Registros de defunción de Tennessee: son públicos y cómo obtener uno

Tennessee restringe quién puede comprar una copia certificada de un certificado de defunción reciente, pero el registro de defunción en sí es un registro público según la ley estatal. Las copias certificadas van al cónyuge, los hijos, los padres o el tutor del fallecido, o a su representante autorizado, y a cualquier otra persona que demuestre que necesita el registro para determinar o proteger un derecho personal o de propiedad. Cualquier persona puede solicitar los datos verificados de la defunción. Después de 50 años, el registro se vuelve totalmente público y pasa a la Biblioteca y Archivos del Estado.

¿Son públicos los registros de defunción en Tennessee?

En parte, y la distinción importa. Tenn. Code Ann. 68-3-205(d)(2)(A) establece que el documento que acredita una defunción se considerará un registro público, y además, que la información verificada de dichos documentos puede proporcionarse a solicitud. Lo que Tennessee restringe es la emisión de copias certificadas, no el estatus público del registro en sí.

Así que el público en general no puede simplemente comprar una copia certificada de un certificado de defunción reciente de Tennessee. Las copias certificadas se limitan a una lista definida de familiares cercanos y representantes, además de cualquier persona que pueda demostrar un derecho personal o de propiedad en juego.

Cualquier persona puede pedir a la Office of Vital Records que verifique los datos de una defunción mediante el formulario PH-3055, Solicitud de verificación de datos de defunción (Application for Verification of Death Facts). La oficina transcribe información del registro original, incluidas la fecha y el lugar de la defunción, y la tarifa es de $15 por cada año buscado. El formulario indica claramente que no es un certificado de defunción.

Una vez transcurridos 50 años desde la fecha de defunción, el registro en sí queda disponible para el público y lo conserva la Tennessee State Library and Archives. Tennessee usa un periodo de espera de 50 años en lugar de las ventanas más largas de 75 o 100 años que aplican algunos estados.

¿Quién puede solicitar un registro de defunción de Tennessee?

Para una defunción ocurrida en los últimos 50 años, una copia certificada va a un grupo definido. Bajo Tenn. Code Ann. 68-3-205(d)(2)(E), el registrador estatal emite una copia certificada al registrante, al cónyuge, los hijos, los padres o el tutor del registrante, o a su representante autorizado respectivo.

Todo solicitante debe presentar una identificación con foto válida emitida por el gobierno. El estado también puede divulgar información del registro con fines de investigación aprobados conforme a sus reglamentos.

La misma subdivisión agrega una cláusula general: otras personas pueden ser autorizadas a obtener copias certificadas cuando demuestren que los registros son necesarios para determinar o proteger sus derechos personales o de propiedad. No existe un requisito de residencia en el estatuto ni en la solicitud estatal, por lo que un solicitante de fuera del estado se evalúa con el mismo criterio que un residente de Tennessee.

Si usted se basa en esa cláusula general, envíe copias de los documentos legales que acrediten su interés junto con la solicitud. El formulario estatal indica a los solicitantes que presenten los documentos legales de respaldo cuando corresponda.

Cómo obtener un certificado de defunción de Tennessee

Usted pide un certificado de defunción certificado de Tennessee en la Tennessee Office of Vital Records, que forma parte del Department of Health. La oficina está ubicada en 710 James Robertson Parkway, Andrew Johnson Tower, Nashville, TN 37243.

La tarifa es de $15 por una copia certificada y de $15 por cada copia adicional solicitada al mismo tiempo. Esta tarifa de búsqueda se cobra incluso si no se encuentra ningún registro.

Los veteranos son la excepción. Bajo Tenn. Code Ann. 68-3-207(a)(2), el departamento no cobra ninguna tarifa por una copia del certificado de defunción de un veterano fallecido de las fuerzas armadas de Estados Unidos si el solicitante presenta prueba adecuada de la condición de veterano y tiene un parentesco con el fallecido dentro de dos grados de consanguinidad colateral o lineal. El reglamento de tarifas del departamento permite hasta tres copias gratuitas del certificado de defunción de un veterano.

Hay varias maneras de solicitar un registro:

Por correo

Envíe una solicitud completa (formulario PH-1663), una copia de su identificación con foto y la tarifa a la Office of Vital Records en Nashville. El trámite por correo suele tardar más y puede demorar varias semanas.

En persona

Visite la oficina de Nashville o un departamento de salud del condado participante. Las solicitudes en persona suelen completarse el mismo día o en unos pocos días hábiles.

En línea

El estado dirige los pedidos en línea y por teléfono a través de su proveedor autorizado, que agrega un cargo de trámite aparte además de la tarifa estatal. Comience siempre desde el sitio web oficial de la Tennessee Office of Vital Records para llegar al canal de pedidos correcto.

Para registros de más de 50 años, comuníquese con la Tennessee State Library and Archives en lugar de la Office of Vital Records.

¿Es pública la causa de muerte en Tennessee?

No para el público en general, y Tennessee la trata como un nivel de acceso aparte. La causa de muerte es opcional en el certificado: el formulario PH-1663 pregunta si desea que el certificado muestre la causa de muerte, y usted marca sí o no.

La copia que incluye la causa de muerte es la versión restringida. Tenn. Code Ann. 68-3-205(d)(2)(D) prohíbe emitir una copia certificada u otra copia de un certificado de defunción que contenga la información de causa de muerte, salvo en las situaciones enumeradas: a solicitud específica del cónyuge, los hijos, los padres u otro pariente más cercano, o sus representantes autorizados; cuando se ha demostrado una necesidad documentada de la causa de muerte para establecer un derecho o reclamo legal; cuando la solicitud la hace o la respalda una organización que otorga beneficios a los sobrevivientes o beneficiarios del fallecido; para fines de investigación o de una agencia aprobados por el registrador estatal; o bajo orden judicial. La solicitud estatal agrega que la causa de muerte solo está disponible para el padre, hijo o cónyuge del fallecido, o para un abogado o agencia que actúe en representación del patrimonio o de un familiar calificado.

Un certificado emitido sin la causa de muerte se rige por la regla más amplia de la subdivisión (d)(2)(E), que alcanza a la familia inmediata y a los representantes autorizados, además de cualquier persona que demuestre la necesidad de determinar o proteger un derecho personal o de propiedad. Así que la causa de muerte permanece fuera de la vista del público en general para cualquier defunción ocurrida en los últimos 50 años, pero las dos versiones del certificado no tienen la misma prueba de acceso. Para un contexto más amplio sobre este tema, vea ¿Son públicos los registros de causa de muerte?.

Una vez que un registro cumple la marca de los 50 años y pasa a la State Library and Archives, el certificado histórico, incluida la causa de muerte, se vuelve visible al público. Los registros de investigación que pueden acompañar una defunción, como las autopsias, siguen reglas distintas que se cubren en ¿Son las autopsias registros públicos?.

¿Hasta qué año se remontan los registros de defunción de Tennessee?

La Tennessee Office of Vital Records conserva los registros de defunción estatales de los 50 años más recientes. Todo lo más antiguo se transfiere a la Tennessee State Library and Archives, que mantiene el índice histórico.

El registro estatal de defunciones comenzó en 1908, se interrumpió a finales de 1912 y se reanudó en 1914. Como resultado, no hay registros estatales para 1913, y la cobertura anterior puede estar incompleta.

Para las defunciones anteriores al registro estatal, los investigadores suelen recurrir a los registros del condado, al índice de defunciones de la Library and Archives y a las colecciones de obituarios.

A nivel nacional, no existe una única base de datos federal de registros de defunción. El National Center for Health Statistics de los CDC confirma que los registros vitales los emiten y conservan los estados, no el gobierno federal. El Death Master File público de la Social Security Administration puede ayudar a localizar defunciones más antiguas, pero bajo la Bipartisan Budget Act of 2013 excluye las defunciones ocurridas dentro de los tres años calendario más recientes.

Si también está investigando el inicio de la vida, vea ¿Son los certificados de nacimiento registros públicos? para conocer cómo se restringen esos registros.

Registros de defunción de Tennessee: datos rápidos

Aviso legal: Esta página ofrece información legal general sobre el acceso a los registros públicos en Tennessee y no es asesoramiento legal. Las reglas de elegibilidad, las tarifas y los tiempos de trámite cambian. Confirme siempre los requisitos actuales con la Tennessee Office of Vital Records antes de basarse en esta información.

Para conocer las reglas en otros estados, vea Registros de defunción por estado.

Este artículo cita la Tennessee Office of Vital Records, la Tennessee Vital Records Act (Tenn. Code Ann. 68-3-205 y 68-3-207), el National Center for Health Statistics de los CDC y la Social Security Administration, todos enlazados a continuación.