aviso depende del tipo de licencia: al menos 30 días para hospitales, hospitales especializados y hospitales de acceso crítico conforme a ARSD 44:75:09:09, y al menos 60 días para centros de enfermería conforme a ARSD 44:73:09:09. El centro puede transferir los registros a otro centro del mismo tipo de licencia, transferirlos a otro proveedor a solicitud del paciente, entregarlos directamente al paciente u organizar un almacenamiento seguro con un tercero. Si la propiedad se transfiere a una nueva entidad, el nuevo propietario debe conservar los registros de conformidad con todas las reglas de retención aplicables.
¿Exige HIPAA un periodo específico de retención de registros médicos en Dakota del Sur?
No. La Regla de Privacidad de HIPAA no establece un periodo de retención para los registros médicos. Según el U.S. Department of Health and Human Services, las leyes estatales rigen cuanto tiempo deben conservarse los registros médicos. HIPAA si exige que las entidades cubiertas conserven cierta documentación de cumplimiento (políticas de privacidad, registros de quejas y documentos relacionados) durante seis años. HIPAA también exige salvaguardas adecuadas al eliminar la información de salud protegida, incluida la trituración de registros en papel y el borrado o la destrucción de los medios electrónicos.
Actualizaciones
Se corrigió el periodo de aviso de cierre (30 días para hospitales, 60 días para centros de enfermería), se re-citó la regla de retención de vida asistida a ARSD 44:70:08:03 y se agregó su regla de 10 años para menores, se reemplazó la lista de destrucción con la regla e índice correctos para hospitales, centros de enfermería y centros de vida asistida, y se eliminó una excepción de copia gratuita para pacientes indigentes que ninguna ley vigente de Dakota del Sur respalda.
SDCL 36-2-16, el estatuto que este artículo citaba para el derecho del paciente a obtener copias de sus registros médicos (y una sanción de delito menor de Clase 2 por incumplimiento), ha sido derogado; esos pasajes y la entrada correspondiente en Fuentes ahora indican la derogación en lugar de presentar ley derogada como vigente.
La ley detrás de este artículo
Este artículo se apoya en las disposiciones legales a continuación, conservadas en nuestro propio registro jurídico y obtenidas de la fuente oficial. Toque una sección para leer el texto vigente.
South Dakota Codified Laws, Chapter 36-2: PRACTITIONERS OF HEALING ARTS IN GENERAL
§ 36-2-16.2Medical record--Provision upon request.Vigente
Upon receiving a written request or an authorization for release of a medical record, signed by a patient, a health care provider or medical records company shall provide a copy of the patient’s medical record, if available, to the patient or to any person duly authorized by the patient to receive the record.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-30 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en sdlegislature.gov
§ 36-2-16.4Medical record--Copy fees--Other costs.Vigente
A health care provider or a medical records company may charge the following fees: (1) For a paper copy of a medical record not specified below, the fee may not exceed ten dollars for the first ten pages and thirty-three cents for each additional page; (2) For an electronic copy of a medical record not specified below, the fee may not exceed twenty-five cents per page; (3) For a printed copy of an x-ray, magnetic resonance imaging, computerized tomography scan, or any other form of medical imaging, the fee may not exceed ten dollars; and (4) For an x-ray, magnetic resonance imaging, computerized tomography scan, or any other form of medical imaging copied onto a compact disc, digital video disc, or other transportable electronic media, the fee may not exceed fifteen dollars. A health care provider or medical records company may also impose a charge to cover the cost of postage or shipping, together with any applicable tax.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-30 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en sdlegislature.gov
§ 36-2-16.5Medical record--Search fee--Designees or third parties.Vigente
If a patient directs a health care provider or a medical records company to provide a copy of the patient’s medical record directly to another person designated by the patient, or if a third party requests a copy of a patient’s medical record pursuant to an authorization signed by the patient, the healthcare provider or medical records company may charge, in addition to any other fee allowed under §§ 36-2-16.1 to 36-2-17, inclusive, a fee to search for the medical record, regardless of whether any record is found. The search fee may not exceed eighteen dollars.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-30 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en sdlegislature.gov
§ 36-2-16.6Medical record--Certification fee.Vigente
A health care provider or medical records company may charge a fee for providing a signed certification, attesting that the copy of the medical record is an accurate and complete copy of the patient's original medical record on file for the time period specified in the request. The certification fee may not exceed ten dollars.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-30 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en sdlegislature.gov
§ 36-2-16Repealed.Derogada
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-30 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en sdlegislature.gov
Code of Federal Regulations Title 42
§ 482.24Condition of participation: Medical record services.Vigentecitada en 52 de nuestros artículos
The hospital must have a medical record service that has administrative responsibility for medical records. A medical record must be maintained for every individual evaluated or treated in the hospital. (a) Standard: Organization and staffing. The organization of the medical record service must be appropriate to the scope and complexity of the services performed. The hospital must employ adequate personnel to ensure prompt completion, filing, and retrieval of records. (b) Standard: Form and retention of record. The hospital must maintain a medical record for each inpatient and outpatient. Medical records must be accurately written, promptly completed, properly filed and retained, and accessible. The hospital must use a system of author identification and record maintenance that ensures the integrity of the authentification and protects the security of all record entries. (1) Medical records must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years. (2) The hospital must have a system of coding and indexing medical records. The system must allow for timely retrieval by diagnosis and procedure, in order to support medical care evaluation studies.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 18 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (2020) sostuvo que el deber de mantener expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 es un requisito genérico que no acredita la materialidad bajo la False Claims Act. United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (2008) aplicó 482.24(c) a pruebas sobre la firma de expedientes.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (Court of Appeals for the Tenth Circuit 2020, 949 F.3d 533)✓Una demandante bajo la False Claims Act alegó que el hospital falsificó las horas de llegada de pacientes para cobrar más de los programas de calidad de Medicare. La corte sostuvo que el deber genérico de llevar expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 no aborda esos programas ni basta para probar la materialidad.
- United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (District Court, District of Columbia 2008, 533 F. Supp. 2d 12)✓Enfermeras anestesistas alegaron que el hospital facturó a Medicare como si los anestesiólogos hubieran hecho todo el procedimiento. Citando el plazo de 30 días del 42 C.F.R. 482.24(c)(2), la corte excluyó la prueba de firmas tardías y también la de firmas masivas, aunque el inciso (c)(1) la hacía pertinente.
- NATIONAL ASS'N OF PSYCHIATRIC HEALTH SYSTEM v. Shalala (District Court, District of Columbia 2000, 120 F. Supp. 2d 33)“…to preexisting recordkeeping requirements, as specified in 42 C.F.R. § 482.24 . 7 . Proposed Rul…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Code of Federal Regulations Title 45
§ 164.530Administrative requirements.Vigentecitada en 40 de nuestros artículos
(a)(1) Standard: Personnel designations. (i) A covered entity must designate a privacy official who is responsible for the development and implementation of the policies and procedures of the entity. (ii) A covered entity must designate a contact person or office who is responsible for receiving complaints under this section and who is able to provide further information about matters covered by the notice required by § 164.520. (2) Implementation specification: Personnel designations. A covered entity must document the personnel designations in paragraph (a)(1) of this section as required by paragraph (j) of this section. (b)(1) Standard: Training. A covered entity must train all members of its workforce on the policies and procedures with respect to protected health information required by this subpart and subpart D of this part, as necessary and appropriate for the members of the workforce to carry out their functions within the covered entity. (2) Implementation specifications: Training.
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Citada en 23 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Surprise v. Innovation Group, Inc. (2013) aplicó 45 CFR 164.530(c) y señaló que exige salvaguardas apropiadas pero no especifica cuáles deben ser, y rechazó un reclamo de despido basado en ello. Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (2011) trató ese mismo deber como trasfondo de reclamos estatales y devolvió el caso al tribunal estatal.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (District Court, E.D. Pennsylvania 2011, 826 F. Supp. 2d 718)✓Una memoria USB perdida expuso datos de salud de 280,000 niños asegurados, y un padre demandó por negligencia per se en un tribunal estatal. El tribunal sostuvo que basar el reclamo en la regla de salvaguardas de HIPAA, 45 C.F.R. 164.530(c)(2)(i), no planteaba una cuestión federal sustancial, y devolvió el caso.
- Surprise v. Innovation Group, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2013, 925 F. Supp. 2d 134)✓Un empleado despedido tras quejarse de que documentos con información de salud iban a la basura sin protección demandó por despido injustificado. El tribunal interpretó que 45 C.F.R. 164.530(c) exige salvaguardas sin fijar un método, y sostuvo que las reglas de descarte de HIPAA no eran una política pública bien definida.
- Michael Terpin v. at and T Mobility LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2024, 118 F.4th 1102)“…viders to protect patients’ “protected health information.” 45 C.F.R. § 164.530(c)(1); Moore, 299 Cal. Rptr. 3d at 561.…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Fuentes y referencias
- ARSD 44:75:09:06 - Retención de registros médicos (Hospitales)(law.cornell.edu)
- ARSD 44:73:09:06 - Retención de registros médicos (Centros de Enfermería)(law.cornell.edu)
- ARSD 44:70:08:05 - Destrucción de registros de atención (Vida Asistida)(law.cornell.edu)
- ARSD 67:16:05:06.01 - Registros médicos (Medicaid de Atención Domiciliaria)(law.cornell.edu)
- SDCL 34-12-13 - Reglas para proteger la salud y seguridad de los pacientes(sdlegislature.gov).gov
- SDCL 15-2-14.1 - Plazo de prescripción por negligencia médica(sdlegislature.gov).gov
- HHS - Exige HIPAA que las entidades cubiertas conserven los registros médicos?(hhs.gov).gov
- HHS - Resumen de la Regla de Privacidad de HIPAA(hhs.gov).gov
- 42 CFR 482.24 - Condiciones de Participación: Servicios de Registros Médicos(govinfo.gov).gov
- Manual de Facturación de Medicaid de Dakota del Sur - Documentación y Registros(dss.sd.gov).gov
- South Dakota Department of Health - Estatutos y Reglas(doh.sd.gov).gov
- South Dakota Board of Medical and Osteopathic Examiners(sdbmoe.gov).gov
- SDCL 36-2-16.2 - Registro médico: Provisión a solicitud(sdlegislature.gov).gov
- SDCL 36-2-16.4 - Registro médico: Tarifas de copia y otros costos(sdlegislature.gov).gov
- SDCL 36-2-16.5 - Registro médico: Tarifa de búsqueda para designados o terceros(sdlegislature.gov).gov
- SDCL 36-2-16.6 - Registro médico: Tarifa de certificación(sdlegislature.gov).gov
- ARSD 44:75:09:09 - Disposición de registros médicos al cierre del centro o transferencia de propiedad (Hospitales, aviso de 30 días)(sdlegislature.gov)
- ARSD 44:73:09:09 - Disposición de registros médicos al cierre del centro o transferencia de propiedad (Centros de enfermería, aviso de 60 días)(sdlegislature.gov)
- ARSD 44:75:09:08 - Destrucción de registros médicos (Hospitales, índice de seis campos)(sdlegislature.gov)
- ARSD 44:73:09:08 - Destrucción de registros médicos (Centros de enfermería, índice de seis campos)(sdlegislature.gov)
- ARSD 44:70:08:03 - Retención de registros de atención (Vida asistida, cinco años; menores diez años)(sdlegislature.gov)
- SDCL 34-12-15 - Copia al paciente a solicitud; gasto real de reproducción y envío(sdlegislature.gov)
- SDCL 36-2-16.7 - Registro médico: tarifas autorizadas para respuesta a citación(sdlegislature.gov)
- 45 CFR 164.524 - Acceso de las personas a la información de salud protegida (tarifa razonable basada en costos)(govinfo.gov)
- SDCL 36-2-16 - Derogado (SL 2023, cap. 134, sección 9)(sdlegislature.gov)