Exigences relatives au DPO au titre du RGPD : avez-vous besoin d'un délégué à la protection des données ? (2026)

Par Équipe éditoriale de Recording Law32 min de lecture
Exigences relatives au DPO au titre du RGPD : avez-vous besoin d'un délégué à la protection des données ? (2026)

Questions fréquentes

Les petites entreprises ont-elles besoin d'un DPO au titre du RGPD ?

Les petites entreprises ne sont pas automatiquement exemptées de l'exigence de DPO au titre de l'article 37. Le considérant 13 permet aux États membres d'adapter les règles pour les micro, petites et moyennes entreprises dans quelques contextes, mais l'article 37 ne prévoit aucune exemption pour les PME. Une petite entreprise qui remplit l'un des trois déclencheurs obligatoires de l'article 37, paragraphe 1, doit désigner un DPO. En pratique, la plupart des petites entreprises ne se livrent pas à un traitement à grande échelle en tant qu'activité principale et ne sont pas des autorités publiques, de sorte que les déclencheurs s'appliquent rarement. Mais l'obligation dépend de la nature et de l'échelle du traitement, et non de la taille des effectifs ou du chiffre d'affaires. Une jeune entreprise exploitant une application de données de santé comptant des centaines de milliers d'utilisateurs pourrait déclencher l'article 37, paragraphe 1, point c), même si elle emploie moins de 20 personnes.

Un DPO peut-il être un consultant ou un prestataire externe ?

Oui. L'article 37, paragraphe 6, dispose expressément que le DPO peut exercer sa fonction sur la base d'un contrat de service avec un prestataire externe. L'arrangement de DPO externe est courant pour les organisations qui ne peuvent justifier un recrutement interne à temps plein. Les articles 38 et 39 doivent être respectés indépendamment du mode d'engagement : le DPO externe doit disposer d'une véritable indépendance, ne pas être soumis à des instructions, avoir accès aux activités de traitement de l'organisation et à sa direction générale, et être protégé contre le licenciement ou les sanctions pour l'exercice de ses missions. Le contrat de service devrait refléter explicitement ces exigences.

Une entreprise américaine avec des clients dans l'UE doit-elle désigner un DPO RGPD ?

Une entreprise américaine soumise au RGPD au titre de l'article 3, paragraphe 2, doit évaluer si elle remplit les déclencheurs de l'article 37, paragraphe 1. Si ses activités principales exigent un suivi régulier et systématique à grande échelle de personnes concernées de l'UE, comme c'est courant pour les entreprises d'ad tech, les courtiers en données, et les grandes plateformes d'analyse, le deuxième déclencheur s'applique et un DPO doit être désigné. Si les activités de l'entreprise américaine tournées vers l'UE sont limitées et n'impliquent ni suivi systématique à grande échelle ni traitement à grande échelle de données sensibles, aucun DPO n'est requis, bien qu'un représentant dans l'UE distinct au titre de l'article 27 puisse tout de même être obligatoire. Les entreprises américaines devraient réaliser et documenter l'évaluation de l'article 37 dans le cadre de leur programme global de conformité RGPD.

Le propriétaire de l'entreprise ou le PDG peut-il exercer la fonction de DPO ?

Le PDG ne peut pas exercer la fonction de DPO en raison de l'interdiction de conflit d'intérêts prévue à l'article 38, paragraphe 6. Les lignes directrices du WP29 (WP243 rev.01) ont spécifiquement identifié la fonction de PDG comme incompatible avec celle de DPO, car le PDG détermine les finalités et les moyens du traitement des données de l'organisation, et la fonction de surveillance du DPO exige une indépendance vis-à-vis de ce pouvoir décisionnel. Le même raisonnement s'applique au directeur des opérations, au directeur informatique, au directeur marketing, au directeur financier, et au responsable des technologies de l'information. Un propriétaire d'entreprise qui est également PDG ne peut pas résoudre ce conflit en se désignant lui-même DPO, même dans une petite organisation. La solution pour les très petites organisations consiste généralement en un service de DPO externe.

Quelles sont les sanctions en cas de défaut de désignation d'un DPO requis ?

Le défaut de désignation d'un DPO requis constitue une violation passible d'amendes au titre de l'article 83, paragraphe 4, qui couvre les obligations énoncées aux articles 25 à 39 et impose des amendes pouvant atteindre 10 millions d'euros ou 2 % du chiffre d'affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu. Le défaut de publication des coordonnées du DPO au titre de l'article 37, paragraphe 7, est indépendamment sanctionnable. Les autorités de contrôle évaluent les amendes en fonction de la nature, de la gravité et de la durée de la violation, du caractère intentionnel ou négligent du manquement, et du degré de coopération. Le UK GDPR reprend cette structure, avec un maximum du palier inférieur fixé à 8,7 millions de livres sterling ou 2 % du chiffre d'affaires mondial.

Que fait concrètement un DPO au quotidien ?

Les activités quotidiennes d'un DPO découlent des cinq missions de l'article 39, paragraphe 1. Il conseille les équipes sur la nécessité d'une AIPD pour une nouvelle fonctionnalité de produit et examine l'analyse une fois rédigée. Il audite le registre des activités de traitement au titre de l'article 30. Il examine les contrats de sous-traitance et les clauses contractuelles types avant leur signature. Il enquête sur les demandes relatives aux droits des personnes concernées et veille à ce que les réponses soient apportées dans les délais. Il coordonne avec les équipes informatiques et sécurité à la suite d'une violation de données à caractère personnel pour déterminer si une notification à l'autorité de contrôle dans les 72 heures est requise au titre de l'article 33. Il conçoit et dispense des formations au personnel. Il fait office de point de contact unique pour l'autorité de contrôle et veille à ce que la correspondance réglementaire reçoive des réponses rapides et exactes.

Le RGPD exige-t-il un DPO pour les sous-traitants comme pour les responsables du traitement ?

Oui. L'article 37, paragraphe 1, s'applique tant aux responsables du traitement qu'aux sous-traitants. Un sous-traitant, tel qu'un fournisseur de services en nuage, une société d'externalisation de la paie, ou une plateforme de technologie marketing, doit désigner un DPO si ses activités principales en tant que sous-traitant remplissent les déclencheurs de suivi à grande échelle ou de traitement à grande échelle de données sensibles. L'évaluation du DPO du sous-traitant porte sur ses propres activités principales, et non sur celles des responsables du traitement qu'il sert. Un fournisseur d'infrastructure en nuage qui héberge des données pour le compte de milliers de responsables du traitement et surveille les schémas d'utilisation du réseau à grande échelle peut déclencher l'article 37, paragraphe 1, point b), indépendamment de ce que ses clients responsables du traitement font des données.

Un même DPO peut-il couvrir plusieurs entreprises ?

Oui, dans deux scénarios. L'article 37, paragraphe 2, permet à un groupe d'entreprises de désigner un DPO unique, à condition que celui-ci soit facilement accessible depuis chaque établissement. L'article 37, paragraphe 3, permet à plusieurs autorités ou organismes publics de désigner un DPO partagé, en tenant compte de leur structure organisationnelle et de leur taille. L'exigence d'accessibilité facile signifie que le DPO doit être joignable par les salariés, les personnes concernées, et les autorités de contrôle de chaque entité sans difficulté excessive. Les coordonnées du DPO partagé doivent être publiées par chaque entité au titre de l'article 37, paragraphe 7, et le DPO doit disposer d'une capacité suffisante pour couvrir les missions de DPO de toutes les entités.

Un DPO est-il identique à un responsable de la confidentialité ou de la conformité ?

Pas nécessairement. Un DPO au sens du RGPD est une fonction statutaire spécifique, assortie de missions définies à l'article 39, d'une garantie statutaire d'indépendance à l'article 38, et d'une protection contre le licenciement. De nombreuses organisations disposent de responsables de la confidentialité ou de la conformité dont les fonctions recoupent celles du DPO, mais ces fonctions ne sont pas équivalentes à un DPO statutaire, sauf si la personne a été formellement désignée et que ses coordonnées ont été publiées au titre de l'article 37, paragraphe 7. Une organisation s'appuyant sur un responsable de conformité interne sans désignation formelle n'a pas satisfait à son obligation au titre de l'article 37. Réciproquement, une désignation formelle seule est insuffisante : le DPO désigné doit disposer des qualifications, des ressources, de l'indépendance, et de l'accès exigés par les articles 37 et 38.

Quel est le rôle du DPO en cas de violation de données ?

L'article 39 ne mentionne pas la gestion des violations de données comme une mission autonome, mais le rôle du DPO découle des missions de contrôle et de coopération prévues à l'article 39, paragraphe 1, points b), d) et e). En pratique, le DPO évalue si un incident de sécurité constitue une violation de données à caractère personnel au sens de l'article 4, paragraphe 12, détermine s'il est susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, conseille sur la nécessité d'une notification à l'autorité de contrôle dans les 72 heures au titre de l'article 33, conseille sur la nécessité d'une notification aux personnes concernées au titre de l'article 34, et fait office de point de contact avec l'autorité de contrôle tout au long de l'enquête. Le DPO devrait être associé dès qu'une violation potentielle est identifiée, et non après que la direction a déjà pris des décisions de notification.

Sources et références

  1. Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (RGPD), article 37 : désignation du délégué à la protection des données(eur-lex.europa.eu)
  2. Règlement (UE) 2016/679, article 38 : fonction du délégué à la protection des données(eur-lex.europa.eu)
  3. Règlement (UE) 2016/679, article 39 : missions du délégué à la protection des données(eur-lex.europa.eu)
  4. Règlement (UE) 2016/679, considérant 97 (délégué à la protection des données)(eur-lex.europa.eu)
  5. Règlement (UE) 2016/679, considérant 91 (analyse d'impact relative à la protection des données et traitement à grande échelle)(eur-lex.europa.eu)
  6. Lignes directrices du WP29 sur les délégués à la protection des données (WP243 rev.01), adoptées par le CEPD(ec.europa.eu)
  7. Comité européen de la protection des données, archives des documents du groupe de travail Article 29(edpb.europa.eu)
  8. Règlement (UE) 2016/679, article 83 : conditions générales pour imposer des amendes administratives(eur-lex.europa.eu)
  9. Règlement (UE) 2016/679, article 35 : analyse d'impact relative à la protection des données(eur-lex.europa.eu)
  10. Data Protection Act 2018 (Royaume-Uni), partie 2 et annexe 6 intégrant le UK GDPR(legislation.gov.uk)
  11. Guide de l'ICO sur le UK GDPR, les délégués à la protection des données(ico.org.uk)
  12. Règlement (UE) 2016/679, article 9 : traitement de catégories particulières de données à caractère personnel(eur-lex.europa.eu)
  13. Règlement (UE) 2016/679, article 10 : traitement de données à caractère personnel relatives aux condamnations pénales et aux infractions(eur-lex.europa.eu)
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