Ley de Registros Públicos de Dakota del Sur: Cómo Solicitar Registros (SDCL 1-27)

La ley de registros públicos de Dakota del Sur es fácil de pasar por alto porque no tiene un nombre comercial. Aquí no hay una "Sunshine Law" ni una "Right-to-Know Act". La ley es el SDCL Chapter 1-27, titulado "Public Records and Files", y el procedimiento de solicitud que la mayoría de la gente necesita comienza con una solicitud informal bajo el SDCL 1-27-35 y escala a una solicitud escrita bajo el SDCL 1-27-37, con el procedimiento de revisión en las secciones siguientes.

El capítulo es breve, y una cosa al respecto es genuinamente favorable para el solicitante: existe un organismo administrativo de revisión real en lugar de una vía exclusivamente judicial. Las tarifas son un costo real aquí, no una idea de último momento, y la ventana de revisión de 90 días es el plazo que hay que anotar en el calendario.

Para el resto del país, vea el centro de leyes de registros públicos por estado.

¿Quién puede solicitar registros en Dakota del Sur?

El SDCL 1-27-1 fórmula el derecho en un lenguaje más antiguo que la mayoría de las leyes modernas:

"all citizens of this state, and all other persons interested in the examination of the public records"

tienen el derecho de examinar los registros públicos durante el horario en que las respectivas oficinas estén abiertas.

La segunda cláusula es la que importa. "Todas las demás personas interesadas en el examen de los registros públicos" alcanza más allá de los ciudadanos de Dakota del Sur, así que esta no es una ley limitada por residencia como la de Tennessee. A un solicitante de fuera del estado no se le debería negar el acceso por motivos de residencia, y si eso ocurre, la frase anterior es la que hay que citar.

El plazo de 10 días hábiles

El plazo de diez días hábiles es real, pero no se activa con su primer contacto con la agencia. Dakota del Sur sigue una secuencia de dos pasos, y el orden importa porque el plazo solo comienza en el segundo paso.

El primer paso es una solicitud informal. El SDCL 1-27-35 dispone que toda solicitud informal de divulgación de documentos o registros debe hacerse al custodio del registro, quien puede entonces entregar el registro contra el pago de los costos aplicables. No existe un plazo de respuesta legal en esta etapa. La mayoría de las solicitudes se resuelven aquí y nunca pasan al siguiente paso.

El segundo paso es una solicitud escrita, y es una escalada. El SDCL 1-27-37 comienza condicionándose a que la solicitud informal haya sido denegada: si una solicitud informal es denegada total o parcialmente por el custodio de un documento o registro, el solicitante puede presentar una solicitud escrita conforme a esa sección. Una vez en esa etapa, la sección fija el reloj:

"The public record officer shall promptly respond to the written request but in no event later than ten business days [after receiving it]... If the public record officer denies a written request in whole or in part, the denial shall be accompanied by a written statement of the reasons for the denial."

Tres puntos que sacar de esto.

La prontitud es el estándar; diez días hábiles es el límite máximo. La ley encabeza con la prontitud, así que diez días hábiles es un respaldo, no un tiempo de procesamiento normal.

No responder es una denegación. Si el funcionario no responde a la solicitud escrita dentro de diez días hábiles, o no cumple una fecha estimada que él mismo dio, la solicitud se considera denegada. Una denegación presunta es lo que da inicio a su plazo de revisión de 90 días, así que importa que usted sepa cuándo cayó el día diez.

Una denegación debe explicarse por escrito. Una negativa verbal, o una negativa escrita sin razones, no cumple con la sección. Pedir la declaración escrita de las razones es el seguimiento correcto y también es el documento sobre el que se construiría su revisión.

Tarifas en Dakota del Sur

Dakota del Sur cobra por las copias. La regla general está en el SDCL 1-27-35, la misma sección que crea la solicitud informal:

"The custodian of the record may then provide the requestor with the document or record upon payment of the actual cost of mailing or transmittal, the actual cost of reproduction, or other fee established by statute or administrative rule."

Esa misma sección contiene dos cargos adicionales. A un solicitante que hace una solicitud informal que requiere dedicar más de una hora de tiempo del personal se le puede exigir que pague el costo del tiempo de personal necesario para localizar, reunir o reproducir el registro público. Y cuando no se ha prescrito otra tarifa, la Bureau of Human Resources and Administration fija la tarifa máxima, o la fórmula para calcularla, mediante reglamento bajo el SDCL chapter 1-26.

La regla del estimado de cincuenta dólares es la que hay que conocer. El SDCL 1-27-36 exige que el custodio, para toda solicitud informal razonablemente probable de implicar una tarifa superior a cincuenta dólares, entregue un estimado de costo antes de reunir los registros, y el solicitante debe entonces confirmar por escrito su aceptación y su compromiso de pago. No se reúne nada y no se genera ningún cobro hasta que usted dice que sí, así que una factura sorpresa es en sí misma una señal de que la sección no se siguió.

Existe una exención expresa de tarifa por interés público. Esa misma sección dispone que el custodio puede ejercer su discreción para eximir o reducir cualquier tarifa requerida bajo esta sección si la exención o reducción sería de interés público. Es discrecional, no automática, así que plantee el argumento de interés público en la solicitud misma y no después de recibir una cotización.

Un cargo aparte por servicio especializado alcanza solo al gobierno local. El SDCL 1-27-1.2 permite a los condados, municipios, otras subdivisiones políticas y distritos con respaldo fiscal cobrar "una tarifa razonable" por "cualquier servicio especializado", que puede incluir una parte del costo amortizado del equipo informático y del software necesarios para prestarlo. Por sus propios términos, esa sección no alcanza a las agencias estatales. La misma sección prohíbe cualquier tarifa por la transferencia electrónica de actas de reuniones abiertas de acciones tomadas en los últimos tres años, y dispone que una entidad no está obligada a adquirir nueva capacidad informática para generar registros en un formato que no mantenga ya.

La regla de formato también vale la pena recordarla. Si pide una exportación de base de datos en un formato que la entidad no mantiene, puede estar pidiendo un servicio especializado y también puede estar pidiendo algo que la entidad no está obligada a construir. Pedir los registros en el formato que la entidad ya mantiene evita ambos problemas.

Cómo presentar una solicitud de registros públicos en Dakota del Sur

No hay un portal estatal único. Cada entidad pública tiene un public record officer, y la solicitud va dirigida a esa persona.

1. Identifique al custodio o al public record officer de la entidad que tiene los registros. El finance officer de la ciudad, el auditor del condado, el business manager del distrito escolar, o el funcionario designado de la agencia estatal.
2. Comience con una solicitud informal al custodio. El SDCL 1-27-35 hace de esto el punto de entrada legal, y la mayoría de las solicitudes se resuelven en esta etapa sin ninguna escalada.
3. Describa el registro y dé un rango de fechas. La vaguedad invita a una ronda de aclaración que reinicia su cronograma práctico.
4. Pida los registros en el formato que la entidad ya mantiene, lo que evita un cargo por servicio especializado y evita pedir algo que la entidad no necesita crear.
5. Esté atento al estimado de costo. Si es razonablemente probable que la solicitud cueste más de cincuenta dólares, el SDCL 1-27-36 exige que el custodio le envíe un estimado antes de reunir nada, y nada avanza hasta que usted lo acepta por escrito. Si el costo es una barrera, pida en la misma solicitud la exención por interés público que permite esa sección.
6. Si la solicitud informal es denegada total o parcialmente, entonces presente una solicitud escrita bajo el SDCL 1-27-37. Ese es el paso que da inicio al plazo de diez días hábiles y le da derecho a una declaración escrita de razones ante cualquier denegación.
7. Féchela y conserve prueba de entrega. Tanto el plazo de diez días hábiles como la ventana de revisión de 90 días dependen de saber cuándo comenzó el reloj.

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Denegaciones y la ventana de revisión de 90 días

Dakota del Sur le ofrece una opción administrativa que la mayoría de los estados no tiene, y el plazo para usarla es más largo que el de la mayoría.

Presente un Notice of Review ante la Office of Hearing Examiners, o presente una acción civil, dentro de 90 días desde la denegación. La Office of Hearing Examiners es un organismo estatal que lleva a cabo procedimientos de casos contenciosos, y maneja la revisión de registros públicos bajo el SDCL 1-27-38 y las secciones siguientes.

El hearing examiner emite hallazgos de hecho escritos, conclusiones de derecho y una decisión. Bajo el SDCL 1-27-41, una parte agraviada puede apelar esa decisión ante el circuit court conforme al SDCL chapter 1-26, y de ahí ante la Corte Suprema de Dakota del Sur.

Hay consecuencias por una denegación indebida, pero solo un tribunal puede imponerlas. El SDCL 1-27-40.2 se aplica en una acción civil presentada conforme al § 1-27-38 o en una apelación presentada conforme al § 1-27-41. Si el tribunal determina que la entidad pública actuó de forma irrazonable y de mala fe, lo cual es una prueba conjuntiva y no una alternativa, el tribunal puede otorgar costos, gastos y una sanción civil que no exceda cincuenta dólares por cada día que el registro o los registros se hayan demorado por culpa de la entidad pública. El otorgamiento es discrecional, la Office of Hearing Examiners no puede otorgarlo, y cualquier sanción civil cobrada se deposita en el fondo general del estado y no se paga al solicitante.

Noventa días es generoso comparado con los 15 días hábiles de Pensilvania, pero no deje que se le pase. Anote la fecha desde la denegación, o desde el día en que venció el plazo de diez días hábiles si recibió una denegación presunta.

Para registros fuera del Chapter 1-27, use el sistema correcto. Las actas de defunción de Dakota del Sur pasan por el programa estatal de registros vitales con límites de elegibilidad, cubierto en actas de defunción de Dakota del Sur, y las escrituras están en el register of deeds del condado, cubierto en registros de propiedad de Dakota del Sur.

Registros policiales y video de cámara corporal

Dakota del Sur no parece tener una disposición dedicada de cámaras corporales del tipo que Carolina del Sur y Oklahoma han incorporado a sus leyes, y no confirmamos una para esta página. En lugar de afirmar algo en un sentido u otro, aquí le decimos cómo manejarlo.

El Chapter 1-27 contiene una larga lista de categorías de exención general en el SDCL 1-27-1.5, que es de donde normalmente vendrá una denegación de las fuerzas del orden. Pregunte a la agencia por escrito en qué exención numerada se basa para la grabación, y si la solicitud informal es rechazada, escale a una solicitud escrita para que se aplique la declaración escrita de razones que exige el SDCL 1-27-37. Esa cita es en lo que se basaría un Notice of Review ante la Office of Hearing Examiners, y la revisión está disponible exista o no una regla específica sobre cámaras corporales.

El audio de llamadas de emergencia plantea preguntas separadas cubiertas en general en ¿son las llamadas al 911 registros públicos?.

Este artículo es información legal general sobre la ley de Dakota del Sur a agosto de 2026, no es asesoría legal. El texto legal citado aquí se leyó del servicio oficial de estatutos de la South Dakota Legislature. El tratamiento que da Dakota del Sur a las grabaciones de cámaras corporales de las fuerzas del orden no fue confirmado para esta página. Para asesoría sobre su propia situación, consulte a un abogado con licencia en Dakota del Sur.

Para plazos, tarifas y vías de apelación en las otras cincuenta jurisdicciones, comience en nuestro centro de leyes de registros públicos por estado. Para registros en poder de una agencia federal, vea cómo presentar una solicitud FOIA.