Leyes de Conservación de Registros Médicos de Nuevo Mexico (Guía 2026)

Nuevo Mexico exige que los hospitales conserven los expedientes médicos de los pacientes durante al menos 10 años después de la última alta y que los médicos conserven los expedientes durante al menos 10 años después de la fecha del último tratamiento, conforme a NMSA 14-6-2 y NMAC 16.10.17.10. NMSA 14-6-2 no establece un período de conservación separado para pacientes menores de edad; los expedientes hospitalarios de menores siguen la misma regla de 10 años que los demás pacientes.

Nuevo Mexico tiene leyes específicas que rigen cuánto tiempo deben guardar los expedientes médicos de los pacientes los hospitales, los médicos y otros establecimientos de atención médica. El estatuto principal es NMSA 14-6-2, que aborda la conservación de expedientes hospitalarios, mientras que el New Mexico Administrative Code establece reglas adicionales para los médicos individuales. Esta guía desglosa los requisitos de conservación por tipo de proveedor, explica cómo se superponen las reglas federales como HIPAA y CMS con la ley estatal, y cubre los derechos del paciente a acceder, copiar y transferir los expedientes médicos.

Entender estos plazos importa. Ya sea que usted sea un paciente que intenta obtener expedientes antiguos, un proveedor que administra el almacenamiento o un consultorio que cierra operaciones, las reglas determinan qué debe conservarse, por cuánto tiempo y qué sucede cuando los expedientes ya no se requieren.

Requisitos de Conservación de Expedientes Hospitalarios Conforme a NMSA 14-6-2

El estatuto principal de conservación de registros médicos de Nuevo Mexico es NMSA 14-6-2, titulado "Hospital records; retention." Esta ley aplica a todos los hospitales con licencia del estado y establece plazos mínimos claros.

Período General de Conservación

Los hospitales deben conservar y preservar todos los expedientes directamente relacionados con el cuidado y el tratamiento de un paciente durante un período de 10 años después de la última alta del paciente. Esto incluye expedientes de admisión, notas de enfermería, órdenes del médico, informes quirúrgicos, resultados diagnósticos y toda otra documentación creada durante la atención del paciente.

Expedientes de Pacientes Menores de Edad

NMSA 14-6-2 establece en sus cuatro incisos un período de conservación plano de 10 años desde la última alta del paciente y no distingue entre pacientes menores y adultos. El texto del estatuto no contiene un umbral de 21 años ni ninguna otra extensión específica para menores; los expedientes hospitalarios de menores están sujetos a la misma regla de 10 años que los expedientes de cualquier otro paciente.

Expedientes de Laboratorio

NMSA 14-6-2 contiene una excepción específica para los expedientes e informes de pruebas de laboratorio. Estos pueden destruirse un año después de la fecha de la prueba, siempre que se haya colocado una copia de los resultados en el expediente médico principal del paciente. Si no se colocó ninguna copia en el expediente del paciente, los expedientes de laboratorio deben conservarse durante cuatro años desde la fecha de la prueba.

Películas de Rayos X

NMSA 14-6-2 también establece un período más corto para las películas de rayos X. Un hospital puede destruir las películas de rayos X cuatro años después de la fecha de exposición, siempre que el expediente hospitalario conserve los hallazgos escritos del radiólogo que interpretó las películas. Esos hallazgos escritos deben conservarse durante el período estándar de 10 años conforme a la regla general del estatuto. Los pacientes pueden solicitar la devolución de sus propias películas de rayos X después del tercer año siguiente a la exposición.

Almacenamiento en Microfilm y Electrónico

El estatuto permite explícitamente que los hospitales conserven los expedientes en microfilm u otros formatos reproducidos fotográficamente. Los expedientes preservados en estos formatos se consideran originales para efectos de las reglas de evidencia conforme a las reglas de la New Mexico Supreme Court. Esta disposición se extiende a los sistemas de almacenamiento electrónico, que ahora son el estándar en la mayoría de los establecimientos.

Requisitos de Conservación de Expedientes de los Médicos Conforme a NMAC 16.10.17

Los médicos individuales con licencia de la New Mexico Medical Board tienen obligaciones de conservación separadas conforme a NMAC 16.10.17.10, que forma parte del código administrativo de la Medical Board sobre expedientes médicos.

Período Estándar de Conservación para los Médicos

Los médicos deben conservar los expedientes médicos de los que son dueños durante al menos 10 años después de la fecha del último tratamiento, o durante el plazo establecido por las leyes de seguros estatales o federales aplicables, o por las regulaciones de Medicare y Medicaid, el que sea más largo.

Expedientes de Pacientes Menores de Edad

Para los expedientes propiedad del médico que involucran a pacientes menores de edad, los expedientes deben conservarse hasta que el paciente cumpla 21 años. Si el período estándar de 10 años se extiende más allá del cumpleaños número 21 del paciente, aplica el período más largo.

Requisitos de Conversión Electrónica

Cuando un médico convierte los expedientes médicos en papel a formato electrónico, las copias originales en papel deben conservarse durante un mínimo de 30 días después de que se complete la transferencia electrónica. Esta salvaguarda asegura que las copias digitales se verifiquen antes de desechar los originales.

Expedientes de Facturación Médica

Los médicos deben conservar la información de facturación médica durante al menos dos años después de la fecha del último tratamiento. Este es un requisito separado de la conservación de expedientes clínicos y aplica a los códigos de facturación, los registros de pago y la correspondencia de seguros.

Notificación al Paciente sobre las Políticas de Conservación

Conforme a NMAC 16.10.17.10, todo médico debe proporcionar a los pacientes una copia por escrito de su política de conservación, mantenimiento y destrucción de expedientes médicos. Esta política por escrito debe incluir:

• Información de contacto para obtener o transferir expedientes
• Cómo se pueden obtener o transferir los expedientes a otro proveedor
• Cuánto tiempo se mantendrán los expedientes antes de la destrucción
• El costo de obtener copias o transferir expedientes

Este requisito asegura que los pacientes estén informados sobre sus expedientes durante toda la relación con el proveedor.

Otros Tipos de Proveedores y Regulaciones de Establecimientos

Las reglas de conservación de Nuevo Mexico varían un poco según el tipo de establecimiento de atención médica o proveedor.

Médicos Osteópatas

Los médicos osteópatas (DOs) están licenciados por la New Mexico Medical Board, la misma junta que licencia a los MDs. La ley separada de Nuevo Mexico sobre medicina osteópata (Osteopathic Medicine Act) fue derogada por Laws 2021, chapter 54, y la Medical Practice Act ahora define a un «médico con licencia» como un médico alópata u osteópata con licencia conforme a esa ley, con los médicos osteópatas incluidos entre los profesionales que licencia la junta (NMSA 61-6-6). Por lo tanto, los DOs siguen la misma regla de expedientes que los MDs, NMAC 16.10.17.10: al menos 10 años después de la fecha del último tratamiento, y hasta que el paciente cumpla 21 años para los expedientes de pacientes menores de edad.

Establecimientos de Cuidado a Largo Plazo

Los establecimientos de cuidado a largo plazo y de enfermería en Nuevo Mexico deben mantener los expedientes médicos de cada residente durante 10 años después de la muerte o el alta, conforme a NMAC 8.370.16.31, la regla de la Health Care Authority que reemplazó a 7.9.2 NMAC a partir del 1 de julio de 2024. Estos expedientes incluyen documentación de enfermería, notas de evolución del médico, registros de administración de medicamentos y órdenes de alta.

Médicos Podólogos

Los médicos podólogos con licencia en Nuevo Mexico deben conservar los expedientes médicos durante al menos siete años conforme a NMAC 16.21.12.10. Los expedientes de pacientes menores de edad deben conservarse durante al menos dos años después de la fecha en que el paciente cumple 18 años.

Cómo la Ley Federal Interactúa con los Requisitos de Nuevo Mexico

Las regulaciones federales no reemplazan las reglas de conservación de Nuevo Mexico, sino que agregan capas adicionales que los proveedores deben seguir. El principio general es que los proveedores deben cumplir con la regla, estatal o federal, que exija el período de conservación más largo.

HIPAA y la Conservación de Expedientes

Un error común es creer que HIPAA exige que los proveedores guarden los expedientes médicos durante un número fijo de años. No lo hace. Según el U.S. Department of Health and Human Services (HHS), la Regla de Privacidad de HIPAA no incluye requisitos de conservación de expedientes médicos. En cambio, las leyes estatales rigen cuánto tiempo deben conservarse los expedientes.

Lo que HIPAA sí exige es que las entidades cubiertas conserven cierta documentación relacionada con HIPAA durante seis años. Conforme a 45 CFR 164.530(j), los proveedores deben guardar las políticas, procedimientos y comunicaciones relacionadas con el cumplimiento de HIPAA durante seis años desde la fecha de creación o la fecha en que el documento estuvo vigente por última vez, la que sea posterior. Esto aplica a las políticas de privacidad, los formularios de autorización y los registros de notificación de violaciones, no a los expedientes médicos de los pacientes en sí.

HIPAA también exige que los proveedores apliquen salvaguardas administrativas, técnicas y físicas adecuadas para proteger la privacidad de la información médica protegida (PHI) en cualquier forma, incluso durante la eliminación de los expedientes.

CMS y las Condiciones de Participación de Medicare

Los hospitales que participan en Medicare deben cumplir con las Condiciones de Participación (CoPs) conforme a 42 CFR 482.24. Estas reglas federales exigen que los hospitales conserven los expedientes médicos en su forma original o legalmente reproducida durante un período de al menos cinco años. Como el requisito de 10 años de Nuevo Mexico supera este mínimo federal, los proveedores de Nuevo Mexico deben seguir el plazo más largo del estado.

Para los expedientes de facturación de Medicare específicamente, CMS generalmente exige la conservación durante siete años desde la fecha del servicio. Los proveedores que participan en Medicare Advantage u organizaciones de atención responsable pueden enfrentar obligaciones de conservación aún más largas conforme a sus contratos.

Expedientes de Medicaid

Conforme a NMSA 27-11-4, los proveedores de Medicaid de Nuevo Mexico, las organizaciones de atención administrada y sus subcontratistas deben conservar todos los expedientes médicos y comerciales necesarios para verificar el tratamiento cubierto de un beneficiario, los bienes y servicios pagados, y los montos pagados, durante al menos seis años desde la fecha de creación del expediente. El detonante es la fecha en que se creó el expediente, no la fecha del servicio. Como NMSA 14-6-2 exige 10 años para los hospitales, ese período más largo prevalece para los expedientes hospitalarios.

Derechos del Paciente para Acceder a los Expedientes Médicos en Nuevo Mexico

Tanto la ley de Nuevo Mexico como HIPAA otorgan a los pacientes fuertes derechos para acceder a sus propios expedientes médicos.

Derecho a Obtener Copias

Conforme a la Regla de Privacidad de HIPAA, los pacientes tienen derecho a inspeccionar y obtener una copia de sus expedientes médicos en poder de las entidades cubiertas. Los proveedores deben responder a una solicitud de expedientes dentro de 30 días, con la opción de extender por 30 días adicionales si el proveedor notifica al paciente por escrito la razón del retraso.

Conforme a NMAC 16.10.17.8, los médicos deben proporcionar copias completas de los expedientes médicos a un paciente o a otro médico de manera oportuna cuando se soliciten legalmente. Los expedientes no pueden retenerse porque una cuenta esté vencida o porque el paciente deba una factura por tratamiento u otros servicios.

Tarifas por Copias

El código administrativo de Nuevo Mexico establece límites específicos sobre lo que los médicos pueden cobrar por copiar los expedientes médicos. Un cargo razonable se define como:

• $30 por las primeras 15 páginas
• $0.25 por página por cada página adicional más allá de 15

Para expedientes electrónicos y formatos que no son en papel, como los estudios de imágenes, los proveedores pueden cobrar el costo real de la reproducción. La New Mexico Medical Board revisa estos límites de tarifas periódicamente.

Protecciones de Confidencialidad

Conforme a NMSA 14-6-1, toda la información de salud que se relaciona con e identifica a personas específicas como pacientes es estrictamente confidencial. Esta información no puede convertirse en un registro público ni ser accesible al público, incluso cuando esté en poder de una agencia gubernamental, una institución educativa estatal o un establecimiento de salud con licencia.

Los estudios estadísticos y los informes de investigación basados en información de salud confidencial pueden publicarse, pero no deben identificar a pacientes individuales directa o indirectamente.

Requisitos de Destrucción de Expedientes

Una vez que ha vencido el período de conservación aplicable, la ley de Nuevo Mexico permite a los proveedores destruir los expedientes bajo condiciones específicas.

Destrucción de Expedientes Hospitalarios

Conforme a NMSA 14-6-2, después del período de conservación de 10 años, un hospital puede destruir los expedientes sin incurrir en responsabilidad. La ley especifica varias restricciones importantes:

• La destrucción debe realizarse mediante incineración, triturado u otro método eficaz que mantenga el carácter confidencial de los expedientes
• Los expedientes deben destruirse en el curso ordinario de los negocios
• Ningún expediente puede destruirse de forma individual. La destrucción debe ser parte de un proceso rutinario y sistemático

Este último requisito impide la destrucción dirigida de expedientes específicos de pacientes, lo que podría generar preocupaciones sobre la manipulación de evidencia o el mantenimiento selectivo de expedientes.

Destrucción de Expedientes del Médico

Conforme a NMAC 16.10.17.10, los médicos deben destruir los expedientes mediante triturado, incineración (donde se permita) u otros métodos de destrucción permanente. Esto incluye purgar los expedientes médicos de los discos duros de las computadoras, los discos duros de los servidores y otros medios electrónicos de acuerdo con las prácticas existentes para la eliminación de datos.

Los médicos deben mantener una bitácora de destrucción que registre el nombre del paciente y la fecha de destrucción del expediente para cada expediente destruido. Esta bitácora proporciona un rastro verificable que demuestra que los expedientes se eliminaron correctamente según la política.

Requisitos de Eliminación de HIPAA

La Regla de Privacidad de HIPAA exige que las entidades cubiertas apliquen salvaguardas adecuadas al eliminar la información médica protegida en cualquier forma. La Oficina de Derechos Civiles de HHS ha aclarado que los métodos de eliminación aceptables incluyen triturar los expedientes en papel, desmagnetizar o destruir los medios electrónicos y usar un proveedor certificado de destrucción de expedientes.

Qué Sucede Cuando un Médico Cierra un Consultorio

Nuevo Mexico tiene regulaciones detalladas que abordan lo que los médicos deben hacer con los expedientes médicos al cerrar, vender o trasladar un consultorio.

Requisitos de Notificación al Paciente

Conforme a NMAC 16.10.17, los médicos que cierran un consultorio deben notificar a todos los pacientes activos y a cualquier paciente atendido dentro de los tres años anteriores al menos 30 días antes del cierre. Si el médico ha fallecido, el albacea de la sucesión o un representante designado debe notificar a los pacientes dentro de los 30 días de la muerte del médico.

Contenido Requerido de la Notificación

La notificación debe informar a los pacientes:

• Dónde se almacenarán sus expedientes después de que el consultorio cierre
• El nombre, la dirección postal y el número de teléfono de una persona de contacto
• Cómo solicitar que los expedientes se transfieran a otro proveedor

Aviso Público

Además de la notificación directa al paciente, el médico (o la sucesión) debe colocar un aviso en al menos un periódico del área local del consultorio. Este aviso debe publicarse un mínimo de dos veces por mes durante tres meses para llegar a la mayor cantidad posible de pacientes.

El médico también debe enviar una notificación a la oficina de la New Mexico Medical Board al menos 30 días antes del cierre, por correo electrónico, fax o carta.

Ventas y Transferencias de Consultorios

Cuando un consultorio médico se vende a otro médico o entidad, se debe notificar a todos los pacientes activos que el nuevo propietario mantendrá la custodia de sus expedientes. A los pacientes se les debe ofrecer la oportunidad de que sus expedientes se transfieran a un proveedor diferente de su elección mediante solicitud por escrito del paciente.

Cuando un médico deja una práctica grupal, se debe notificar a los pacientes de la salida, darles la nueva dirección del médico y ofrecerles la oportunidad de que los expedientes se transfieran al médico que se marcha en la nueva ubicación del consultorio.

Resumen de los Períodos de Conservación de Registros Médicos de Nuevo Mexico