Oregon
Leyes de Retención de Registros Médicos de Oregón (Guía 2026)
Los hospitales de Oregón deben conservar los registros médicos del paciente durante al menos 10 años después del alta, conforme a OAR 333-505-0050. La Junta Médica de Oregón recomienda que los médicos guarden los registros durante al menos 10 años a partir del último contacto del paciente. Ciertos registros hospitalarios, incluidos los índices maestros de pacientes y los registros de partos, deben conservarse de forma permanente.
Última verificación: marzo de 2026. Esta página refleja las Reglas Administrativas de Oregón vigentes, Capítulo 333, División 505, y la guía de la Junta Médica de Oregón, junto con las regulaciones federales aplicables.
Tabla de Contenidos
- Panorama General de las Leyes de Retención de Registros Médicos de Oregón
- Requisitos de Retención de Registros Hospitalarios
- Requisitos de Retención de Registros de Médicos
- Registros Permanentes e Índice Maestro de Pacientes
- Registros Médicos de Pacientes Menores
- Requisitos Federales: HIPAA y CMS
- Acceso del Paciente a los Registros Médicos
- Destrucción Adecuada de los Registros Médicos
- Cierre del Consultorio y Transferencia de Registros
- Cierre de Hospitales y Cambios de Propiedad
- Preguntas Frecuentes
- Fuentes y Referencias
Panorama General de las Leyes de Retención de Registros Médicos de Oregón
Oregón regula la retención de registros médicos mediante una combinación de reglas administrativas estatales y la guía de la junta médica. La regulación principal es OAR 333-505-0050, que rige los registros médicos hospitalarios bajo la División de Salud Pública de la Autoridad de Salud de Oregón. La Junta Médica de Oregón brinda orientación separada para médicos, asistentes médicos y acupunturistas con licencia conforme al OAR Capítulo 847.
Estas reglas estatales fijan períodos mínimos de retención. Los proveedores de atención médica siempre pueden optar por conservar los registros más tiempo del requerido. Los requisitos federales de HIPAA y de los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) también pueden aplicarse, y los proveedores deben seguir el estándar que exija el período de retención más largo.
La ley de Oregón permite que los registros médicos se almacenen en su forma original en papel, microfilm, formato electrónico u otro medio. El requisito clave es que los registros permanezcan legibles, reproducibles y protegidos contra el acceso no autorizado, el fuego, el agua y el robo.
Tabla de Referencia Rápida:
| Tipo de Proveedor | Tipo de Registro | Período Mínimo de Retención | Autoridad |
|---|---|---|---|
| Hospitales | Registros médicos generales | 10 años desde el alta | OAR 333-505-0050 |
| Hospitales | Índice maestro, registros | Permanente | OAR 333-505-0050 |
| Hospitales | Registros de pacientes ambulatorios/urgencias | 7 años | OAR 333-505-0050 |
| Hospitales | Registros de banco de sangre | 20 años | OAR 333-505-0050 |
| Hospitales | Radiografías con interpretaciones | 7 años | OAR 333-505-0050 |
| Hospitales | Imágenes de mamografía | 10 años | OAR 333-505-0050 |
| Médicos (con licencia de OMB) | Registros médicos generales | 10 años desde el último contacto (recomendado) | Junta Médica de Oregón |
| Proveedores de Medicare | Toda la documentación | 7 años desde la fecha del servicio | 42 CFR 424.516(f) |
Requisitos de Retención de Registros Hospitalarios
Conforme a OAR 333-505-0050, los hospitales de Oregón deben mantener un registro médico para cada paciente admitido para recibir atención. El requisito general de retención es un mínimo de 10 años después de la fecha del alta del paciente.
El conteo de 10 años comienza en la fecha del alta, no en la fecha de admisión ni en la fecha de la última anotación en el registro. Para los pacientes con múltiples estadías hospitalarias, cada admisión y alta crea un período de retención separado para ese conjunto particular de registros.
Los registros médicos hospitalarios deben contener documentación integral que incluya datos de admisión, motivo de consulta, historia clínica, hallazgos del examen físico, notas clínicas, órdenes médicas, informes de laboratorio, informes de radiografías, registros de consultas, documentación de medicamentos, resúmenes de alta y diagnósticos finales.
Todas las anotaciones en el registro médico de un paciente deben estar fechadas, con hora y autenticadas. La autenticación requiere un identificador único, que puede incluir una firma escrita, iniciales, un código, una contraseña u otro medio informático o electrónico. Los registros deben completarse y cerrarse dentro de las cuatro semanas del alta del paciente por el miembro del personal médico calificado tratante.
Registros de Pacientes Quirúrgicos
Los hospitales deben mantener documentación adicional para los pacientes quirúrgicos, incluidos la historia preoperatoria, los registros de anestesia, las descripciones operatorias, las notas postoperatorias y los informes de patología. Estos registros siguen el mismo período de retención de 10 años que los registros médicos generales.
Registros del Departamento de Emergencias y Ambulatorios
Los registros del departamento de emergencias y de pacientes ambulatorios deben incluir la identificación del paciente, los diagnósticos, los hallazgos físicos, los informes de laboratorio y radiografías, los registros de tratamiento y la autenticación del médico tratante. Si bien los registros en sí siguen el período de retención de 10 años, los registros de urgencias y de pacientes ambulatorios deben conservarse durante al menos 7 años.
Registros Obstétricos y de Recién Nacidos
Los registros obstétricos requieren documentación de atención prenatal, registros de trabajo de parto y parto, y documentación de anestesia. Los registros de recién nacidos y mortinatos deben incluir las estadísticas vitales del nacimiento, la identificación de la madre, los registros de profilaxis ocular, los exámenes físicos y los resultados de las pruebas de detección auditiva del recién nacido.
Requisitos de Retención de Registros de Médicos
La Junta Médica de Oregón brinda orientación sobre retención para médicos, asistentes médicos y acupunturistas (con licencia de OMB). La Junta recomienda que los licenciatarios conserven los registros del paciente, incluidos los de pacientes fallecidos, durante un mínimo de 10 años después del último contacto del paciente con el proveedor.
Una distinción importante: la Junta Médica de Oregón describe esto como una orientación en lugar de un requisito regulatorio obligatorio. Sin embargo, la Junta señala que seguir esta pauta ayuda a los licenciatarios a cumplir con el plazo de prescripción de Oregón para negligencia médica conforme a ORS 12.110.
Conforme a ORS 12.110(4), los reclamos por negligencia médica en Oregón deben presentarse dentro de los dos años a partir de la fecha en que se descubre la lesión, sujeto a un plazo de caducidad absoluto de cinco años a partir de la fecha del tratamiento. Debido a que un paciente podría potencialmente presentar un reclamo hasta cinco años después del tratamiento, y los procedimientos legales pueden tomar tiempo adicional, la recomendación de retención de 10 años brinda un margen razonable más allá de la ventana máxima de litigio.
Si el espacio lo permite, la Junta recomienda conservar indefinidamente los registros de todos los pacientes vivos. Esta práctica respalda la continuidad de la atención y garantiza que los registros permanezcan disponibles para cualquier necesidad médica o legal futura.
El período de retención del médico corre a partir de la fecha del último contacto del paciente con el licenciatario, no a partir de una fecha específica de alta. Esto significa que el conteo se reinicia cada vez que un paciente visita al proveedor. Para un paciente que ve a su médico de atención primaria anualmente, el período de 10 años solo comienza a correr a partir de la visita más reciente.
Registros Permanentes e Índice Maestro de Pacientes
Las regulaciones hospitalarias de Oregón exigen que ciertas categorías de registros se mantengan de forma permanente. Conforme a OAR 333-505-0050, lo siguiente nunca debe destruirse:
- Registros de pacientes (índice maestro de pacientes)
- Índices maestros organizados alfabéticamente con referencias cruzadas numéricas
- Registros de partos (registros de nacimientos)
- Registros de defunciones
- Registros de operaciones
Estos registros permanentes sirven como la memoria institucional del hospital. El índice maestro de pacientes debe organizarse por diagnóstico, operación y profesional utilizando sistemas de nomenclatura estándar. Incluso cuando los expedientes individuales de los pacientes se destruyen después de que expira el período de retención de 10 años, estos registros permiten al hospital confirmar que un paciente recibió atención y brindar información básica sobre la naturaleza de esa atención.
Los hospitales también deben conservar las radiografías y las imágenes diagnósticas con interpretaciones profesionales durante al menos 7 años. Los registros de banco de sangre tienen un período de retención más largo de 20 años, lo que refleja la naturaleza crítica de los registros de transfusiones de sangre para rastrear posibles complicaciones o la transmisión de enfermedades.
Registros Médicos de Pacientes Menores
Oregón no tiene una ley específica que extienda explícitamente el período general de retención hospitalaria de 10 años según la edad del paciente al momento del tratamiento. Sin embargo, varios factores hacen que los períodos de retención más largos sean recomendables al tratar a pacientes menores.
Consideraciones sobre el Plazo de Prescripción
Conforme a ORS 12.110(4), un reclamo por negligencia médica debe presentarse dentro de los dos años de descubrir la lesión, pero el estatuto es explícito en que, "sin perjuicio de las disposiciones de ORS 12.160", el reclamo queda prescrito cinco años después de la fecha del tratamiento sin importar cuándo se descubra la lesión. El límite máximo de cinco años no se extiende por la regla de suspensión para menores en ORS 12.160: el reclamo por negligencia médica de un menor está sujeto al mismo plazo de cinco años desde la fecha del tratamiento que el de un adulto. La única excepción legal es el fraude, el engaño o la representación falsa que haya impedido presentar el reclamo a tiempo, lo que le da al paciente dos años desde que descubre el fraude para demandar.
Esto significa que un niño tratado a los 5 años generalmente no puede presentar un reclamo por negligencia médica relacionado con ese tratamiento después de cumplir 10 años, cinco años más tarde, aunque ORS 12.160 suspenda el plazo ordinario de prescripción para otros tipos de reclamos que involucran a menores. Debido a que el plazo de caducidad de cinco años corre desde la fecha del tratamiento y no desde el cumpleaños número 18 del niño, los registros que los hospitales conservan durante 10 años después del alta ya se extienden mucho más allá de la ventana en la que podría presentarse un reclamo por negligencia médica de un menor relacionado con ese tratamiento.
Buena Práctica para Registros de Menores
Aunque el plazo de caducidad de cinco años por negligencia médica de Oregón no se extiende por la suspensión para menores, los proveedores aún pueden optar por conservar los registros de los pacientes menores más tiempo que la regla hospitalaria estándar de 10 años, como buena práctica general. La orientación de la industria de la Asociación Estadounidense de Gestión de Información de Salud (AHIMA) recomienda conservar los registros de los menores durante un período vinculado a la mayoría de edad más un período aplicable del plazo de prescripción, lo que respalda conservar los registros más allá del período mínimo de retención hospitalaria como margen de seguridad para otros tipos de reclamos que los menores puedan presentar.
Las regulaciones de instalaciones de diálisis de Oregón conforme a OAR 333-700-0090 brindan un punto de referencia útil. Esa regla exige explícitamente que los registros de pacientes pediátricos se conserven durante al menos tres años después de los 18 años, o durante un total de siete años, lo que sea más largo. Si bien esta regla se aplica específicamente a las instalaciones de diálisis, refleja la intención regulatoria de brindar protección adicional a los registros de los pacientes menores.
Los proveedores de atención médica que tratan a niños deben ponderar este punto de referencia de las instalaciones de diálisis, junto con las consideraciones de continuidad de la atención y de seguro, al decidir cuánto tiempo conservar los registros de los pacientes menores más allá de los mínimos estándar hospitalarios y médicos de Oregón.
Requisitos Federales: HIPAA y CMS
Retención de Documentación de HIPAA
La Regla de Privacidad de HIPAA no exige que las entidades cubiertas conserven los registros médicos durante ningún período específico. Según el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU., las leyes estatales rigen cuánto tiempo deben guardarse los registros médicos.
Sin embargo, HIPAA sí exige que las entidades cubiertas conserven cierta documentación relacionada con el cumplimiento durante 6 años. Conforme a 45 CFR 164.530(j), lo siguiente debe conservarse durante 6 años a partir de la fecha de creación o de la fecha en que estuvo vigente por última vez, lo que ocurra más tarde:
- Políticas y procedimientos de privacidad
- Avisos de prácticas de privacidad
- Resolución de quejas
- Contabilidad requerida de las divulgaciones
- Registros de capacitación
- Acuerdos con socios comerciales
Este requisito de HIPAA de 6 años se aplica a la documentación administrativa de cumplimiento, no a los registros médicos del paciente en sí.
Requisitos de Seguridad de HIPAA
Si bien HIPAA no dicta períodos de retención, sí exige que toda la información de salud protegida (PHI) se resguarde durante todo su ciclo de vida. Las entidades cubiertas deben implementar salvaguardas administrativas, técnicas y físicas para proteger los registros contra el acceso, la alteración o la destrucción no autorizados durante todo el tiempo que existan esos registros.
Requisitos de CMS y Medicare
Los proveedores de atención médica que participan en Medicare deben cumplir con requisitos federales de retención adicionales. Conforme a 42 CFR 424.516(f), los proveedores y suministradores deben mantener la documentación durante 7 años a partir de la fecha del servicio.
Esta documentación incluye registros escritos y electrónicos relacionados con órdenes, certificaciones, remisiones, recetas y solicitudes de pago por servicios de la Parte A o Parte B. El incumplimiento de este requisito puede resultar en la revocación de la inscripción en Medicare conforme a 42 CFR 424.535(a)(10).
Para los hospitales que participan en Medicare, las Condiciones de Participación en 42 CFR 482.24 exigen que los registros médicos se conserven en su forma original o legalmente reproducida durante un período de al menos 5 años. Dado que el requisito de retención hospitalaria de 10 años de Oregón es más largo, la regla estatal controla.
El período de retención recomendado de 10 años para médicos de Oregón también supera el requisito de 7 años de Medicare. Sin embargo, debido a que el período de 10 años de la Junta Médica de Oregón es una recomendación en lugar de una regla obligatoria, los médicos que participan en Medicare deben tratar el requisito federal de 7 años como un mínimo vinculante.
Acceso del Paciente a los Registros Médicos
Conforme a OAR 847-012-0000, los licenciatarios de la Junta Médica de Oregón deben poner a disposición del paciente o de su representante la información de salud protegida en el registro médico a solicitud. Un resumen puede sustituir el registro real solo si el paciente acepta la sustitución.
Tarifas de Copiado
La ley de Oregón establece límites específicos de tarifas para las copias de registros médicos:
- Primeras 10 páginas: Hasta $30.00 en total
- Páginas 11 a 50: Hasta $0.50 por página
- Páginas 51 y más: Hasta $0.25 por página
- Recargo por entrega acelerada: $5.00 si se envía por correo dentro de los siete días hábiles
- Franqueo: Costo real
- Costos de reproducción: Costo real
No se le pueden negar a un paciente las copias de sus registros médicos por incapacidad de pago o por una factura pendiente de servicios.
Plazo de Respuesta
Los proveedores deben cumplir con las solicitudes de acceso a registros dentro de un tiempo razonable, sin exceder los 30 días a partir de la fecha en que se recibe la solicitud. La autorización por escrito para la divulgación de registros se rige por ORS 192.558; ORS 192.566 proporciona un formulario de autorización modelo opcional que los proveedores pueden usar para cumplir con ese requisito.
Derechos de Acceso de HIPAA
Además de la ley estatal de Oregón, 45 CFR 164.524 otorga a las personas el derecho a inspeccionar y obtener copias de su información de salud protegida mantenida en un conjunto de registros designado. Las entidades cubiertas deben actuar sobre las solicitudes de acceso dentro de 30 días, con una extensión de 30 días permitida.
HIPAA exige que los registros se proporcionen en el formato solicitado por la persona si es fácilmente reproducible. Si no es fácilmente reproducible, la entidad cubierta debe proporcionar los registros en una copia impresa legible u otro formato acordado por ambas partes.
Acceso de los Padres a los Registros de Menores
Los padres o tutores generalmente tienen derecho a acceder y solicitar enmiendas a los registros médicos de su hijo menor en Oregón. Sin embargo, este derecho tiene excepciones. Si un proveedor de atención médica cree razonablemente que un padre está abusando o descuidando a un niño, el proveedor no está obligado a otorgarle al padre acceso a los registros del niño.
Destrucción Adecuada de los Registros Médicos
Una vez que el período de retención aplicable ha expirado, los proveedores de atención médica de Oregón pueden destruir los registros médicos. Sin embargo, la destrucción debe realizarse de manera que proteja la privacidad del paciente y cumpla con los requisitos estatales y federales.
Estándares de Destrucción de HIPAA
Conforme a HIPAA, las entidades cubiertas deben asegurarse de que la información de salud protegida no pueda recuperarse ni reconstruirse después de la destrucción. La guía de HHS sobre la eliminación de PHI especifica los métodos aceptables:
- Registros en papel: Triturado, incineración, reducción a pulpa o pulverización de modo que la PHI quede ilegible y no pueda reconstruirse
- Registros electrónicos: Borrado (sobrescribir con datos no sensibles), purga (desmagnetización o exposición del medio a un campo magnético fuerte), o destrucción física del medio de almacenamiento mediante desintegración, pulverización, fundición, incineración o triturado
Requisitos Específicos de Oregón
Los hospitales de Oregón que deseen destruir registros médicos después del período de retención deben seguir los procedimientos descritos en OAR 333-500-0060, que aborda los procedimientos de devolución de la licencia hospitalaria y de cierre. La regulación exige un aviso adecuado a la División y al público antes de la eliminación de los registros médicos.
Los proveedores de atención médica deben mantener un registro de destrucción que documente qué registros se destruyeron, la fecha de destrucción, el método utilizado y el nombre de la persona que supervisó el proceso. Este registro debe conservarse de forma permanente, ya que sirve como prueba de que los registros se manejaron de manera adecuada y en cumplimiento de las regulaciones aplicables.
Registros Bajo Retención Legal
Los proveedores no deben destruir ningún registro que esté sujeto a una retención por litigio, una citación pendiente o cualquier otra obligación legal de preservar documentos. Si un proveedor tiene conocimiento de un litigio pendiente o anticipado que involucre a un paciente, los registros relacionados con ese paciente deben preservarse independientemente de si el período de retención estándar ha expirado.
Cierre del Consultorio y Transferencia de Registros
Cuando un médico u otro licenciatario de la Junta Médica de Oregón cierra un consultorio médico, sigue siendo responsable de asegurar que los registros del paciente se mantengan de forma adecuada y sean accesibles.
Requisitos de Notificación
Conforme a OAR 847-012-0000, los licenciatarios que se jubilen, se reubiquen o cuya licencia sea revocada o esté sujeta a suspensión a largo plazo deben notificar por escrito, por correo regular, a cada paciente visto dentro de los dos años anteriores dentro de los 45 días del cambio de estatus. El aviso debe explicar cómo los pacientes pueden acceder u obtener sus registros médicos.
Para las suspensiones de licencia a corto plazo (menos de un año), el licenciatario debe notificar a la Junta Médica de Oregón dentro de los 10 días sobre los procedimientos de acceso a los registros del paciente.
Buenas Prácticas Adicionales
La Junta Médica de Oregón aconseja a los licenciatarios que terminan su práctica que:
- Informen a los pacientes de la ubicación donde se almacenarán sus registros
- Aconsejen a los pacientes sobre los procedimientos para acceder a sus registros
- Notifiquen a la Junta Médica de Oregón la ubicación de almacenamiento de los registros
- Aconsejen a los pacientes que busquen proveedores de atención médica alternativos
- Envíen los registros a los nuevos proveedores al recibir un formulario de autorización firmado
No existe una instalación central de almacenamiento de registros médicos en Oregón. Cada proveedor es responsable de disponer el almacenamiento o la transferencia adecuados de los registros al dejar la práctica.
Custodio de Registros
Los médicos que cierran sus consultorios deben designar un custodio de registros para administrar los archivos del paciente durante el resto del período de retención. El custodio puede ser otro médico, una empresa de almacenamiento de registros médicos u otra entidad apropiada. Se debe informar a la Junta Médica de Oregón la identidad y la información de contacto del custodio.
Cierre de Hospitales y Cambios de Propiedad
Oregón tiene reglas específicas que rigen lo que sucede con los registros médicos cuando los hospitales cambian de propiedad o cierran de forma permanente.
Cambio de Propiedad
Conforme a OAR 333-505-0050, cuando un hospital cambia de propiedad, todos los registros médicos en forma original, electrónica o de microfilm deben permanecer en el hospital. El nuevo propietario asume toda la responsabilidad de proteger y mantener estos registros durante el resto de los períodos de retención aplicables.
Cierre Permanente
Cuando un hospital cierra de forma permanente, sus registros médicos y los registros requeridos pueden entregarse y transferirse a cualquier otro hospital de la zona que esté dispuesto a aceptarlos y conservarlos. El hospital receptor debe mantener estos registros bajo los mismos estándares que se aplican a sus propios registros de pacientes.
Un hospital que cierra de forma permanente debe seguir los procedimientos descritos en OAR 333-500-0060 para el aviso a la División y al público respecto de la eliminación de los registros médicos. Esto garantiza que los pacientes y el público estén informados sobre dónde se almacenarán sus registros y cómo acceder a ellos.
Los Registros No Pueden Salir del Hospital
En circunstancias normales, los registros médicos en forma original, electrónica o de microfilm no pueden retirarse del hospital, excepto cuando sea necesario para un procedimiento judicial o administrativo. Cuando los hospitales utilizan almacenamiento fuera del sitio para los registros médicos, deben tomarse disposiciones para la entrega de esos registros al hospital cuando se necesiten para la atención del paciente u otras actividades hospitalarias.
Fuentes y Referencias
- OAR 333-505-0050 - Registros Médicos - Secretario de Estado de Oregón, Base de Datos de Reglas Administrativas de Oregón
- Junta Médica de Oregón - Registros del Paciente - Junta Médica de Oregón
- OAR 847-012-0000 - Acceso del Paciente a los Registros Médicos - Secretario de Estado de Oregón
- ORS 12.110 - Plazo de Prescripción para Negligencia Médica - Legislatura de Oregón
- OAR 333-500-0060 - Devolución de la Licencia Hospitalaria y Cierre de Hospitales - Secretario de Estado de Oregón, Base de Datos de Reglas Administrativas de Oregón
- OAR 333-700-0090 - Registros Médicos (Instalaciones de Diálisis) - Secretario de Estado de Oregón, Base de Datos de Reglas Administrativas de Oregón
- ORS 192.566 - Formulario de Autorización (que implementa ORS 192.558) - Legislatura de Oregón
- Regla de Privacidad de HIPAA - Preguntas Frecuentes sobre Retención de Registros Médicos - Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU.
- 45 CFR 164.530 - Requisitos Administrativos - Código de Regulaciones Federales Electrónico
- 45 CFR 164.524 - Acceso de las Personas a la PHI - Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU.
- 42 CFR 482.24 - Condición de Participación: Servicios de Registros Médicos - Código de Regulaciones Federales Electrónico
- 42 CFR 424.516 - Requisitos Adicionales para Proveedores y Suministradores - Código de Regulaciones Federales Electrónico
- Preguntas Frecuentes sobre Eliminación de Información de Salud Protegida - Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU.
- Requisitos de Mantenimiento y Acceso a Registros Médicos de CMS - Centros de Servicios de Medicare y Medicaid
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo deben guardar los hospitales de Oregón los registros médicos?
Los hospitales de Oregón deben conservar los registros médicos generales durante al menos 10 años después del alta del paciente, conforme a OAR 333-505-0050. Ciertos registros deben conservarse de forma permanente, incluidos los índices maestros de pacientes, los registros de partos, los registros de defunciones y los registros de operaciones. Las radiografías y las imágenes diagnósticas con interpretaciones profesionales deben conservarse durante al menos 7 años, las imágenes de mamografía durante 10 años, y los registros de banco de sangre durante 20 años.
¿Cuánto tiempo deben guardar los médicos de Oregón los registros del paciente?
La Junta Médica de Oregón recomienda que los médicos conserven los registros del paciente durante al menos 10 años después del último contacto del paciente con el proveedor. Esto es una recomendación en lugar de un requisito obligatorio, pero seguirla ayuda a los proveedores a cumplir con el plazo de prescripción de Oregón para negligencia médica conforme a ORS 12.110. Los médicos que participan en Medicare también deben cumplir con el requisito federal de retención de 7 años conforme a 42 CFR 424.516(f).
¿HIPAA exige que los registros médicos se guarden durante un período específico?
No. La Regla de Privacidad de HIPAA no fija períodos de retención de registros médicos. Las leyes estatales, incluidas las regulaciones de Oregón, rigen cuánto tiempo deben conservarse los registros médicos. HIPAA sí exige que las entidades cubiertas conserven la documentación de cumplimiento, como políticas de privacidad, registros de capacitación y acuerdos con socios comerciales, durante 6 años conforme a 45 CFR 164.530(j).
¿Cómo puedo obtener copias de mis registros médicos en Oregón?
Presente una solicitud por escrito a su proveedor de atención médica conforme a OAR 847-012-0000. El proveedor debe responder dentro de 30 días. La ley de Oregón limita las tarifas de copiado a $30 por las primeras 10 páginas, $0.50 por página para las páginas 11 a 50, y $0.25 por página después de eso. No se le pueden negar las copias por incapacidad de pago o por una factura pendiente.
¿Qué sucede con mis registros médicos si mi médico de Oregón se jubila o cierra su consultorio?
Conforme a OAR 847-012-0000, los médicos que se jubilan o cierran su consultorio deben notificar por escrito a cada paciente visto dentro de los dos años anteriores dentro de los 45 días. El aviso debe explicar cómo los pacientes pueden acceder a sus registros. El médico debe designar un custodio de registros e informar a la Junta Médica de Oregón la ubicación de almacenamiento de los registros. No existe una instalación central de almacenamiento de registros médicos en Oregón.
Actualizaciones
Las citas de reglas ahora enlazan a la base de datos oficial de reglas administrativas del Secretario de Estado de Oregón en lugar de un espejo de terceros, usando enlaces estables que no se romperán cuando se enmiende una regla.
La ley detrás de este artículo
Este artículo se apoya en las disposiciones legales a continuación, conservadas en nuestro propio registro jurídico y obtenidas de la fuente oficial. Toque una sección para leer el texto vigente.
Code of Federal Regulations Title 42
§ 482.24Condition of participation: Medical record services.Vigentecitada en 52 de nuestros artículos
The hospital must have a medical record service that has administrative responsibility for medical records. A medical record must be maintained for every individual evaluated or treated in the hospital. (a) Standard: Organization and staffing. The organization of the medical record service must be appropriate to the scope and complexity of the services performed. The hospital must employ adequate personnel to ensure prompt completion, filing, and retrieval of records. (b) Standard: Form and retention of record. The hospital must maintain a medical record for each inpatient and outpatient. Medical records must be accurately written, promptly completed, properly filed and retained, and accessible. The hospital must use a system of author identification and record maintenance that ensures the integrity of the authentification and protects the security of all record entries. (1) Medical records must be retained in their original or legally reproduced form for a period of at least 5 years. (2) The hospital must have a system of coding and indexing medical records. The system must allow for timely retrieval by diagnosis and procedure, in order to support medical care evaluation studies.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 18 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (2020) sostuvo que el deber de mantener expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 es un requisito genérico que no acredita la materialidad bajo la False Claims Act. United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (2008) aplicó 482.24(c) a pruebas sobre la firma de expedientes.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States ex rel. Janssen v. Lawrence Memorial Hospital (Court of Appeals for the Tenth Circuit 2020, 949 F.3d 533)✓Una demandante bajo la False Claims Act alegó que el hospital falsificó las horas de llegada de pacientes para cobrar más de los programas de calidad de Medicare. La corte sostuvo que el deber genérico de llevar expedientes médicos exactos del 42 C.F.R. 482.24 no aborda esos programas ni basta para probar la materialidad.
- United States Ex Rel. El-Amin v. George Washington University (District Court, District of Columbia 2008, 533 F. Supp. 2d 12)✓Enfermeras anestesistas alegaron que el hospital facturó a Medicare como si los anestesiólogos hubieran hecho todo el procedimiento. Citando el plazo de 30 días del 42 C.F.R. 482.24(c)(2), la corte excluyó la prueba de firmas tardías y también la de firmas masivas, aunque el inciso (c)(1) la hacía pertinente.
- NATIONAL ASS'N OF PSYCHIATRIC HEALTH SYSTEM v. Shalala (District Court, District of Columbia 2000, 120 F. Supp. 2d 33)“…to preexisting recordkeeping requirements, as specified in 42 C.F.R. § 482.24 . 7 . Proposed Rul…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 424.516Additional provider and supplier requirements for enrolling and maintaining active enrollment status in the Medicare program.Vigentecitada en 15 de nuestros artículos
(a) Certifying compliance. CMS enrolls and maintains an active enrollment status for a provider or supplier when that provider or supplier certifies that it meets, and continues to meet, and CMS verifies that it meets, and continues to meet, all of the following requirements: (1) Compliance with title XVIII of the Act and applicable Medicare regulations. (2) Compliance with Federal and State licensure, certification, and regulatory requirements, as required, based on the type of services or supplies the provider or supplier type will furnish and bill Medicare. (3) Not employing or contracting with individuals or entities that meet either of the following conditions: (i) Excluded from participation in any Federal health care programs, for the provision of items and services covered under the programs, in violation of section 1128A(a)(6) of the Act. (ii) Debarred by the General Services Administration (GSA) from any other Executive Branch procurement or nonprocurement programs or activities, in accordance with the Federal Acquisition and Streamlining Act of 1994, and with the HHS Common Rule at 45 CFR part 76.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 7 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- United States Ex Rel. Westmoreland v. Amgen, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2011, 812 F. Supp. 2d 39)“…recon *52 dition of payment can be found in 42 C.F.R. § 424.516 (a)(1), which states that “CMS enrolls…”
- Johnson v. Kelly (District Court, W.D. Oklahoma 2024)“…care laws, regulations, and program instructions. Id. ¶ 22; 42 C.F.R. § 424.516(a). To that end, a healthcare provider…”
- LILIA GOROVITS, M.D., P.C. v. AZAR (District Court, E.D. Pennsylvania 2021)“…2 Pursuant to 42 C.F.R. § 424.516(d)(1)(ii), Medicare physicians are requ…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
§ 424.535Revocation of enrollment in the Medicare program.Vigentecitada en 7 de nuestros artículos
(a) Reasons for revocation. CMS may revoke a currently enrolled provider or supplier's Medicare enrollment and any corresponding provider agreement or supplier agreement for the following reasons: (1) Noncompliance. The provider or supplier is determined to not be in compliance with the enrollment requirements described in this title 42, or in the enrollment application applicable for its provider or supplier type, and has not submitted a plan of corrective action as outlined in part 488 of this chapter. The provider or supplier may also be determined not to be in compliance if it has failed to pay any user fees as assessed under part 488 of this chapter. (i) CMS may request additional documentation from the provider or supplier to determine compliance if adverse information is received or otherwise found concerning the provider or supplier. (ii) Requested additional documentation must be submitted within 60 calendar days of request. (2) Provider or supplier conduct.
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-28 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en ecfr.gov
Citada en 19 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2024
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Zille Shah v. Alex Azar, Secretary, HHS (Court of Appeals for the Fifth Circuit 2019, 920 F.3d 987)“…at their Medicare privileges were being revoked pursuant to 42 C.F.R. § 424.535(a)(8), the regulation defining “Abuse o…”
- Ahmed v. Sebelius (District Court, D. Massachusetts 2010, 710 F. Supp. 2d 167)“…re enrollment and billing privileges in certain instances. 42 C.F.R. § 424.535 (a). Relevant to this case is the regul…”
- Fayad v. Sebelius (District Court, E.D. Michigan 2011, 803 F. Supp. 2d 699)“…enrollment billing privileges were being revoked based on 42 C.F.R. § 424.535 , which authorizes the revocation of bi…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
Code of Federal Regulations Title 45
§ 164.530Administrative requirements.Vigentecitada en 40 de nuestros artículos
(a)(1) Standard: Personnel designations. (i) A covered entity must designate a privacy official who is responsible for the development and implementation of the policies and procedures of the entity. (ii) A covered entity must designate a contact person or office who is responsible for receiving complaints under this section and who is able to provide further information about matters covered by the notice required by § 164.520. (2) Implementation specification: Personnel designations. A covered entity must document the personnel designations in paragraph (a)(1) of this section as required by paragraph (j) of this section. (b)(1) Standard: Training. A covered entity must train all members of its workforce on the policies and procedures with respect to protected health information required by this subpart and subpart D of this part, as necessary and appropriate for the members of the workforce to carry out their functions within the covered entity. (2) Implementation specifications: Training.
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Citada en 23 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2025
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Surprise v. Innovation Group, Inc. (2013) aplicó 45 CFR 164.530(c) y señaló que exige salvaguardas apropiadas pero no especifica cuáles deben ser, y rechazó un reclamo de despido basado en ello. Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (2011) trató ese mismo deber como trasfondo de reclamos estatales y devolvió el caso al tribunal estatal.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Baum v. KEYSTONE MERCY HEALTH PLAN (District Court, E.D. Pennsylvania 2011, 826 F. Supp. 2d 718)✓Una memoria USB perdida expuso datos de salud de 280,000 niños asegurados, y un padre demandó por negligencia per se en un tribunal estatal. El tribunal sostuvo que basar el reclamo en la regla de salvaguardas de HIPAA, 45 C.F.R. 164.530(c)(2)(i), no planteaba una cuestión federal sustancial, y devolvió el caso.
- Surprise v. Innovation Group, Inc. (District Court, D. Massachusetts 2013, 925 F. Supp. 2d 134)✓Un empleado despedido tras quejarse de que documentos con información de salud iban a la basura sin protección demandó por despido injustificado. El tribunal interpretó que 45 C.F.R. 164.530(c) exige salvaguardas sin fijar un método, y sostuvo que las reglas de descarte de HIPAA no eran una política pública bien definida.
- Michael Terpin v. at and T Mobility LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2024, 118 F.4th 1102)“…viders to protect patients’ “protected health information.” 45 C.F.R. § 164.530(c)(1); Moore, 299 Cal. Rptr. 3d at 561.…”
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§ 164.524Access of individuals to protected health information.Vigentecitada en 25 de nuestros artículos
(a) Standard: Access to protected health information —(1) Right of access. Except as otherwise provided in paragraph (a)(2) or (a)(3) of this section, an individual has a right of access to inspect and obtain a copy of protected health information about the individual in a designated record set, for as long as the protected health information is maintained in the designated record set, except for: (i) Psychotherapy notes; and (ii) Information compiled in reasonable anticipation of, or for use in, a civil, criminal, or administrative action or proceeding. (2) Unreviewable grounds for denial. A covered entity may deny an individual access without providing the individual an opportunity for review, in the following circumstances. (i) The protected health information is excepted from the right of access by paragraph (a)(1) of this section.
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Citada en 88 resoluciones judiciales de nuestra colecciónResolución más reciente que la cita en nuestra colección: 2026
En los tribunales (resumen editorial, verificado de forma independiente):Webb v. Smart Document Solutions, LLC (2007) sostuvo que la tarifa reducida basada en costos de la sección 164.524(c)(4) aplica solo cuando el propio individuo solicita sus expedientes, no un bufete que actúa como su agente. Ciox Health, LLC v. Hargan (2020) anuló la guía de 2016 que extendía esa tarifa a las instrucciones dirigidas a terceros.
Resoluciones que citan esta sección en nuestra colección:
- Webb v. Smart Document Solutions, LLC (Court of Appeals for the Ninth Circuit 2007, 499 F.3d 1078)✓Un bufete pidió los expedientes hospitalarios de su cliente y le cobraron la tarifa más alta para terceros; el Noveno Circuito sostuvo que el límite de tarifa basada en costos de la Sección 164.524(c)(4) aplica solo cuando el individuo o su representante personal lo solicita, no un abogado que actúa como agente.
- Evenson v. Hartford Life & Annuity Insurance (District Court, M.D. Florida 2007, 244 F.R.D. 666)✓Una terapeuta se negó a entregar sus notas de psicoterapia bajo citación, invocando la exclusión de esas notas del derecho de acceso del paciente en la Sección 164.524(a)(1); el tribunal sostuvo que esa exclusión rige solo el acceso individual y no el descubrimiento de pruebas, y ordenó entregarlas.
- Ciox Health, LLC v. Hargan (District Court, District of Columbia 2020)“…fee that can be charged for such production. See generally 45 C.F.R. § 164.524. For requests brought by an individual…”
Identificado automáticamente a partir de las opiniones judiciales que citan esta sección; no es un ranking de qué caso prevalece.
También citada en: Cómo solicitar sus datos personales: derechos por estado
Oregon Revised Statutes, Chapter 192: Records; Public Reports and Meetings
§ 192.566Authorization formVigente
A health care provider may use an authorization that contains the following provisions in accordance with ORS 192.558: ______________________________________________________________________________ AUTHORIZATION TO USE AND DISCLOSE PROTECTED HEALTH INFORMATION I authorize: _______________ (Name of person/entity disclosing information) to use and disclose a copy of the specific health information described below regarding: _______________ (Name of individual) consisting of: (Describe information to be used/disclosed) ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ to: _______________ (Name and address of recipient or recipients) for the purpose of: (Describe each purpose of disclosure or indicate that the disclosure is at the request of the…
Texto oficial (extracto) · verificado el 2026-07-29 · Lea el texto completo en nuestra biblioteca legal · Verifique en oregonlegislature.gov
Fuentes y referencias
- OAR 333-505-0050 - Registros Médicos Hospitalarios(oregon.public.law)
- Junta Médica de Oregón - Registros del Paciente(oregon.gov).gov
- OAR 847-012-0000 - Acceso del Paciente a los Registros Médicos(secure.sos.state.or.us).gov
- ORS 12.110 - Plazo de Prescripción(oregonlegislature.gov).gov
- OAR 333-700-0090 - Registros Médicos (Instalaciones de Diálisis)(oregon.public.law)
- ORS 192.566 - Formulario de Autorización (que implementa ORS 192.558)(oregonlegislature.gov).gov
- Regla de Privacidad de HIPAA - Preguntas Frecuentes sobre Retención de Registros(hhs.gov).gov
- 45 CFR 164.530 - Requisitos Administrativos(ecfr.gov).gov
- 45 CFR 164.524 - Acceso de las Personas a la PHI(hhs.gov).gov
- 42 CFR 482.24 - Condición de Participación: Servicios de Registros Médicos(ecfr.gov).gov
- 42 CFR 424.516 - Requisitos Adicionales para Proveedores y Suministradores(ecfr.gov).gov
- Preguntas Frecuentes sobre Eliminación de Información de Salud Protegida(hhs.gov).gov
- Requisitos de Mantenimiento y Acceso a Registros Médicos de CMS(cms.gov).gov
- OAR 333-505-0050 - Registros Médicos (Hospitales)(secure.sos.state.or.us)
- OAR 847-012-0000 - Acceso del Paciente a los Registros Médicos(secure.sos.state.or.us)
- OAR 333-500-0060 - Devolución de la Licencia Hospitalaria y Cierre de Hospitales(secure.sos.state.or.us)
- OAR 333-700-0090 - Registros Médicos (Instalaciones de Diálisis)(secure.sos.state.or.us)